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Einen Workflow von einem verknüpften Objekt aus starten

Jeder Portant-Workflow ist an einen HubSpot-Objekttyp gebunden. Standardmäßig wird der Workflow nur bei Datensätzen dieses Typs angezeigt, sodass ein Workflow, der auf Companies basiert, nur bei Unternehmensdatensätzen erscheint und nirgendwo sonst. Das ist der häufigste Grund dafür, dass ein Workflow in der Portant-Karte eines Datensatzes scheinbar „fehlt".

Run from Associated Objects (Advanced) (Erweiterung: Ausführung von verknüpften Objekten) hebt diese Einschränkung für einen einzelnen Workflow auf. Wenn die Option aktiviert ist, wird der Workflow auch bei Datensätzen angeboten, die mit dem Quellobjekt verknüpft sind. So kann ein NDA auf Basis eines Unternehmens beispielsweise vom Deal oder vom Kontakt aus gestartet werden, den der Vertriebsmitarbeiter gerade geöffnet hat.

Wann sollte diese Option verwendet werden?

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Person, die das Dokument erstellt, nicht in demselben Objekt arbeitet, auf dem der Workflow aufgebaut ist. Beispiele:

  • Ein gegenseitiger NDA oder MSA auf Basis von Companies, der von einem Vertriebsmitarbeiter aus dem Deal heraus gestartet wird, an dem er arbeitet.
  • Ein Onboarding-Paket auf Basis eines benutzerdefinierten Objekts, das vom zugehörigen Unternehmen aus gestartet wird.
  • Ein Vertrag auf Basis von Companies, der während eines Anrufs von einem Kontakt-Datensatz aus gestartet wird.

Lassen Sie die Option deaktiviert, wenn ein Workflow ausschließlich vom eigenen Objekttyp aus gestartet werden soll. Deaktiviert ist die sicherere Standardeinstellung: Die Aktionsliste bei jedem Datensatz bleibt übersichtlich, und es ist klar erkennbar, aus welchem Datensatz heraus ein Dokument erstellt wurde.

Aktivierung

  1. Öffnen Sie den Workflow in Portant und verbleiben Sie auf der Registerkarte Workflow.
  2. Öffnen Sie im rechten Bereich die Source Settings (Quelleinstellungen).
  3. Scrollen Sie zum Ende des Bereichs zu Run from Associated Objects (Advanced).
  4. Aktivieren Sie Allow this workflow to be ran from associated objects in HubSpot (Diesem Workflow erlauben, von verknüpften Objekten in HubSpot aus ausgeführt zu werden).

Der Schalter „Run from Associated Objects (Advanced)

Die Einstellung wird im Workflow gespeichert und gilt für alle Personen, die ihn ausführen. Sie ist standardmäßig deaktiviert und gilt pro Workflow. Das Aktivieren für einen Workflow hat daher keinen Einfluss auf andere Workflows.

Direkt darüber befindet sich Show in HubSpot (In HubSpot anzeigen), das steuert, ob der Workflow überhaupt im Aktionsmenü Run Workflow von HubSpot erscheint. Wenn ein Workflow in HubSpot nirgendwo angezeigt wird, nicht nur bei einem bestimmten Objekttyp, überprüfen Sie zuerst diesen Schalter.

Bei mehreren verknüpften Datensätzen

Ein Datensatz ist häufig mit mehr als einem Datensatz des Quellobjekttyps verknüpft, zum Beispiel ein Unternehmen mit fünf offenen Deals. Was in diesem Fall geschieht, hängt davon ab, wie der Workflow gestartet wird. Dieser Punkt wird oft übersehen.

Ausführungsart Was passiert
Manuell aus dem Datensatz heraus (Portant-App-Karte) Eine Liste der verknüpften Datensätze mit Kontrollkästchen wird angezeigt, und Sie wählen die gewünschten aus. Portant erstellt ein Dokument pro ausgewähltem Datensatz.
Automatisch über eine Portant-Aktion in einem HubSpot-Workflow Jeder verknüpfte Datensatz wird ausgeführt. Fünf verknüpfte Deals bedeuten fünf Dokumente, ohne vorherige Bestätigung.

Prüfen Sie daher, bevor Sie diesen Workflow hinter einer HubSpot-Automatisierung einsetzen, wie viele Datensätze zum Zeitpunkt der Automatisierungsauslösung realistischerweise verknüpft sind. Wenn immer nur ein Dokument erstellt werden soll, beschränken Sie den Workflow entweder auf manuelle Ausführungen oder schränken Sie den Auslöser in HubSpot so ein, dass er nur bei einer einzelnen Verknüpfung ausgelöst wird.

Gut zu wissen

  • Die Vorlage muss nicht geändert werden. Das Quellobjekt bleibt unverändert, sodass Ihre Tags weiterhin wie zuvor aus dem Quellobjekt und den zugehörigen Datensätzen stammen.
  • Eine Verknüpfung muss vorhanden sein. Der Workflow wird nur dort angeboten, wo der Datensatz tatsächlich mit dem Quellobjekttyp verknüpft ist. Wenn einem Deal kein Unternehmen zugeordnet ist, wird ein unternehmensbasierter Workflow bei diesem Deal nicht angezeigt.
  • Die Funktion unterstützt auch benutzerdefinierte Objekte sowie Deals, Kontakte, Unternehmen und Tickets.

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