Firmas electrónicas

Envíe documentos para firmar directamente desde un flujo de trabajo de Portant, o cargue un PDF puntual y envíelo para su firma sin necesidad de configurar ningún flujo de trabajo.

Use las firmas electrónicas cuando necesite que un destinatario firme algo que le ha enviado: un contrato, un presupuesto, una carta de oferta o un acuerdo de confidencialidad. El PDF firmado se guarda donde su flujo de trabajo envía sus resultados, por ejemplo su carpeta de Google Drive, el registro de HubSpot, SharePoint u OneDrive, o el alojamiento de Portant, y aparece en la página Outputs (Resultados). En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), también puede añadir un registro de auditoría al PDF firmado.

Cuándo usar las firmas electrónicas

Las firmas electrónicas se adaptan a dos tipos generales de trabajo:

• Desde una fuente. Obtenga datos de Google Sheets, Google Forms, HubSpot u otra fuente conectada, genere un documento personalizado y envíelo para su firma con cada nueva fila, respuesta o cambio de etapa.
• De forma puntual. Cargue un PDF terminado, coloque los campos de firma y envíelo a uno o más firmantes sin configurar un flujo de trabajo. Para más de un firmante se necesita un plan Pro, Team o Enterprise.

Ambos flujos producen un PDF firmado. Portant ofrece firmas electrónicas simples (SES), el nivel básico de firma electrónica. La situación jurídica y lo que registra Portant se describen a continuación. Cumplimiento normativo explica cómo se aplica la legislación de firma electrónica en cada país.

Cómo funciona

1. Añada una solicitud de firma a su flujo de trabajo (o cargue un PDF para un envío puntual).
2. Coloque campos de firma, fecha, texto, casilla de verificación e iniciales donde los necesite.
3. Añada el correo electrónico del firmante (una etiqueta de su fuente o escrito directamente).
4. Personalice los correos electrónicos de solicitud y confirmación si lo desea.
5. Active el flujo de trabajo. Portant envía la solicitud, recopila la firma y guarda la copia firmada.

Situación jurídica

Portant ofrece firmas electrónicas simples (SES). No ofrece firmas electrónicas avanzadas (AES) ni cualificadas (QES), y no comprueba quién es el firmante. Una solicitud se envía a la dirección de correo electrónico que usted introduce, pero cualquier persona que tenga el enlace de firma puede firmar. Si un destinatario reenvía el correo electrónico de la solicitud, la persona que lo recibe puede firmar. Envíe las solicitudes sensibles solo a destinatarios de confianza.

En todos los flujos de firma, el firmante marca "I understand that this is a legal representation of my signature" (Entiendo que esta es una representación legal de mi firma) antes de firmar. Esto confirma su intención de firmar. No es el consentimiento del consumidor descrito más abajo.

En EE. UU. y en la UE, no se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica. Algunos documentos están excluidos o necesitan una firma manuscrita, notarial o cualificada:

• Estados Unidos. La E-SIGN Act (15 U.S.C. 7001 y 7003) solo se aplica cuando las partes han acordado realizar operaciones por medios electrónicos. Parte de la información que debe proporcionarse por escrito a los consumidores requiere antes el consentimiento del consumidor. Portant no ofrece un flujo de consentimiento y divulgación al consumidor, por lo que, cuando esto se aplique, usted debe proporcionar esas divulgaciones y obtener el consentimiento por su cuenta. La ley no abarca, entre otros: testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios; adopción, divorcio y otros asuntos de derecho de familia; la mayoría de los registros del Uniform Commercial Code, como los pagarés (las ventas y los arrendamientos de bienes de los UCC Articles 2 y 2A sí están incluidos); órdenes judiciales y documentos judiciales oficiales; algunos avisos, como cortes de servicios públicos, ejecución hipotecaria o desahucio de una vivienda principal, cancelación de seguros de salud o de vida y retiradas de productos; y documentos que deben acompañar a materiales peligrosos. Compruebe también las normas de su estado.
• Unión Europea. Según el artículo 25 del Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014, una firma electrónica cualificada tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita en todos los países de la UE. El efecto de las demás firmas electrónicas, incluidas las de Portant, depende de la legislación de cada país. El artículo 2, apartado 3, deja sin cambios las normas nacionales y de la UE sobre la celebración de contratos y sobre la forma que debe adoptar un documento. Por ejemplo, en Alemania, cuando una ley exige la forma escrita, un documento electrónico necesita una firma electrónica cualificada (BGB section 126a). La extinción de un contrato de trabajo no puede hacerse electrónicamente (BGB section 623). Una duración determinada en un contrato de trabajo necesita la forma escrita (TzBfG section 14(4)). Un contrato de transmisión de bienes inmuebles debe otorgarse ante notario (BGB section 311b).

Las páginas de Cumplimiento normativo cubren cada país que incluimos. La documentación de Portant no constituye asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado antes de confiar en una firma electrónica.

Qué registra Portant

Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash. Cualquier persona puede comprobar un PDF firmado en sign.portant.co. La comprobación solo confirma si el archivo es un documento de Portant sin modificar. No muestra quién firmó, cuándo ni desde dónde.

En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), puede añadir un registro de auditoría al PDF firmado. Active el interruptor Audit trail (Registro de auditoría) antes de enviar la solicitud. No se puede añadir a un PDF que ya está firmado. Funciona con las solicitudes de firma de flujos de trabajo, los enlaces de firma y los archivos cargados desde la pestaña Signatures (Firmas). En los enlaces de firma, el nombre y el correo electrónico que introduce el firmante se guardan con los detalles de la firma.

La página del registro de auditoría muestra el nombre del archivo, cuándo y por quién (nombre y correo electrónico) se creó el documento, el ID del documento, el formato de fecha, la zona horaria y el estado. Después enumera el historial del documento:

• Cuándo se creó y se envió el documento para firmar.
• Para cada destinatario, cada vez que abrió el documento y cada firma, con su correo electrónico, la fecha y la hora, la dirección IP, la ubicación aproximada de la IP y el dispositivo.
• Cuándo se completó el documento para firmar.

El plan Free no incluye el registro de auditoría.

Cuando activa los recibos de firma, cada firmante recibe una copia del PDF firmado.

Portant aloja los datos en Google Cloud Platform (GCP). Para saber cómo trata Portant los datos personales, consulte el Anexo de protección de datos.

Pasos siguientes

• Primeros pasos: configure su primer flujo de trabajo de firma de principio a fin.
• Solicitudes de firma: el recorrido completo, desde la selección de una fuente hasta la activación de la automatización.
• Carga manual de PDF: envíe un PDF puntual sin un flujo de trabajo.
• Varios firmantes: solicite firmas de hasta cuatro personas en el mismo documento (planes Pro, Team y Enterprise).
• Registro de auditoría: añada una cronología de la firma al PDF firmado (planes Pro, Team y Enterprise).
• Cumplimiento normativo: cómo se aplica la legislación de firma electrónica en cada país.