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Cree su primer flujo de trabajo en Portant en pocos minutos. Al finalizar esta página, tendrá una automatización que crea un PDF cada vez que alguien envía un Google Form, y envía el PDF por correo electrónico a quien usted elija.
Qué hará
- Crear un nuevo flujo de trabajo
- Seleccionar una fuente para el flujo de trabajo
- Agregar una plantilla de documento y personalizarla con los datos de la fuente
- Enviar por correo electrónico el documento generado
- Activar la automatización
Crear un nuevo flujo de trabajo
En la página de flujos de trabajo, haga clic en Add Workflow (Agregar flujo de trabajo) en la esquina superior derecha.
Seleccionar una fuente
El primer paso en un nuevo flujo de trabajo es elegir una fuente. La fuente es el lugar de donde provienen sus datos. En este ejemplo usaremos un Google Form, aunque también puede comenzar desde una plantilla de documento si lo prefiere.
Seleccione un Google Form de su Drive, o deje que Portant cree uno nuevo por usted.
Una vez seleccionado el formulario, Portant muestra las respuestas recientes. Si aún no hay respuestas, esta sección permanece vacía. Desde aquí puede abrir el formulario para editarlo o copiar el enlace público para compartirlo.
Haga clic en ✎ Change selected file (Cambiar archivo seleccionado) debajo del nombre del formulario para reemplazarlo por un Google Form diferente.
Agregar una plantilla de documento
A continuación, conecte el documento que desea que Portant complete por cada respuesta del formulario. Haga clic en Connect (Conectar) en el lado derecho.
Puede usar un Google Docs o un Google Slides como plantilla. Al igual que antes, seleccione un archivo existente o cree uno nuevo.
También puede generar un correo electrónico directamente desde la fuente, o usar plantillas como PDFs rellenables o Google Sheets. Haga clic en Advanced Options (Opciones avanzadas) para ver la lista completa.
Una vez seleccionada su plantilla, Portant la abre para que pueda insertar las respuestas del formulario en el documento.
La tabla en la parte superior derecha de la página lista todas las preguntas de su formulario. A esto lo llamamos la tabla de fuente.
Para insertar una respuesta en el documento, copie el {{tag}} de la tabla de fuente y péguelo donde desee que aparezca la respuesta.
También puede agregar etiquetas de imagen a documentos y presentaciones, y personalizar etiquetas individuales haciendo clic en la fila correspondiente.
Cuando el documento esté configurado, asigne un nombre a los archivos de salida agregando etiquetas al campo Output Name (Nombre de salida).
Debajo del campo de nombre de salida, también puede elegir guardar cada resultado como PDF.
En el plan Free (Gratuito), se agrega una marca de agua de Portant en el pie de página del PDF. Puede eliminar la marca de agua actualizando al plan Pro o Teams.
Enviar el documento por correo electrónico
Una vez que el documento tenga el aspecto deseado, agregue un paso de correo electrónico para que cada resultado se envíe automáticamente. Haga clic en el ícono + debajo del bloque de documento y seleccione el bloque Email (Correo electrónico).
En el bloque de correo electrónico, agregue direcciones en los campos To (Para), CC o BCC. Puede escribir las direcciones directamente o usar etiquetas de la tabla de fuente en el lado derecho. Luego agregue una línea de asunto y el cuerpo del correo. Los controles de formato le permiten dar estilo al mensaje.
El último paso es adjuntar el resultado del flujo de trabajo. Para Google Slides y Google Docs, también puede elegir permisos de Viewer (Visualizador), Commenter (Comentarista) o Editor.
Haga clic en Save (Guardar) en la parte inferior y cierre el bloque de correo electrónico.
Activar el flujo de trabajo
Cuando el flujo de trabajo esté listo, haga clic en Automate (Automatizar) en la parte superior derecha y active Auto-create (Creación automática). A partir de ese momento, cada respuesta del formulario pasará por el flujo de trabajo y generará un documento.
También puede procesar respuestas anteriores del formulario desde este panel mediante Process Existing Data (Procesar datos existentes). Ejecútelas todas o seleccione un rango personalizado.
Para comprobar que funciona correctamente, abra su formulario y envíe una respuesta de prueba. El nuevo documento aparecerá en la pestaña Outputs (Resultados).
Ese es su primer flujo de trabajo completado.