Wiederholende Tabellen
Eine wiederholende Tabelle ist eine einzelne Zeile in Ihrer Vorlage, die sich in viele Zeilen erweitert, wenn Portant den Workflow ausführt. Sie gestalten eine Zeile, und Portant dupliziert sie für jeden Einzelposten in der Quelle.
Dies ist die Grundlage für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Leistungsbeschreibungen und alle Dokumente, die eine variable Anzahl von Elementen auflisten.
So funktioniert es
Ein reguläres Tag wird durch einen einzelnen Wert ersetzt. Ein Einzelposten-Tag wird durch eine Liste von Werten ersetzt, einen pro Zeile. Portant prüft, wo die Einzelposten-Tags platziert sind, und verhält sich wie folgt:
- Wenn sich die Tags innerhalb einer Tabellenzeile befinden, klont Portant diese Zeile einmal pro Element.
- Wenn sich die Tags außerhalb einer Tabelle befinden, verbindet Portant die Werte zu einem einzelnen Textblock.
Die Regel ist also einfach: Um Zeilen zu wiederholen, platzieren Sie die Tags in einer einzelnen Zeile einer Tabelle.
Eine wiederholende Zeile einrichten
Fügen Sie eine Tabelle mit der benötigten Anzahl von Spalten in Ihre Vorlage ein.
Fügen Sie optional eine Kopfzeile mit Spaltentiteln oben ein (diese Zeile bleibt in der Ausgabe unverändert).
Fügen Sie eine Zeile mit Einzelposten-Tags ein. Zum Beispiel:
| {{Item Name}} | {{Quantity}} | {{Unit Price}} | {{Line Total}} |Fügen Sie optional darunter eine Summenzeile mit einer Tag-Formel ein, zum Beispiel
{{=SUM(Line Total)}}in der rechten Spalte.
Wenn der Workflow ausgeführt wird, wird die Tag-Zeile durch je eine Zeile pro Einzelposten ersetzt. Die Kopfzeile und die Summenzeile bleiben an ihrer Position. Alles ober- und unterhalb der Tabelle bleibt unverändert.
Was in die Zeile gehört
Platzieren Sie in der wiederholenden Zeile nur Tags, die zum Einzelposten selbst gehören. Felder wie Kundenname, Adresse oder Angebotsnummer sind Felder auf Dokumentebene und sollten außerhalb der Tabelle platziert werden.
Wenn Sie beides kombinieren, wiederholt Portant den Kundennamen in jeder Zeile, was in der Regel nicht gewünscht ist.
Quellenspezifische Anleitungen
Die Grundlage ist überall dieselbe, aber wie die Quelle die Einzelposten bereitstellt, unterscheidet sich:
- HubSpot. Jeder HubSpot-Deal kann mehrere Einzelposten als verknüpftes Objekt enthalten. Weitere Informationen zur vollständigen HubSpot-Einrichtung finden Sie unter Mehrere Einzelposten in ein einzelnes Dokument einfügen.
- Google Sheets. Eine wiederholende Zeile wird mit einer Gruppierungsspalte kombiniert, damit Portant weiß, welche Zeilen zusammengehören. Weitere Informationen finden Sie unter Google Sheets Datengruppierung.
- Webhooks. Wenn die Nutzlast ein Array von Elementen enthält, behandelt Portant jedes Array-Element als Einzelposten. Weitere Informationen finden Sie unter Webhook-Datengruppierung.
Häufige Fehlerquellen
- Tags müssen sich in einer einzelnen Zeile befinden. Wenn Sie Einzelposten-Tags auf zwei Zeilen verteilen, erkennt Portant das Wiederholungsmuster nicht.
- Kopf- und Fußzeilen können unabhängig formatiert werden und werden nicht geklont.
- Formeln wie SUM und AVG funktionieren nur mit Feldern, die Teil der Einzelpostenmenge sind. Weitere Informationen finden Sie unter Tag-Formeln.