eSignatures

Senden Sie Dokumente direkt aus einem Portant-Workflow zur Unterschrift, oder laden Sie ein einmaliges PDF hoch und senden Sie es zur Unterzeichnung, ganz ohne einen Workflow einzurichten.

Verwenden Sie eSignatures, wenn ein Empfänger etwas unterzeichnen soll, das Sie ihm gesendet haben: einen Vertrag, ein Angebot, ein Stellenangebot oder eine Geheimhaltungsvereinbarung. Das signierte PDF wird dort gespeichert, wohin Ihr Workflow seine Ausgaben sendet, zum Beispiel in Ihrem Google Drive-Ordner, im HubSpot-Datensatz, in SharePoint oder OneDrive oder im Portant-Hosting, und es wird auf der Seite Outputs aufgeführt. In den kostenpflichtigen Tarifen (Pro, Team und Enterprise) können Sie dem signierten PDF außerdem einen Audit-Trail hinzufügen.

Wann eSignatures verwendet werden sollten

eSignatures eignen sich für zwei grundlegende Arbeitsszenarien:

Aus einer Quelle. Rufen Sie Daten aus Google Sheets, Google Forms, HubSpot oder einer anderen verbundenen Quelle ab, erstellen Sie ein personalisiertes Dokument und senden Sie es bei jeder neuen Zeile, Antwort oder Phasenänderung zur Unterzeichnung.
Einmalig. Laden Sie ein fertiges PDF hoch, fügen Sie Signaturfelder ein und senden Sie es an einen oder mehrere Unterzeichner, ohne einen Workflow einzurichten. Für mehr als einen Unterzeichner ist ein Pro-, Team- oder Enterprise-Tarif erforderlich.

Beide Abläufe erzeugen ein signiertes PDF. Portant bietet einfache elektronische Signaturen (SES), das grundlegende Niveau elektronischer Signaturen. Die rechtliche Einordnung und was Portant aufzeichnet, sind unten beschrieben. Compliance erläutert, wie das Recht der elektronischen Signatur in den einzelnen Ländern gilt.

Funktionsweise

Fügen Sie Ihrem Workflow eine Signaturanfrage hinzu (oder laden Sie ein PDF für einen einmaligen Versand hoch).
Platzieren Sie Signatur-, Datums-, Text-, Kontrollkästchen- und Initialenfelder an den gewünschten Stellen.
Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Unterzeichners hinzu (ein Tag aus Ihrer Quelle oder direkt eingegeben).
Passen Sie die Anfrage- und Bestätigungs-E-Mails nach Bedarf an.
Aktivieren Sie den Workflow. Portant sendet die Anfrage, erfasst die Unterschrift und speichert die signierte Kopie.

Rechtliche Einordnung

Portant bietet einfache elektronische Signaturen (SES). Portant bietet keine fortgeschrittenen (AES) oder qualifizierten (QES) elektronischen Signaturen und prüft nicht, wer ein Unterzeichner ist. Eine Anfrage geht an die E-Mail-Adresse, die Sie eingeben, aber jede Person, die den Signaturlink hat, kann unterzeichnen. Wenn ein Empfänger die Anfrage-E-Mail weiterleitet, kann die Person, die sie erhält, unterzeichnen. Senden Sie vertrauliche Anfragen nur an Empfänger, denen Sie vertrauen.

In jedem Signaturablauf setzt der Unterzeichner vor der Unterzeichnung ein Häkchen bei "I understand that this is a legal representation of my signature" (Mir ist bewusst, dass dies eine rechtliche Darstellung meiner Unterschrift ist). Damit wird seine Absicht zu unterzeichnen bestätigt. Dies ist nicht die unten beschriebene Verbrauchereinwilligung.

In den USA und in der EU darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Einige Dokumente sind ausgeschlossen oder benötigen eine handschriftliche, notariell beglaubigte oder qualifizierte Unterschrift:

Vereinigte Staaten. Der E-SIGN Act (15 U.S.C. 7001 und 7003) gilt nur, wenn die Parteien vereinbart haben, Geschäfte elektronisch abzuwickeln. Für manche Informationen, die Verbrauchern schriftlich gegeben werden müssen, ist zuerst die Einwilligung des Verbrauchers erforderlich. Portant bietet keinen Ablauf für Verbrauchereinwilligung und Offenlegung. Wo dies gilt, müssen Sie diese Offenlegungen daher selbst bereitstellen und die Einwilligung selbst einholen. Das Gesetz erfasst unter anderem nicht: Testamente, Testamentsnachträge und testamentarische Trusts; Adoption, Scheidung und andere familienrechtliche Angelegenheiten; die meisten Aufzeichnungen nach dem Uniform Commercial Code, etwa Schuldscheine (Kauf und Miete von Waren nach UCC Articles 2 und 2A sind erfasst); Gerichtsbeschlüsse und amtliche Gerichtsdokumente; bestimmte Mitteilungen, etwa über die Einstellung von Versorgungsleistungen, die Zwangsvollstreckung oder Räumung einer Hauptwohnung, die Kündigung einer Kranken- oder Lebensversicherung und Produktrückrufe; sowie Dokumente, die Gefahrstoffe begleiten müssen. Prüfen Sie auch die Regeln Ihres Bundesstaats.
Europäische Union. Nach Artikel 25 der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 hat eine qualifizierte elektronische Signatur in jedem EU-Land dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche. Die Wirkung anderer elektronischer Signaturen, einschließlich der von Portant, hängt vom Recht des jeweiligen Landes ab. Artikel 2(3) lässt EU-weite und nationale Vorschriften über das Zustandekommen von Verträgen und über die Form, die ein Dokument haben muss, unberührt. In Deutschland zum Beispiel benötigt ein elektronisches Dokument, wo ein Gesetz die Schriftform verlangt, eine qualifizierte elektronische Signatur (BGB section 126a). Die Beendigung eines Arbeitsvertrags kann nicht elektronisch erfolgen (BGB section 623). Eine Befristung in einem Arbeitsvertrag erfordert die Schriftform (TzBfG section 14(4)). Ein Vertrag über die Übertragung eines Grundstücks muss notariell beurkundet werden (BGB section 311b).

Die Seiten unter Compliance behandeln jedes von uns aufgeführte Land. Die Portant-Dokumentation ist keine Rechtsberatung. Wenden Sie sich bei regulierten oder hochwertigen Dokumenten an einen Rechtsanwalt, bevor Sie sich auf eine elektronische Signatur verlassen.

Was Portant aufzeichnet

Jedes signierte PDF wird gesperrt und mit einem Hash versehen. Jede Person kann ein signiertes PDF unter sign.portant.co prüfen. Die Prüfung bestätigt nur, ob die Datei ein unverändertes Portant-Dokument ist. Sie zeigt nicht, wer wann oder von wo unterzeichnet hat.

In den kostenpflichtigen Tarifen (Pro, Team und Enterprise) können Sie dem signierten PDF einen Audit-Trail anfügen. Aktivieren Sie den Schalter Audit trail (Prüfpfad), bevor Sie die Anfrage senden. Er kann nicht zu einem bereits signierten PDF hinzugefügt werden. Er funktioniert für Signaturanfragen aus Workflows, Signaturlinks und Uploads auf dem Tab Signatures. Bei Signaturlinks werden der Name und die E-Mail-Adresse, die der Unterzeichner eingibt, mit den Signaturdetails gespeichert.

Die Audit-Seite zeigt den Dateinamen, wann und von wem (Name und E-Mail-Adresse) das Dokument erstellt wurde, die Dokument-ID, das Datumsformat, die Zeitzone und den Status. Danach listet sie den Dokumentverlauf auf:

Wann das signierbare Dokument erstellt und gesendet wurde.
Für jeden Empfänger jedes Öffnen des Dokuments und jede Signatur, mit seiner E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse, ungefährem IP-Standort und Gerät.
Wann das signierbare Dokument abgeschlossen wurde.

Der Free-Tarif enthält den Audit-Trail nicht.

Wenn Sie Signaturbelege aktivieren, erhält jeder Unterzeichner eine Kopie des signierten PDFs.

Portant hostet Daten auf der Google Cloud Platform (GCP). Wie Portant personenbezogene Daten verarbeitet, erfahren Sie im Data Protection Addendum (Auftragsverarbeitungsvereinbarung).

Nächste Schritte

Erste Schritte: Richten Sie Ihren ersten Signatur-Workflow von Anfang bis Ende ein.
Signaturanfragen: die vollständige Anleitung, von der Auswahl einer Quelle bis zur Aktivierung der Automatisierung.
Manueller PDF-Upload: Senden Sie ein einmaliges PDF ohne Workflow.
Mehrere Unterzeichner: Fordern Sie Signaturen von bis zu vier Personen für dasselbe Dokument an (Tarife Pro, Team und Enterprise).
Audit-Trail: Fügen Sie dem signierten PDF eine Zeitleiste der Unterzeichnung hinzu (Tarife Pro, Team und Enterprise).
Compliance: wie das Recht der elektronischen Signatur in den einzelnen Ländern gilt.