Plätze und Benutzer
Ein Platz ist eine Person, die sich bei Portant anmelden und es nutzen kann. Team-Pläne werden nach Plätzen verkauft, und das Dokumentenkontingent wird über das gesamte Team hinweg gemeinsam genutzt, anstatt pro Platz aufgeteilt zu werden. Siehe Dokumente pro Monat.
Wer einen Platz benötigt
Eine Person benötigt einen Platz, wenn sie:
- Sich bei Portant anmeldet, um Workflows zu erstellen, zu bearbeiten oder auszuführen.
- Dokumente im Rahmen eines Überprüfungsschritts genehmigt.
- Den Workflow- und Dokumentstatus in einem HubSpot-Datensatz einsehen muss, einschließlich über die Portant-App-Karten.
Eine Person benötigt keinen Platz allein deshalb, weil ein Workflow für einen Datensatz ausgeführt wurde, den sie bearbeitet hat. Wenn ein Kollege einen Deal in eine Phase verschiebt, die einen HubSpot-Workflow auslöst, und dieser Workflow eine Portant-Aktion ausführt, läuft die Automatisierung unter dem verbundenen Konto und nicht unter dem des Kollegen.
Der in der Praxis entscheidende Unterschied ist die Sichtbarkeit. Ein Vertriebsmitarbeiter, der nur eine Deal-Phase ändert und nie wissen muss, was Portant damit gemacht hat, benötigt keinen Platz. Ein Vertriebsmitarbeiter, der den Datensatz öffnen und prüfen muss, ob der Vertrag erstellt wurde oder wie der Signaturstatus ist, benötigt hingegen einen.
Diese Frage bestimmt, was Sie zahlen. Wenn Ihre Konfiguration sich nicht eindeutig auf das Obige abbilden lässt, fragen Sie uns vor dem Kauf und nicht danach. Wir ermitteln gerne gemeinsam mit Ihnen den richtigen Umfang.
Plätze hinzufügen oder entfernen
Der Owner (Inhaber) kann die Anzahl der Plätze unter Settings → Billing ändern, indem er Add Seats (Plätze hinzufügen) neben dem aktuellen Plan verwendet. Planänderungen werden sofort wirksam, und wir schreiben Ihnen den nicht genutzten Teil des aktuellen Abrechnungszeitraums gut. Siehe Update billing.
Der Team-Plan umfasst bis zu 5 Benutzer. Darüber hinaus werden zusätzliche Benutzer pro Benutzer und Monat berechnet, wie auf der Abrechnungsseite angegeben.
Um jemanden zu einem Platz einzuladen, rufen Sie die Team-Verwaltungsseite auf. Einladungen müssen angenommen werden, bevor die Person dem Team beitritt. Siehe Create your team.
Die Anzahl der Members (Mitglieder) am unteren Rand der Tabelle zeigt, wie viele Ihrer Plätze belegt sind, und jede Zeile zeigt die Nutzung und den letzten Anmeldezeitpunkt der jeweiligen Person. Beides ist hilfreich, wenn Sie entscheiden, ob ein Platz noch gerechtfertigt ist.
Personen nur den minimal notwendigen Zugriff gewähren
Wenn jemand nur Ausgaben einsehen muss, deckt die Rolle Viewer (Betrachter) dies ab, ohne der Person die Möglichkeit zu geben, etwas auszuführen oder zu ändern. Wenn Rollen an das angepasst werden, was Personen tatsächlich tun, bleibt ein Team übersichtlich und es werden Überraschungen vermieden, etwa dass ein Workflow von jemandem bearbeitet wird, der ihn nur ausführen wollte.
Unter Manage team permissions finden Sie, was jede Rolle leisten kann.