Ausfüllbares PDF

Verwenden Sie ein ausfüllbares PDF als Vorlage, fügen Sie Tags aus Ihren Daten ein, und Portant füllt die Formularfelder automatisch für jede Zeile, jeden Kontakt oder jede Formularantwort aus. Das PDF muss bearbeitbare Formularfelder enthalten, damit die Automatisierung funktioniert.

Einen Workflow mit einer ausfüllbaren PDF-Vorlage einrichten

Melden Sie sich bei Ihrem Portant-Konto unter app.portant.co an und klicken Sie auf + Add workflow (Workflow hinzufügen).

Klicken Sie auf Advanced templates (Erweiterte Vorlagen) und fügen Sie eine Fillable PDF (Ausfüllbares PDF) Vorlage hinzu.

Wählen Sie im linken Bereich eine vorhandene Vorlage aus Ihrem Google Drive aus, oder klicken Sie auf Upload PDF file (PDF-Datei hochladen).

Portant fordert Sie anschließend auf:

Einen title (Titel) für Ihren Workflow hinzuzufügen
Eine colour (Farbe) auszuwählen
Ein icon (Symbol) auszuwählen
Auf Create (Erstellen) zu klicken

Eine Quelle hinzufügen

Der nächste Schritt besteht darin, Ihrem Workflow eine Quelle hinzuzufügen. Klicken Sie auf + Add source (Quelle hinzufügen).

Wählen Sie Ihre Quelle aus (HubSpot, Google Sheets, Google Forms usw.).

Sobald Ihre Quelle verbunden ist, sieht der Workflow folgendermaßen aus:

Tags zu Ihrer Vorlage hinzufügen

Öffnen Sie die Vorlage in Ihrem Workflow. Klicken Sie auf die Schaltfläche Copy (Kopieren) neben einem Feld in der Quelltabelle auf der rechten Seite, und fügen Sie den Tag dann in das entsprechende Formularfeld in Ihrem PDF ein.

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten von Tags finden Sie in der Tags-Übersicht.

Den Workflow ausführen

Wenn Sie HubSpot als Quelle ausgewählt haben: Führen Sie den Workflow innerhalb von HubSpot aus. Öffnen Sie das Objekt, klicken Sie auf Generate / Actions (Generieren / Aktionen), und wählen Sie Ihren Portant-Workflow aus.

Die vollständige Einrichtung finden Sie im HubSpot-Integrationsleitfaden.

Wenn Sie eine andere Quelle ausgewählt haben (Google Sheets, Google Forms usw.): Führen Sie den Workflow in Portant aus, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Automate (Automatisieren) und dann auf Start klicken.

Quellspezifische Einrichtung:

Weitere Schritte zu Ihrem Workflow hinzufügen

Sie können den Workflow nach dem Vorlagenblock um weitere Stufen erweitern. Klicken Sie auf das +-Symbol unterhalb der Vorlage, um Folgendes hinzuzufügen:

Email (E-Mail), um das generierte PDF zu versenden
Review (Überprüfung), um das PDF vor dem Versand genehmigen zu lassen
Signature request (Signaturanforderung), um es zur eSignatur zu senden

Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen: