Schnellstart
Erstellen Sie Ihren ersten Portant-Workflow in wenigen Minuten. Am Ende dieser Seite verfügen Sie über eine Automatisierung, die jedes Mal eine PDF-Datei erstellt, wenn jemand ein Google Form einreicht, und die PDF-Datei an eine Person Ihrer Wahl per E-Mail sendet.
Was Sie tun werden
- Einen neuen Workflow erstellen
- Eine Quelle für den Workflow auswählen
- Eine Dokumentvorlage hinzufügen und mit Quelldaten anpassen
- Das generierte Dokument per E-Mail versenden
- Die Automatisierung aktivieren
Einen neuen Workflow erstellen
Klicken Sie auf der Workflows-Seite auf Add Workflow (Workflow hinzufügen) in der oberen rechten Ecke.
Eine Quelle auswählen
Der erste Schritt in einem neuen Workflow besteht darin, eine Quelle auszuwählen. Die Quelle ist der Ort, von dem Ihre Daten stammen. In diesem Beispiel verwenden wir ein Google Form, Sie können aber auch von einer Dokumentvorlage aus starten, wenn Sie das bevorzugen.
Wählen Sie ein Google Form aus Ihrem Drive aus, oder lassen Sie Portant ein neues für Sie erstellen.
Sobald ein Formular ausgewählt ist, zeigt Portant die zuletzt eingegangenen Formularantworten an. Falls noch keine Antworten vorhanden sind, bleibt dieser Bereich leer. Von hier aus können Sie das Formular zur Bearbeitung öffnen oder den öffentlichen Link zum Teilen kopieren.
Klicken Sie auf ✎ Change selected file (Ausgewählte Datei wechseln) unterhalb des Formularnamens, um ein anderes Google Form einzusetzen.
Eine Dokumentvorlage hinzufügen
Verbinden Sie als Nächstes das Dokument, das Portant für jede Formularantwort ausfüllen soll. Klicken Sie auf Connect (Verbinden) auf der rechten Seite.
Sie können eine Google Docs- oder eine Google Slides-Datei als Vorlage verwenden. Wählen Sie wie zuvor eine vorhandene Datei aus oder erstellen Sie eine neue.
Sie können auch direkt aus der Quelle eine E-Mail generieren oder Vorlagen wie ausfüllbare PDFs oder Google Sheets verwenden. Klicken Sie auf Advanced Options (Erweiterte Optionen), um die vollständige Liste anzuzeigen.
Nachdem Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, öffnet Portant sie, damit Sie Formularantworten in das Dokument einfügen können.
Die Tabelle oben rechts auf der Seite listet jede Frage in Ihrem Formular auf. Wir bezeichnen dies als die Quelltabelle.
Um eine Antwort in das Dokument einzufügen, kopieren Sie das {{tag}} aus der Quelltabelle und fügen Sie es an der Stelle ein, an der die Antwort erscheinen soll.
Sie können auch Bild-Tags zu Dokumenten und Präsentationen hinzufügen und einzelne Tags anpassen, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken.
Wenn das Dokument eingerichtet ist, benennen Sie die Ausgabedateien, indem Sie Tags in das Feld Output Name (Ausgabename) einfügen.
Unterhalb des Felds für den Ausgabenamen können Sie außerdem festlegen, dass jede Ausgabe als PDF gespeichert wird.
Im Free-Plan wird ein Portant-Wasserzeichen in die PDF-Fußzeile eingefügt. Sie können das Wasserzeichen entfernen, indem Sie auf Pro oder Teams upgraden.
Das Dokument per E-Mail versenden
Sobald das Dokument wie gewünscht aussieht, fügen Sie einen E-Mail-Schritt hinzu, damit jede Ausgabe automatisch versendet wird. Klicken Sie auf das Symbol + unterhalb des Dokumentblocks und wählen Sie den Email (E-Mail)-Block aus.
Fügen Sie im E-Mail-Block To (An)-, CC- oder BCC-Adressen hinzu. Sie können Adressen direkt eingeben oder Tags aus der Quelltabelle auf der rechten Seite verwenden. Fügen Sie dann eine Betreffzeile und den E-Mail-Text hinzu. Mit den Formatierungssteuerelementen können Sie die Nachricht gestalten.
Der letzte Schritt besteht darin, die Workflow-Ausgabe anzuhängen. Für Google Slides und Docs können Sie außerdem die Berechtigungen Viewer (Betrachter), Commenter (Kommentator) oder Editor (Bearbeiter) auswählen.
Klicken Sie unten auf Save (Speichern) und schließen Sie den E-Mail-Block.
Den Workflow aktivieren
Wenn der Workflow bereit ist, klicken Sie oben rechts auf Automate (Automatisieren) und aktivieren Sie Auto-create (Automatisch erstellen). Von nun an wird jede Formularantwort durch den Workflow verarbeitet und erzeugt ein Dokument.
Sie können über dieses Panel auch ältere Formularantworten verarbeiten, indem Sie Process Existing Data (Vorhandene Daten verarbeiten) verwenden. Verarbeiten Sie alle auf einmal oder wählen Sie einen benutzerdefinierten Bereich aus.
Um zu überprüfen, ob alles funktioniert, öffnen Sie Ihr Formular und senden Sie eine Testantwort ab. Das neue Dokument erscheint im Tab Outputs (Ausgaben).
Damit ist Ihr erster Workflow abgeschlossen.