Vereinigtes Königreich: UK eIDAS Regulation und Electronic Communications Act 2000

Signaturniveau: Portant bietet einfache elektronische Signaturen (SES). Portant bietet keine fortgeschrittenen (AES) oder qualifizierten (QES) elektronischen Signaturen und überprüft nicht die Identität von Unterzeichnern.

Nach der UK eIDAS Regulation darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Ob eine Signatur für ein bestimmtes Dokument geeignet ist, hängt vom Dokumententyp und von etwaigen Formerfordernissen ab, etwa einem Zeugen. Diese Seite erläutert die Regeln im Vereinigten Königreich, was Portant tut und welche Dokumente mehr als eine einfache elektronische Signatur erfordern. Sie ist keine Rechtsberatung. Wenden Sie sich bei regulierten oder hochwertigen Dokumenten an einen Rechtsanwalt.

Überblick über das Recht der elektronischen Signatur im Vereinigten Königreich

UK eIDAS Regulation (Verordnung (EU) Nr. 910/2014, soweit sie Teil des Rechts des Vereinigten Königreichs ist; seit dem 1. Januar 2024 assimilated law)

Geltungsbereich: Vereinigtes Königreich. Die EU-Fassung ist ein eigenständiges Gesetz; siehe Europäische Union: eIDAS-Verordnung.
Wesentlicher Punkt: Definiert drei Arten elektronischer Signaturen: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte. Nach Artikel 25(1) darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder die Zulassung als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder keine qualifizierte Signatur ist. Artikel 25(2) verleiht einer qualifizierten Signatur dieselbe Rechtswirkung wie einer handschriftlichen.

Electronic Communications Act 2000

Geltungsbereich: Vereinigtes Königreich.
Wesentlicher Punkt: Nach section 7 ist eine elektronische Signatur in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig, wenn es darum geht, ob eine Mitteilung oder Daten echt oder unverändert sind.

Common Law (England und Wales)

Wesentlicher Punkt: Der Bericht der Law Commission von 2019 kam zu dem Ergebnis, dass eine elektronische Signatur zur Unterzeichnung eines Dokuments, einschließlich einer Deed, verwendet werden kann, wenn der Unterzeichner das Dokument authentifizieren will und etwaige Formerfordernisse für dieses Dokument erfüllt sind.

Wann und wo diese Gesetze gelten

Art der Transaktionen: Die meisten geschäftlichen und privaten Dokumente, etwa Verträge, Vereinbarungen, Angebote und Bestätigungen. Einige Dokumente erfordern mehr als eine einfache elektronische Signatur. Siehe Dokumente, die mehr erfordern unten.
Rechtsgebiete: UK eIDAS und der Electronic Communications Act 2000 gelten im gesamten Vereinigten Königreich. England und Wales, Schottland und Nordirland haben jeweils eigene Regeln für formgebundene Dokumente.
Absicht: Der Unterzeichner muss das Dokument authentifizieren wollen, und etwaige Formerfordernisse für dieses Dokument müssen erfüllt sein.

Was Portant aufzeichnet und wie es hilft

Thema	Warum es wichtig ist	Was Portant tut
Absicht des Unterzeichners	Der Unterzeichner muss das Dokument authentifizieren wollen, und etwaige Formerfordernisse für dieses Dokument müssen erfüllt sein.	In jedem Signaturablauf setzt der Unterzeichner vor der Unterzeichnung ein Häkchen und bestätigt "I understand that this is a legal representation of my signature" (Mir ist bewusst, dass dies eine rechtliche Darstellung meiner Unterschrift ist). Damit wird seine Absicht zu unterzeichnen bestätigt.
Dokumentenintegrität	Nachweis, dass sich das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert hat.	Jedes signierte PDF wird gesperrt und mit einem Hash versehen. Jede Person kann unter sign.portant.co prüfen, ob eine Datei ein unverändertes Portant-Dokument ist. Diese Prüfung zeigt nicht, wer wann oder von wo unterzeichnet hat.
Aufzeichnung der Unterzeichnung	Eine Aufzeichnung des Signaturvorgangs ist ein nützlicher Beweis, wenn eine Signatur in Frage gestellt wird.	In den kostenpflichtigen Tarifen (Pro, Team und Enterprise) fügt der Audit-Trail am Ende des signierten PDFs eine Seite an. Sie zeigt, wann das Dokument gesendet wurde, jedes Öffnen durch jeden Empfänger und jede Signatur (mit E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, ungefährem Standort und Gerät) sowie wann das Dokument abgeschlossen wurde. Der Free-Tarif enthält ihn nicht.
Zeitpunkt der Unterzeichnung	Der Zeitpunkt der Unterzeichnung hilft zu zeigen, wann das Dokument vereinbart wurde.	In den kostenpflichtigen Tarifen zeigt die Audit-Seite Datum und Uhrzeit jeder Signatur. Wenn Sie dem Dokument einen Datumsplatzhalter hinzufügen, zeigt er das Datum, an dem das Dokument unterzeichnet wurde.
Eine Kopie aufbewahren	Jede Partei benötigt möglicherweise eine eigene Kopie dessen, was sie unterzeichnet hat.	Das signierte PDF wird dort gespeichert, wohin Ihr Workflow seine Ausgaben sendet, zum Beispiel im HubSpot-Datensatz, in Google Drive, in SharePoint oder OneDrive oder im Portant-Hosting. Jeder Unterzeichner kann eine Kopie des signierten PDFs erhalten, wenn Sie Signaturbelege aktivieren.
Datenschutz	Personenbezogene Daten in signierten Dokumenten unterliegen der UK GDPR und dem Data Protection Act 2018.	Portant hostet Daten auf der Google Cloud Platform (GCP). Wie Portant mit personenbezogenen Daten umgeht, erfahren Sie im Data Protection Addendum (Auftragsverarbeitungsvereinbarung).
Wer unterzeichnen und verwalten kann	Zu begrenzen, wer unterzeichnen kann, verringert Streitigkeiten darüber, wer unterzeichnet hat.	Portant überprüft nicht, wer ein Dokument öffnet oder unterzeichnet. Jede Person mit einem Signaturlink kann unterzeichnen, auch jemand, an den ein Empfänger die Anfrage-E-Mail weiterleitet. Teamrollen steuern, wer Workflows erstellen, ausführen und ansehen kann.

Signaturniveaus nach UK eIDAS

UK eIDAS definiert drei Arten elektronischer Signaturen: einfache (SES), fortgeschrittene (AES) und qualifizierte (QES). Portant bietet nur SES.

Signaturniveau	Beschreibung	Portant
Einfache elektronische Signatur (SES)	Jede Signatur in elektronischer Form, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Ihr darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist.	Angeboten. Dies ist das Niveau, das Portant anbietet.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)	Muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, seine Identifizierung ermöglichen, unter Verwendung von Signaturdaten erstellt werden, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und so mit dem Dokument verbunden sein, dass jede nachträgliche Änderung erkannt werden kann (Artikel 26).	Nicht angeboten. Portant überprüft nicht die Identität von Unterzeichnern.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)	Eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Sie hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Artikel 25(2)).	Nicht angeboten.

Hinweis: Wenn ein Dokument eine AES oder QES erfordert, unterzeichnen Sie es bei einem Anbieter, der dieses Niveau bietet.

Praktische Hinweise

Machen Sie die Absicht des Unterzeichners deutlich. Stellen Sie sicher, dass das Dokument und die Anfrage zeigen, wozu der Unterzeichner seine Zustimmung gibt. Vor der Unterzeichnung bestätigt der Unterzeichner, dass es sich um eine rechtliche Darstellung seiner Unterschrift handelt.
Senden Sie an die richtige Person. Jede Person mit einem Signaturlink kann unterzeichnen, und eine weitergeleitete Anfrage-E-Mail kann von jedem unterzeichnet werden, der sie erhält. Senden Sie vertrauliche Anfragen nur an Empfänger, denen Sie vertrauen.
Bewahren Sie das signierte PDF auf. Jedes signierte PDF wird gesperrt und mit einem Hash versehen, sodass jede Person unter sign.portant.co bestätigen kann, dass eine Datei ein unverändertes Portant-Dokument ist. Bewahren Sie diese Datei als Ihre Aufzeichnung auf und aktivieren Sie Signaturbelege, damit jeder Unterzeichner eine eigene Kopie erhält.
Aktivieren Sie den Audit-Trail (kostenpflichtige Tarife). Aktivieren Sie in Pro, Team und Enterprise den Schalter Audit trail (Prüfpfad), bevor Sie die Anfrage senden, damit die Audit-Seite dem signierten PDF hinzugefügt wird. Er funktioniert bei Signaturanfragen aus Workflows, Signaturlinks und Uploads auf dem Tab Signatures. Sie können ihn nicht zu einem bereits signierten PDF hinzufügen. Siehe Audit-Trail.
Prüfen Sie das Signaturniveau. Portant bietet nur SES. Wenn ein Dokument eine AES oder QES erfordert, verwenden Sie einen Anbieter, der dieses Niveau bietet.
Prüfen Sie Dokumente mit zusätzlichen Formerfordernissen. Siehe die Liste unten. Wenden Sie sich bei regulierten oder hochwertigen Dokumenten an einen Rechtsanwalt.

Dokumente, die mehr als eine einfache elektronische Signatur erfordern

Testamente (England und Wales). Ein Testament muss schriftlich abgefasst und vom Erblasser in Anwesenheit von zwei gleichzeitig anwesenden Zeugen unterzeichnet werden (Wills Act 1837, section 9). Testamente können in England und Wales derzeit nicht elektronisch errichtet oder unterzeichnet werden.
Deeds (England und Wales). Eine von einer Einzelperson unterzeichnete Deed muss in Anwesenheit eines Zeugen unterzeichnet werden, der die Unterschrift bezeugt, und als Deed übergeben werden (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, section 1(3)). Unternehmen errichten Deeds nach dem Companies Act 2006, sections 44 und 46. Eine elektronische Signatur kann für eine Deed nur verwendet werden, wenn diese Formerfordernisse erfüllt sind, einschließlich eines physisch anwesenden Zeugen. Portant zeichnet keinen Zeugen auf und bezeugt nichts.
Lasting powers of attorney (England und Wales). Diese Vorsorgevollmachten müssen auf dem vorgeschriebenen Formular errichtet und mit einem Zeugen und einem Certificate Provider unterzeichnet werden (Mental Capacity Act 2005, Schedule 1).
Eingetragener Grundbesitz. Deeds, die beim HM Land Registry eingereicht werden, müssen dessen eigene Regeln für elektronische Signaturen erfüllen (HM Land Registry Practice Guide 82).
Formgebundene Dokumente in Schottland. Dokumente, die nach section 1(2) des Requirements of Writing (Scotland) Act 1995 schriftlich abgefasst sein müssen, etwa Verträge über Rechte an Grundstücken, benötigen bei elektronischer Unterzeichnung eine fortgeschrittene elektronische Signatur, um gültig zu sein (Electronic Documents (Scotland) Regulations 2014, regulation 2), und einen nochmals höheren Standard, um selbst beweiskräftig zu sein. Die einfachen Signaturen von Portant erfüllen keinen dieser Standards.
Nordirland. Testamente (Wills and Administration Proceedings (Northern Ireland) Order 1994, article 5) und Deeds (Law Reform (Miscellaneous Provisions) (Northern Ireland) Order 2005, article 3) unterliegen eigenen Regeln für Zeugen.
Handelsdokumente. Wechsel, Konnossemente und ähnliche Dokumente können nur dann elektronisch sein, wenn sie die Kriterien des Electronic Trade Documents Act 2023 erfüllen, zu denen ein zuverlässiges System gehört, das ausschließliche Kontrolle gewährt. Ein signiertes PDF erfüllt sie nicht.
Einreichungen bei Gerichten und Registern. Dokumente, die bei einem Gericht oder einem öffentlichen Register eingereicht werden, müssen den eigenen Regeln dieser Stelle folgen.

Fazit

Portant bietet einfache elektronische Signaturen. Nach der UK eIDAS Regulation darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Einige Dokumente erfordern einen Zeugen, ein höheres Signaturniveau oder ein eigenes Verfahren eines Registers. Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Wenden Sie sich bei regulierten oder hochwertigen Dokumenten an einen Rechtsanwalt.

Wenn Sie Fragen zu den Signaturen von Portant haben, nehmen Sie Kontakt auf.