Europäische Union: eIDAS-Verordnung

Signaturniveau: einfache elektronische Signatur (SES). Portant bietet keine fortgeschrittenen (AES) oder qualifizierten (QES) elektronischen Signaturen und überprüft nicht die Identität von Unterzeichnern.

Die eSignaturen von Portant sind einfache elektronische Signaturen (SES) im Sinne der EU-eIDAS-Verordnung. Nach eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Diese Seite erläutert, was eIDAS besagt, die drei Signaturniveaus, welche Dokumente mehr als eine einfache Signatur erfordern können und was Portant aufzeichnet, wenn ein Dokument unterzeichnet wird. Sie ist keine Rechtsberatung.

Überblick über die eIDAS-Verordnung

Die eIDAS-Verordnung ist die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 in der durch die Verordnung (EU) 2024/1183 geänderten Fassung, die am 20. Mai 2024 in Kraft getreten ist. Sie legt EU-weite Regeln für die elektronische Identifizierung und für Vertrauensdienste wie elektronische Signaturen, elektronische Siegel und Zeitstempel fest.

Geltungsbereich: Gilt für alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union.
Zweck: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder keine qualifizierte Signatur ist (Artikel 25(1)). eIDAS garantiert einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) dieselbe Rechtswirkung wie einer handschriftlichen Unterschrift (Artikel 25(2)). Für andere elektronische Signaturen bestimmt das nationale Recht die Rechtswirkung.
Wesentliche Bestandteile: Definiert drei Niveaus: elektronische Signaturen (oft einfache elektronische Signaturen, SES, genannt), fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES).

Wann und wo eIDAS gilt

Art der Transaktionen: eIDAS erfasst elektronische Signaturen auf Verträgen, Vereinbarungen und Bestätigungen. Die Verordnung ändert keine nationalen oder EU-Vorschriften darüber, wie Verträge zustande kommen, ob sie gültig sind oder welche Form ein Dokument haben muss (Artikel 2(3)).
Rechtsgebiete: Alle EU-Mitgliedstaaten. Die Verordnung gilt in jedem von ihnen unmittelbar. Das nationale Recht bestimmt weiterhin die Rechtswirkung einer einfachen elektronischen Signatur und die Form, die ein bestimmtes Dokument haben muss.
Einwilligung: eIDAS verlangt nicht, dass die Parteien vereinbaren, elektronisch zu unterzeichnen. Nationales Recht oder der Vertrag selbst können dennoch Formvorschriften festlegen.

Was Portant aufzeichnet und schützt

eIDAS legt keine technischen Anforderungen an eine einfache elektronische Signatur fest. Wird eine Signatur angefochten, würdigt ein Gericht die Beweise nach nationalem Recht. Dies sind die Aufzeichnungen und Kontrollen, die Portant bereitstellt.

Bereich	Warum es wichtig ist	Was Portant tut
Absicht zu unterzeichnen	Ein Nachweis, dass der Unterzeichner unterzeichnen wollte, hilft, wenn eine Signatur angefochten wird.	In jedem Signaturablauf setzt der Unterzeichner ein Häkchen und bestätigt "I understand that this is a legal representation of my signature" (Mir ist bewusst, dass dies eine rechtliche Darstellung meiner Unterschrift ist), bevor die Signatur angebracht wird.
Dokumentenintegrität	Eine Änderung am Dokument nach der Unterzeichnung sollte erkennbar sein.	Jedes signierte PDF wird gesperrt und mit einem Hash versehen. Jede Person kann eine Datei unter sign.portant.co prüfen. Dabei wird nur bestätigt, ob es sich um ein unverändertes Portant-Dokument handelt. Diese Prüfung zeigt nicht, wer wann oder von wo unterzeichnet hat.
Aufzeichnung der Unterzeichnung	Eine Aufzeichnung des Signaturvorgangs dient als Beweis, wenn eine Signatur angefochten wird.	In den kostenpflichtigen Tarifen (Pro, Team und Enterprise) können Sie dem signierten PDF eine Audit-Trail-Seite hinzufügen. Sie zeigt den Dateinamen, das Erstellungsdatum, den Ersteller, die Dokument-ID und den Status des Dokuments, danach einen Verlauf mit dem Zeitpunkt, zu dem die Anfrage gesendet wurde, den Aufrufen und Signaturen jedes Empfängers (E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, ungefährer Standort und Gerät) und dem Zeitpunkt, zu dem das Dokument abgeschlossen wurde. Aktivieren Sie den Schalter Audit trail (Prüfpfad), bevor Sie die Anfrage senden. Er kann nicht zu einem bereits signierten PDF hinzugefügt werden. Der Free-Tarif enthält ihn nicht.
Zeitstempel	Eine zuverlässige Aufzeichnung darüber, wann ein Dokument unterzeichnet wurde, stützt den Beweis. Nach eIDAS wird nur bei einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel die Richtigkeit vermutet (Artikel 41(2)).	In den kostenpflichtigen Tarifen zeigt die Audit-Seite Datum und Uhrzeit jedes Aufrufs und jeder Signatur. Ein Datumsplatzhalter zeigt, wenn Sie einen hinzufügen, das Signaturdatum im Dokument.
Datenschutz	Personenbezogene Daten in signierten Dokumenten unterliegen der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679).	Portant hostet Daten auf der Google Cloud Platform (GCP). Das signierte PDF wird dort gespeichert, wohin Ihr Workflow seine Ausgaben sendet, zum Beispiel in Google Drive, im HubSpot-Datensatz, in SharePoint oder OneDrive oder im Portant-Hosting. Siehe das Data Protection Addendum (Auftragsverarbeitungsvereinbarung) von Portant.
Zugriff auf Dokumente	Nur die richtigen Personen sollten signierte Dokumente senden, ansehen und verwalten.	Teamrollen (Owner, Admin, Editor, User/Runner, Viewer) steuern, wer Workflows erstellen, ausführen und ansehen kann. Jede Person mit einem Signaturlink kann unterzeichnen, auch jemand, an den ein Empfänger die Anfrage-E-Mail weiterleitet. Portant prüft nicht, wer ein Dokument öffnet oder unterzeichnet. Senden Sie vertrauliche Anfragen daher nur an Empfänger, denen Sie vertrauen.

eIDAS-Signaturniveaus

eIDAS definiert drei Niveaus elektronischer Signaturen. Portant bietet nur einfache elektronische Signaturen (SES). Portant bietet keine fortgeschrittenen (AES) oder qualifizierten (QES) elektronischen Signaturen.

Signaturniveau	Was eIDAS besagt	Portant
Einfache elektronische Signatur (SES)	Alle Daten in elektronischer Form, die ein Unterzeichner einem Dokument beifügt oder mit ihm verknüpft, um es zu unterzeichnen (Artikel 3(10)). Ihr darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist (Artikel 25(1)).	Angeboten. Jede Portant-Signatur ist eine einfache elektronische Signatur.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)	Muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein, seine Identifizierung ermöglichen, unter Verwendung von Signaturerstellungsdaten erstellt werden, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und so mit dem Dokument verbunden sein, dass jede nachträgliche Änderung erkannt werden kann (Artikel 26(1)).	Nicht angeboten. Portant überprüft nicht die Identität von Unterzeichnern und bietet keine AES.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)	Eine AES, die von einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters beruht (Artikel 3(12)). Sie hat dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Artikel 25(2)).	Nicht angeboten. Verwenden Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, wenn Sie eine QES benötigen.

Hinweis: Jede Portant-Signatur ist eine einfache elektronische Signatur. Wenn ein Gesetz, eine Behörde oder die andere Partei eine AES oder eine QES verlangt, verwenden Sie einen Anbieter, der dieses Niveau bietet. Eine QES erfordert einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

Dokumente, die mehr als eine einfache Signatur erfordern können

eIDAS ändert keine nationalen oder EU-Vorschriften über die Form, die ein Dokument haben muss (Artikel 2(3)). Nach Artikel 9(2) der E-Commerce-Richtlinie (Richtlinie 2000/31/EG) können die Mitgliedstaaten festlegen, dass Verträge in diesen Kategorien nicht auf elektronischem Weg geschlossen werden können:

Verträge, die Rechte an Immobilien begründen oder übertragen, mit Ausnahme von Mietrechten.
Verträge, die von Gesetzes wegen die Mitwirkung von Gerichten, Behörden oder öffentliche Befugnisse ausübenden Berufen, etwa eines Notars, erfordern.
Bürgschaften und Sicherheiten, die von Personen außerhalb ihrer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit gestellt werden.
Verträge im Bereich des Familienrechts oder des Erbrechts, etwa Eheverträge oder Erbverträge.

Testamente und andere Dokumente, die keine Verträge sind, fallen überhaupt nicht unter die E-Commerce-Richtlinie. Ihre Form wird durch nationales Recht bestimmt, das in der Regel ein handschriftliches oder notarielles Testament verlangt. Gerichtliche Schriftsätze folgen den nationalen Verfahrensvorschriften.

Nationales Recht kann zudem für andere Dokumente die Schriftform verlangen. In manchen Mitgliedstaaten, etwa in Deutschland, kann die Schriftform elektronisch nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt werden (BGB § 126a). Für manche Dokumente kann sie überhaupt nicht elektronisch erfüllt werden, zum Beispiel bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (BGB § 623) oder bei einer Bürgschaft, die von jemandem erteilt wird, der nicht gewerblich handelt (BGB § 766). Eine einfache elektronische Signatur erfüllt diese Anforderungen nicht.

Prüfen Sie das Recht des betreffenden Landes und sprechen Sie mit einem Rechtsanwalt, bevor Sie ein reguliertes oder hochwertiges Dokument mit Portant unterzeichnen.

Praktische Hinweise

Prüfen Sie, ob eine elektronische Signatur zulässig ist. eIDAS überlässt Formvorschriften dem nationalen Recht. Vergewissern Sie sich daher, dass das Dokument in dem Land, dessen Recht es unterliegt, elektronisch unterzeichnet werden kann.
Bewahren Sie das signierte PDF auf. Jedes signierte PDF wird gesperrt und mit einem Hash versehen. Jede Person kann unter sign.portant.co prüfen, ob eine Datei ein unverändertes Portant-Dokument ist.
Aktivieren Sie den Audit-Trail vor dem Senden. In den kostenpflichtigen Tarifen (Pro, Team und Enterprise) fügt der Schalter Audit trail (Prüfpfad) dem signierten PDF eine Audit-Seite hinzu. Er funktioniert für Signaturanfragen aus Workflows, Signaturlinks und PDFs, die auf dem Tab Signatures hochgeladen werden. Er muss aktiviert sein, bevor die Anfrage gesendet wird, und kann nicht zu einem bereits signierten PDF hinzugefügt werden. Siehe Audit-Trail.
Wählen Sie das richtige Signaturniveau. Portant bietet nur SES. Wenn ein Gesetz oder die andere Partei eine AES oder eine QES verlangt, verwenden Sie einen Anbieter, der dieses Niveau bietet.
Prüfen Sie auf ausgeschlossene Dokumente. Siehe "Dokumente, die mehr als eine einfache Signatur erfordern können" oben.

Fazit

Portant bietet einfache elektronische Signaturen (SES). Nach eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Ob eine einfache Signatur für ein bestimmtes Dokument ausreicht, hängt vom nationalen Recht und von den Beweisen ab, die Sie vorlegen können. Portant bietet keine AES oder QES. Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Wenden Sie sich bei regulierten oder hochwertigen Dokumenten an einen Rechtsanwalt im betreffenden Land.

Wenn Sie Fragen zu den Signaturen von Portant haben, nehmen Sie Kontakt auf.