Signatures électroniques

Envoyez des documents à signer directement depuis un workflow Portant, ou importez un PDF ponctuel et envoyez-le pour signature sans configurer de workflow.

Utilisez les signatures électroniques lorsqu'un destinataire doit signer un document que vous lui avez envoyé : un contrat, un devis, une lettre d'offre, un accord de confidentialité. Le PDF signé est enregistré à l'endroit où votre workflow envoie ses résultats, par exemple votre dossier Google Drive, la fiche HubSpot, SharePoint ou OneDrive, ou l'hébergement Portant, et il apparaît sur la page Outputs (Résultats). Sur les forfaits payants (Pro, Team et Enterprise), vous pouvez aussi ajouter une piste d'audit au PDF signé.

Quand utiliser les signatures électroniques

Les signatures électroniques s'adaptent à deux grandes catégories de travail :

• Depuis une source. Extrayez des données de Google Sheets, Google Forms, HubSpot ou d'une autre source connectée, générez un document personnalisé et envoyez-le pour signature à chaque nouvelle ligne, nouvelle réponse ou changement d'étape.
• Ponctuel. Importez un PDF finalisé, ajoutez des champs de signature et envoyez-le à un ou plusieurs signataires sans configurer de workflow. Plusieurs signataires nécessitent un forfait Pro, Team ou Enterprise.

Les deux approches produisent un PDF signé. Portant fournit des signatures électroniques simples (SES), le niveau de base de la signature électronique. La situation juridique et ce que Portant enregistre sont décrits ci-dessous. La rubrique Conformité explique comment le droit de la signature électronique s'applique dans chaque pays.

Fonctionnement

1. Ajoutez une demande de signature à votre workflow (ou importez un PDF pour un envoi ponctuel).
2. Placez les champs de signature, de date, de texte, de case à cocher et d'initiales où vous en avez besoin.
3. Ajoutez l'adresse e-mail du signataire (une balise issue de votre source, ou saisie directement).
4. Personnalisez les e-mails de demande et de confirmation si vous le souhaitez.
5. Activez le workflow. Portant envoie la demande, recueille la signature et enregistre la copie signée.

Situation juridique

Portant fournit des signatures électroniques simples (SES). Portant ne fournit pas de signatures électroniques avancées (AES) ni qualifiées (QES), et ne vérifie pas l'identité d'un signataire. Une demande est envoyée à l'adresse e-mail que vous saisissez, mais toute personne disposant du lien de signature peut signer. Si un destinataire transfère l'e-mail de demande, la personne qui le reçoit peut signer. Réservez les demandes sensibles aux destinataires en qui vous avez confiance.

Dans chaque parcours de signature, le signataire coche "I understand that this is a legal representation of my signature" (Je comprends qu'il s'agit d'une représentation juridique de ma signature) avant de signer. Cette case confirme son intention de signer. Il ne s'agit pas du consentement du consommateur décrit ci-dessous.

Aux États-Unis et dans l'UE, une signature électronique ne peut pas se voir refuser d'effet juridique au seul motif qu'elle est électronique. Certains documents sont exclus, ou exigent une signature manuscrite, notariée ou qualifiée :

• États-Unis. L'E-SIGN Act (15 U.S.C. 7001 et 7003) ne s'applique que lorsque les parties ont convenu de traiter par voie électronique. Certaines informations qui doivent être remises par écrit aux consommateurs nécessitent d'abord le consentement du consommateur. Portant ne propose pas de parcours de consentement et d'information du consommateur : lorsque cette règle s'applique, vous devez fournir vous-même ces informations et recueillir vous-même le consentement. La loi ne couvre pas, entre autres : les testaments, codicilles et fiducies testamentaires ; l'adoption, le divorce et les autres questions de droit de la famille ; la plupart des documents relevant de l'Uniform Commercial Code, comme les billets à ordre (les ventes et locations de biens au titre des UCC Articles 2 et 2A sont couvertes) ; les ordonnances et documents judiciaires officiels ; certains avis, comme les coupures de services publics, la saisie immobilière ou l'expulsion concernant une résidence principale, la résiliation d'une assurance maladie ou vie et les rappels de produits ; et les documents qui doivent accompagner des matières dangereuses. Vérifiez également les règles de votre État.
• Union européenne. En vertu de l'article 25 du règlement eIDAS (UE) n° 910/2014, une signature électronique qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite dans tous les pays de l'UE. L'effet des autres signatures électroniques, y compris celles de Portant, dépend du droit de chaque pays. L'article 2, paragraphe 3, laisse inchangées les règles de l'UE et nationales relatives à la formation des contrats et à la forme qu'un document doit revêtir. Par exemple, en Allemagne, lorsqu'une loi exige la forme écrite, un document électronique nécessite une signature électronique qualifiée (BGB section 126a). La résiliation d'un contrat de travail ne peut pas se faire par voie électronique (BGB section 623). Une clause de durée déterminée dans un contrat de travail exige la forme écrite (TzBfG section 14(4)). Un contrat de transfert de biens fonciers doit être notarié (BGB section 311b).

Les pages Conformité couvrent chaque pays que nous listons. La documentation Portant ne constitue pas un conseil juridique. Pour les documents réglementés ou à forte valeur, consultez un avocat avant de vous fier à une signature électronique.

Ce que Portant enregistre

Chaque PDF signé est verrouillé et haché. Tout le monde peut vérifier un PDF signé sur sign.portant.co. Cette vérification confirme uniquement si le fichier est un document Portant non modifié. Elle n'indique ni qui a signé, ni quand, ni depuis où.

Sur les forfaits payants (Pro, Team et Enterprise), vous pouvez joindre une piste d'audit au PDF signé. Activez l'option Audit trail (Piste d'audit) avant d'envoyer la demande. Elle ne peut pas être ajoutée à un PDF déjà signé. Elle fonctionne pour les demandes de signature de workflow, les liens de signature et les importations depuis l'onglet Signatures. Pour les liens de signature, le nom et l'adresse e-mail saisis par le signataire sont enregistrés avec les détails de la signature.

La page de piste d'audit indique le nom du fichier, la date de création du document et son auteur (nom et adresse e-mail), l'identifiant du document, le format de date, le fuseau horaire et le statut. Elle présente ensuite l'historique du document :

• La création et l'envoi du document à signer.
• Pour chaque destinataire, chaque ouverture du document et chaque signature, avec son adresse e-mail, la date et l'heure, l'adresse IP, la localisation approximative de l'adresse IP et l'appareil.
• L'achèvement du document à signer.

Le forfait Free n'inclut pas la piste d'audit.

Lorsque vous activez les reçus de signature, chaque signataire reçoit une copie du PDF signé.

Portant héberge les données sur Google Cloud Platform (GCP). Pour savoir comment Portant traite les données personnelles, consultez l'avenant relatif à la protection des données.

Étapes suivantes

• Premiers pas : configurez votre premier workflow de signature de bout en bout.
• Demandes de signature : le guide complet, du choix d'une source jusqu'à l'activation de l'automatisation.
• Importation manuelle de PDF : envoyez un PDF ponctuel sans workflow.
• Plusieurs signataires : demandez des signatures à jusqu'à quatre personnes sur le même document (forfaits Pro, Team et Enterprise).
• Piste d'audit : ajoutez une chronologie de signature au PDF signé (forfaits Pro, Team et Enterprise).
• Conformité : comment le droit de la signature électronique s'applique dans chaque pays.