Démarrage rapide
Créez votre premier workflow Portant en quelques minutes. À la fin de cette page, vous disposerez d'une automatisation qui génère un PDF chaque fois qu'un utilisateur soumet un Google Forms, et envoie le PDF par e-mail à la personne de votre choix.
Ce que vous allez faire
- Créer un nouveau workflow
- Choisir une source pour le workflow
- Ajouter un modèle de document et le personnaliser avec les données de la source
- Envoyer le document généré par e-mail
- Activer l'automatisation
Créer un nouveau workflow
Sur la page des workflows, cliquez sur Add Workflow (Ajouter un workflow) en haut à droite.
Choisir une source
La première étape d'un nouveau workflow consiste à choisir une source. La source est l'endroit d'où proviennent vos données. Dans cet exemple, nous utiliserons un Google Forms, mais vous pouvez également démarrer à partir d'un modèle de document si vous préférez.
Sélectionnez un Google Forms depuis votre Drive, ou laissez Portant en créer un nouveau pour vous.
Une fois le formulaire sélectionné, Portant affiche les réponses récentes au formulaire. Si aucune réponse n'a encore été soumise, cette section reste vide. Depuis cet écran, vous pouvez ouvrir le formulaire pour le modifier, ou copier le lien public pour le partager.
Cliquez sur ✎ Change selected file (Modifier le fichier sélectionné) sous le nom du formulaire pour sélectionner un autre Google Forms.
Ajouter un modèle de document
Ensuite, connectez le document que vous souhaitez que Portant remplisse pour chaque réponse au formulaire. Cliquez sur Connect (Connecter) sur le côté droit.
Vous pouvez utiliser un fichier Google Docs ou Google Slides comme modèle. Comme précédemment, choisissez un fichier existant ou créez-en un nouveau.
Vous pouvez également générer un e-mail directement depuis la source, ou utiliser des modèles tels que des PDF remplissables ou des Google Sheets. Cliquez sur Advanced Options (Options avancées) pour afficher la liste complète.
Une fois votre modèle sélectionné, Portant l'ouvre afin que vous puissiez insérer les réponses du formulaire dans le document.
Le tableau en haut à droite de la page répertorie toutes les questions de votre formulaire. Nous appelons cela le tableau source.
Pour insérer une réponse dans le document, copiez le {{tag}} depuis le tableau source et collez-le à l'endroit où vous souhaitez que la réponse apparaisse.
Vous pouvez également ajouter des balises d'image aux documents et aux présentations, et personnaliser des balises individuelles en cliquant sur la ligne correspondante.
Une fois le document configuré, nommez les fichiers de sortie en ajoutant des balises dans le champ Output Name (Nom du fichier de sortie).
Sous le champ du nom du fichier de sortie, vous pouvez également choisir d'enregistrer chaque sortie au format PDF.
Avec le forfait Free, un filigrane Portant est ajouté au pied de page du PDF. Vous pouvez supprimer le filigrane en passant à l'offre Pro ou Teams.
Envoyer le document par e-mail
Une fois que le document est conforme à vos attentes, ajoutez une étape d'envoi par e-mail afin que chaque fichier de sortie soit envoyé automatiquement. Cliquez sur l'icône + sous le bloc document et sélectionnez le bloc Email (E-mail).
Dans le bloc e-mail, ajoutez les adresses To (À), CC ou BCC (CCI). Vous pouvez saisir des adresses directement ou utiliser des balises issues du tableau source à droite. Ajoutez ensuite un objet et le corps du message. Les contrôles de mise en forme vous permettent de styliser le message.
La dernière étape consiste à joindre le fichier de sortie du workflow. Pour Google Slides et Google Docs, vous pouvez également choisir les permissions Viewer (Lecteur), Commenter (Commentateur) ou Editor (Éditeur).
Cliquez sur Save (Enregistrer) en bas de la page et fermez le bloc e-mail.
Activer le workflow
Lorsque le workflow est prêt, cliquez sur Automate (Automatiser) en haut à droite et activez Auto-create (Création automatique). Désormais, chaque réponse au formulaire sera traitée par le workflow et produira un document.
Vous pouvez également traiter d'anciennes réponses au formulaire depuis ce panneau en utilisant Process Existing Data (Traiter les données existantes). Traitez-les toutes, ou sélectionnez une plage personnalisée.
Pour vérifier que tout fonctionne, ouvrez votre formulaire et soumettez une réponse de test. Le nouveau document apparaîtra dans l'onglet Outputs (Sorties).
Votre premier workflow est terminé.