Verträge
Erstellen Sie Verträge aus bereits vorhandenen Daten, versenden Sie sie zur Unterzeichnung und behalten Sie den Überblick darüber, was wann unterzeichnet wurde.
Portant verbindet eine Datenquelle (CRM, Formular, Tabelle) mit einer Vertragsvorlage. Personalisierte Felder werden automatisch ausgefüllt, der Vertrag wird zur eSignature (elektronischen Unterschrift) versandt, und das unterzeichnete PDF landet in Ihren Ausgaben.
Was Sie benötigen
- Eine Datenquelle mit den Angaben zur Gegenpartei, zum Beispiel HubSpot, Google Sheets oder Google Forms
- Eine Vertragsvorlage in Google Docs oder Word
- Empfänger, die den Vertrag unterzeichnen sollen
Den Workflow erstellen
- Erstellen Sie einen Workflow und verbinden Sie Ihre Datenquelle.
- Fügen Sie einen Template-Block (Vorlagenblock) hinzu und wählen Sie Ihr Vertragsdokument aus.
- Setzen Sie Tags an die Stellen, an denen personalisierte Inhalte erscheinen sollen: Namen der Parteien, Adressen, Vertragsbeginn, Honorare, Zeichnungsberechtigung.
- Wenn Teile des Vertrags nur für bestimmte Geschäfte relevant sind (jurisdiktionsspezifische Klauseln, optionale Anhänge), schützen Sie diese Abschnitte mit Conditional Logic for Documents (bedingter Logik für Dokumente).
- Fügen Sie einen eSignature-Block (Block für elektronische Unterschriften) hinzu und platzieren Sie anschließend Platzhalter für Unterschrift, Datum sowie beliebige Text- oder Kontrollkästchen an den Stellen im Dokument, an denen die Unterzeichner Angaben machen müssen.
Versand und Nachverfolgung
- Passen Sie die E-Mail zur Signaturanforderung so an, dass der Empfänger versteht, was er unterzeichnet.
- Sobald alle unterzeichnet haben, sendet Portant das endgültige PDF per E-Mail an alle Parteien und speichert eine Kopie auf der Registerkarte Outputs (Ausgaben).
- Bei längeren Prüfzyklen lesen Sie bitte die Artikel zu Signature Link Expiry (Ablauf von Signaturlinks) und Resend Signature Requests (erneutes Senden von Signaturanforderungen).