Erste Schritte mit eSignaturen

Richten Sie einen Portant-Workflow ein, der ein Dokument automatisch zur Unterschrift sendet, jedes Mal wenn eine neue Zeile in Ihrer Quelle erscheint. Am Ende dieser Seite wird eine Signaturanfrage von einer echten Quelle verschickt, signierte PDFs landen in Ihrem Ausgabeordner, und eine Bestätigungs-E-Mail wird gesendet, sobald alle unterzeichnet haben.

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Diese Seite setzt voraus, dass Sie bereits einen Workflow mit einer Dokumentvorlage erstellt haben. Wenn Sie die ausführlichere Anleitung wünschen, die auch die Auswahl einer Quelle und die Anpassung des Dokuments umfasst, lesen Sie Signaturanfragen.

Was Sie tun werden

Die Signatur-Platzhalter zum Dokument hinzufügen
Die Signaturanfrage-E-Mail bearbeiten (optional)
Die Signaturbestätigungs-E-Mail bearbeiten (optional)
Den Workflow aktivieren und testen

1. Die Signatur-Platzhalter hinzufügen

Unterhalb des Felds Output Name (Ausgabename) befindet sich eine Schaltfläche, um eine Signatur als Teil Ihres Workflows anzufordern.

Klicken Sie darauf, und es erscheinen drei Signatureinstellungen:

Die E-Mail-Adresse des Empfängers. Dies kann ein {{tag}} aus Ihrer Quelle sein oder eine eingetippte E-Mail-Adresse wie james@portant.co.
Der Signature-Platzhalter (Signatur), ein Bild, das Sie in das Dokument an die Stelle einfügen, an der die Unterschrift erscheinen soll.
Der Date-Platzhalter (Datum), ein Bild für das Datum, an dem das Dokument unterzeichnet wurde.

Hinweis: Sie können auch Platzhalter für Text, Checkbox, Datum und Initialen hinzufügen und festlegen, ob diese Pflichtfelder sind. Siehe Request info on signing.

Die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzufügen

Klicken Sie auf die Tag-Schaltfläche rechts neben dem E-Mail-Feld, um ein Feld aus Ihrer Quelle auszuwählen, oder geben Sie die Adresse direkt ein.

Hinweis: Wenn Sie Google Forms verwenden, funktioniert das Feld „Respondent email" (E-Mail-Adresse des Teilnehmers) nur, wenn Sie in dem Formular die Option collect respondent email addresses (E-Mail-Adressen der Teilnehmer erfassen) aktiviert haben. Oder verwenden Sie eine Frage, um die E-Mail-Adresse manuell zu erfassen.

Den Signatur-Platzhalter einfügen

Klicken Sie neben Signature auf Insert (Einfügen). Der Platzhalter wird beim ersten Mal am Ende des Dokuments eingefügt, kann aber anschließend an eine beliebige Stelle verschoben werden.

Der Signatur-Platzhalter ist ein normales Bild, passen Sie seine Größe an, um zu steuern, wie groß die Unterschrift erscheint.

Hinweis: Kopieren und fügen Sie das Platzhalterbild ein, um dieselbe Signatur an mehreren Stellen hinzuzufügen.

Den Datums-Platzhalter einfügen

Die Schritte sind dieselben wie beim Signatur-Platzhalter. Um das Datumsformat zu ändern, klicken Sie auf die Formatvorschau neben dem Datum.

Ein Modal öffnet sich, in dem Sie das Format auswählen können. Teams-Pläne können hier auch das Branding des eSigning-Portals anpassen.

Wenn mehr als eine Person dasselbe Dokument unterzeichnen muss, lesen Sie Multiple signers (Pro- und Teams-Pläne).

Hinweis: Bei kostenlosen Konten enthalten signierte PDFs ein Portant-Wasserzeichen in der Fußzeile. Um es zu entfernen, führen Sie ein Upgrade auf Pro oder Teams durch.

2. Die Signaturanfrage-E-Mail bearbeiten (optional)

Sobald Ihre Platzhalter eingefügt sind, kehren Sie zur Workflow-Übersicht zurück, indem Sie oben auf der Seite auf das Blitzsymbol klicken. Der Block für die Signaturanfrage befindet sich unterhalb Ihres Dokumentblocks.

Klicken Sie in den Block, um die Felder Subject (Betreff) und Message (Nachricht) zu bearbeiten. Das Feld To (An) ist auf die E-Mail-Adresse gesperrt, die Sie im Dokument festgelegt haben. Sie können {{tags}} in Betreff und Nachricht einfügen, um diese zu personalisieren.

Klicken Sie auf Save (Speichern), wenn Sie fertig sind.

Hinweis: Auf der rechten Seite, unterhalb der Quelltabelle, können Sie das Format des Signaturdatums bearbeiten sowie die URL der Bestätigungsseite und das Branding des eSign-Portals (Farbe und Logo) anpassen.

Weitere Informationen zur Anfrage-E-Mail (vollständige HTML-Bearbeitung, Anhänge) finden Sie unter Customise the signature request email.

3. Die Signaturbestätigungs-E-Mail bearbeiten (optional)

Die Bestätigungs-E-Mail wird gesendet, sobald alle unterzeichnet haben. Öffnen Sie erneut die Workflow-Übersicht und klicken Sie auf den E-Mail-Block am Ende des Workflows.

Legen Sie To (An), CC, BCC, Subject (Betreff) und den Message (Nachricht)-Text fest. Verwenden Sie Tags aus der Quelltabelle zur Personalisierung. Speichern Sie, wenn Sie fertig sind.

4. Den Workflow aktivieren und testen

Klicken Sie oben rechts auf Automate (Automatisieren) und aktivieren Sie Auto-create (Automatisch erstellen). Jede neue Zeile, Antwort oder jedes Auslöseereignis aus Ihrer Quelle führt nun den Workflow aus und sendet eine Signaturanfrage.

Hinweis: Process Existing Data (Vorhandene Daten verarbeiten) ermöglicht es Ihnen, den Workflow erneut über alte Zeilen oder Antworten auszuführen. Wählen Sie Custom range (Benutzerdefinierter Bereich) aus dem Dropdown-Menü, um nur einen Ausschnitt statt allem zu verarbeiten.

Senden Sie eine Testantwort. Die unterzeichnende Person erhält eine E-Mail wie diese:

Wenn sie auf Review and Sign (Prüfen und Unterzeichnen) klickt, gelangt sie auf die Unterzeichnungsseite:

Anschließend unterzeichnet sie:

Nach der Unterzeichnung wird eine Kopie des unterzeichneten PDF in Ihrem Google Drive-Ordner gespeichert, die Bestätigungs-E-Mail wird gesendet, und ein Link zum unterzeichneten Dokument erscheint auf der Seite Outputs (Ausgaben) in Portant.

Hinweis: Standardmäßig laufen Signaturanfragen nach 30 Tagen ab. Sie können den Ablauf im Template-Block ändern oder deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Signature link expiry (Ablauf des Signaturlinks).

Damit ist Ihr erster Signatur-Workflow aktiv.