eSignatures

Senden Sie Dokumente direkt aus einem Portant-Workflow zur Unterschrift, oder laden Sie eine einmalige PDF hoch und senden Sie sie zur Unterzeichnung, ohne einen Workflow einzurichten.

Verwenden Sie eSignatures, wenn ein Empfänger etwas unterzeichnen soll, das Sie ihm gesendet haben: einen Vertrag, ein Angebot, ein Angebotsschreiben oder eine Geheimhaltungsvereinbarung. Die unterzeichnete PDF landet wieder in Ihrem Ausgabeordner und (sofern verbunden) in Ihrem HubSpot-Deal oder Google Drive-Ordner, mit einem optionalen Prüfprotokoll.

Wann eSignatures verwendet werden sollten

eSignatures eignen sich für zwei grundlegende Arbeitsszenarien:

• Aus einer Quelle. Rufen Sie Daten aus Google Sheets, Google Forms, HubSpot oder einer anderen verbundenen Quelle ab, erstellen Sie ein personalisiertes Dokument und senden Sie es bei jeder neuen Zeile, Antwort oder Statusänderung zur Unterzeichnung.
• Einmalig. Laden Sie eine fertige PDF hoch, fügen Sie Signaturfelder ein und senden Sie sie an einen oder mehrere Unterzeichner, ohne einen Workflow einzurichten.

Beide Abläufe erzeugen eine rechtsgültige unterzeichnete PDF mit Zeitstempel, Dokumentenintegritätssperrung und einem optionalen Prüfprotokoll. Weitere Informationen zu den gesetzlich unterstützten Regelungen nach Land finden Sie unter Compliance.

Funktionsweise

1. Fügen Sie Ihrem Workflow eine Signaturanforderung hinzu (oder laden Sie eine PDF für einen einmaligen Versand hoch).
2. Platzieren Sie Signatur-, Datum-, Text-, Kontrollkästchen- und Initialsfelder an den gewünschten Stellen.
3. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Unterzeichners hinzu (ein Tag aus Ihrer Quelle oder direkt eingetippt).
4. Passen Sie die Anforderungs- und Bestätigungs-E-Mails nach Bedarf an.
5. Aktivieren Sie den Workflow. Portant sendet die Anforderung, erfasst die Unterschrift und speichert die unterzeichnete Kopie.

Nächste Schritte

• Erste Schritte: Richten Sie Ihren ersten Signatur-Workflow von Anfang bis Ende ein.
• Signaturanforderungen: die vollständige Anleitung, von der Auswahl einer Quelle bis zur Aktivierung der Automatisierung.
• Manueller PDF-Upload: Senden Sie eine einmalige PDF ohne einen Workflow.
• Mehrere Unterzeichner: Fordern Sie Signaturen von bis zu vier Personen für dasselbe Dokument an.
• Compliance: rechtliche Einordnung nach Land.