eSignatures
Portant のワークフローから直接文書の署名を依頼したり、1 回限りの PDF をアップロードして、ワークフローをまったく設定せずに署名を依頼したりできます。
契約書、見積書、内定通知書、NDA など、送付したものに受信者の署名が必要な場合に eSignatures を使用してください。署名済み PDF は、ワークフローが出力を送信する場所（Google Drive フォルダー、HubSpot のレコード、SharePoint または OneDrive、Portant ホスティングなど）に保存され、Outputs ページに一覧表示されます。有料プラン（Pro、Team、Enterprise）では、署名済み PDF に監査証跡を追加することもできます。
eSignatures の使いどころ
eSignatures は、大きく 2 つの用途に対応しています。
- ソースから。 Google Sheets、Google Forms、HubSpot、またはその他の連携済みソースからデータを取得し、パーソナライズされた文書を生成して、新しい行、回答、またはステージ変更のたびに署名を依頼します。
- 1 回限り。 完成済みの PDF をアップロードして署名フィールドを配置し、ワークフローを設定せずに 1 人または複数の署名者に送信します。複数の署名者に送信するには、Pro、Team、または Enterprise プランが必要です。
どちらの方法でも署名済み PDF が作成されます。Portant が提供するのは、電子署名の基本レベルであるシンプル電子署名（SES）です。法的な位置づけと Portant が記録する内容については、以下で説明します。各国で電子署名法がどのように適用されるかについては、コンプライアンスを参照してください。
仕組み
- ワークフローに署名リクエストを追加します（または、1 回限りの送信の場合は PDF をアップロードします）。
- 署名、日付、テキスト、チェックボックス、イニシャルの各フィールドを必要な箇所に配置します。
- 署名者のメールアドレスを追加します（ソースのタグを使用するか、直接入力します）。
- 必要に応じて、リクエストメールと確認メールをカスタマイズします。
- ワークフローを有効にします。Portant がリクエストを送信し、署名を収集して、署名済みのコピーを保存します。
法的な位置づけ
Portant が提供するのはシンプル電子署名（SES）です。高度電子署名（AES）や適格電子署名（QES）は提供しておらず、署名者が誰であるかの確認も行いません。リクエストは入力したメールアドレスに送信されますが、署名リンクを持っている人は誰でも署名できます。受信者がリクエストのメールを転送した場合、それを受け取った人も署名できます。機密性の高いリクエストは、信頼できる受信者にのみ送信してください。
すべての署名フローで、署名者は署名する前に "I understand that this is a legal representation of my signature"（これは私の署名を法的に表すものであることを理解しています）にチェックを入れます。これにより署名の意思が確認されます。これは、以下で説明する消費者の同意ではありません。
米国と EU では、電子署名は電子的であるという理由だけで法的効力を否定されることはありません。一部の文書は対象外であるか、手書き、公証、または適格な署名が必要です。
- 米国。 E-SIGN Act（15 U.S.C. 7001 and 7003）は、当事者が電子的に取引を行うことに合意している場合にのみ適用されます。消費者に書面で提供しなければならない一部の情報については、先に消費者の同意が必要です。Portant には消費者の同意と開示のフローがないため、これが適用される場合は、ご自身で開示を行い、同意を取得する必要があります。この法律が対象としないものには、次のようなものがあります: 遺言書、遺言補足書、遺言信託、養子縁組、離婚その他の家族法上の事項、約束手形など Uniform Commercial Code に基づくほとんどの記録（UCC Articles 2 and 2A に基づく物品の売買とリースは対象です）、裁判所の命令と公式な裁判所文書、公共サービスの供給停止、主たる住居の抵当権の実行や立ち退き、健康保険や生命保険の解約、製品リコールなどの一部の通知、および有害物質に添付することが義務付けられている文書。お住まいの州の規則もご確認ください。
- 欧州連合。 eIDAS Regulation (EU) No 910/2014 の Article 25 のもとでは、適格電子署名は、すべての EU 加盟国で手書き署名と同等の法的効力を持ちます。Portant の署名を含むその他の電子署名の効力は、各国の法律によって決まります。Article 2(3) は、契約の成立と文書が満たすべき方式に関する EU と各国の規則を変更しません。例として、ドイツでは、法律が書面の方式を求める場合、電子文書には適格電子署名が必要です（BGB section 126a）。雇用契約の終了は電子的に行うことができません（BGB section 623）。雇用契約の期間の定めには書面の方式が必要です（TzBfG section 14(4)）。土地を譲渡する契約は公証が必要です（BGB section 311b）。
コンプライアンスのページでは、記載している各国について説明しています。Portant のドキュメントは法的助言ではありません。規制対象の文書や高額な文書については、電子署名に依拠する前に弁護士にご確認ください。
Portant が記録する内容
署名済み PDF はすべてロックされ、ハッシュ化されます。署名済み PDF は誰でも sign.portant.co で確認できます。この確認でわかるのは、そのファイルが変更されていない Portant の文書かどうかだけです。誰が、いつ、どこから署名したかは表示されません。
有料プラン（Pro、Team、Enterprise）では、署名済み PDF に監査証跡を追加できます。リクエストを送信する前に Audit trail（監査証跡）トグルをオンにしてください。すでに署名済みの PDF には追加できません。ワークフローの署名リクエスト、署名リンク、Signatures タブからのアップロードで利用できます。署名リンクでは、署名者が入力した名前とメールアドレスが署名の詳細とともに保存されます。
監査証跡のページには、ファイル名、文書の作成日時と作成者（名前とメールアドレス）、文書 ID、日付形式、タイムゾーン、ステータスが表示されます。続いて、文書の履歴が記載されます。
- 署名可能な文書が作成され、送信された日時。
- 各受信者について、文書を開いた各日時と各署名。メールアドレス、日時、IP アドレス、IP に基づくおおよその位置、デバイスとともに表示されます。
- 署名可能な文書が完了した日時。
Free プランには監査証跡は含まれていません。
署名の受領確認をオンにすると、各署名者は署名済み PDF のコピーを受け取ります。
Portant は Google Cloud Platform（GCP）上でデータをホストしています。Portant による個人データの処理方法については、データ処理補遺（Data Protection Addendum）を参照してください。