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Ablauf von Signaturlinks

Legen Sie fest, wie lange ein Signaturlink aktiv bleibt. Nach dessen Ablauf können Empfänger das Dokument über diesen Link nicht mehr unterzeichnen. Dies ist nützlich für Angebote, die nur für eine begrenzte Zeit gültig sind, für Verträge mit sich ändernden Konditionen oder überall dort, wo Sie eine engere Kontrolle über noch nicht unterzeichnete Dokumente wünschen.

Was Sie lernen werden

  1. Was der Ablauf von Signaturlinks bewirkt
  2. Wann Sie ihn verwenden sollten
  3. Wie Sie ihn aktivieren
  4. Was passiert, wenn ein Link abläuft

Wenn Sie ein Dokument zur Unterzeichnung senden, bleibt der Signaturlink standardmäßig 30 Tage aktiv. Mit der Ablauf-Funktion können Sie dieses Zeitfenster verkürzen oder verlängern oder den Ablauf vollständig deaktivieren. Sobald das Ablaufdatum verstrichen ist, wird der Link inaktiv und der Empfänger kann ihn nicht mehr zur Unterzeichnung verwenden.

Dies ist in folgenden Situationen nützlich:

  • Ein Angebot ist nur für eine bestimmte Anzahl von Tagen gültig.
  • Preise oder kommerzielle Konditionen könnten sich ändern.
  • Sie möchten eine engere rechtliche Kontrolle über nicht unterzeichnete Dokumente.
  • Sie möchten im Verkaufsprozess einen Zeitdruck erzeugen.

Expire Signature Request toggle in the signature request block configuration panel

So aktivieren Sie den Ablauf für eine Signaturanforderung:

  1. Öffnen Sie Ihren Workflow.
  2. Klicken Sie auf den Block für die Signaturanforderung.
  3. Suchen Sie im Konfigurationsbereich auf der rechten Seite den Schalter Expire Signature Request (Signaturanforderung ablaufen lassen) und aktivieren Sie ihn.
  4. Legen Sie die Anzahl der Tage fest, während der der Link aktiv bleiben soll.

Bei jeder zukünftigen Ausführung des Workflows läuft der Signaturlink nach der angegebenen Anzahl von Tagen ab.

Funktionsweise nach dem Versand

Nachdem das Dokument gesendet wurde:

  • Der Signaturlink funktioniert bis zum Ablaufdatum wie gewohnt.
  • Empfänger können das Dokument während dieses Zeitfensters prüfen und unterzeichnen.
  • Sobald das Ablaufdatum verstrichen ist, wird der Link inaktiv.

Wenn jemand versucht, nach dem Ablauf zu unterzeichnen, wird eine Meldung angezeigt, die erklärt, dass der Link abgelaufen ist.

Was nach dem Ablauf passiert

Der Ablauf deaktiviert ausschließlich den Signaturlink. Das Dokument und seine Datensätze werden nicht gelöscht.

Wenn ein Dokument abläuft, ohne unterzeichnet zu werden, können Sie:

  • Eine neue Signaturanforderung aus dem Workflow generieren und versenden.
  • Das Dokument aktualisieren und erneut senden.
  • Die Ablaufeinstellungen anpassen und den Workflow erneut ausführen.

Weitere Informationen zu den entsprechenden Aktionen finden Sie unter Signaturanforderung erneut senden und Signaturanforderung stornieren.

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