クイックスタート

数分でPortantの最初のワークフローを構築しましょう。このページを最後まで読むと、誰かがGoogle Formを送信するたびにPDFを作成し、任意の宛先にそのPDFをメールで送信する自動化が完成します。

実施内容

ワークフローページで、右上の Add Workflow (ワークフローを追加) をクリックします。

新しいワークフローの最初のステップは、ソースを選択することです。ソースとは、データの取得元です。この例ではGoogle Formを使用しますが、ドキュメントテンプレートから開始することもできます。

Google DriveからGoogle Formを選択するか、Portantに新しいフォームを作成させることができます。

フォームを選択すると、Portantは最近のフォーム回答を表示します。回答がまだない場合、このセクションは空のままです。ここからフォームを開いて編集したり、公開リンクをコピーして共有したりできます。

フォーム名の下にある ✎ Change selected file (選択ファイルを変更) をクリックすると、別のGoogle Formに切り替えることができます。

次に、各フォーム回答に対してPortantが入力するドキュメントを接続します。右側の Connect (接続) をクリックします。

テンプレートとしてGoogle DocまたはGoogle Slidesファイルを使用できます。前述と同様に、既存のファイルを選択するか、新しいファイルを作成します。

ソースから直接メールを生成したり、入力可能なPDFやGoogle Sheetsなどのテンプレートを使用したりすることもできます。 Advanced Options (詳細オプション) をクリックすると、全一覧が表示されます。

テンプレートを選択すると、Portantがそのテンプレートを開き、フォームの回答をドキュメントに配置できるようになります。

ページ右上の表には、フォームのすべての質問が一覧表示されます。これをソーステーブルと呼びます。

回答をドキュメントに配置するには、ソーステーブルから {{tag}} をコピーし、回答を表示したい場所に貼り付けます。

ドキュメントやプレゼンテーションに画像タグを追加したり、行をクリックして個々のタグをカスタマイズしたりすることもできます。

ドキュメントの設定が完了したら、Output Name (出力名) フィールドにタグを追加して出力ファイルに名前を付けます。

出力名フィールドの下で、各出力をPDFとして保存するかどうかを選択することもできます。

Freeプランでは、PDFのフッターにPortantのウォーターマークが追加されます。ProまたはTeamsにアップグレードすることでウォーターマークを削除できます。

ドキュメントが希望通りの状態になったら、各出力が自動的に送信されるようにメールステップを追加します。ドキュメントブロックの下にある + アイコンをクリックし、Email (メール) ブロックを選択します。

メールブロックで、To、CC、またはBCCのアドレスを追加します。アドレスを直接入力するか、右側のソーステーブルからタグを使用することができます。次に、件名とメール本文を追加します。書式設定コントロールでメッセージのスタイルを設定できます。

最後のステップは、ワークフローの出力を添付することです。Google SlidesおよびGoogle Docsの場合、Viewer (閲覧者)、Commenter (コメント投稿者)、またはEditor (編集者) の権限を選択することもできます。

下部の Save (保存) をクリックし、メールブロックを閉じます。

ワークフローの準備ができたら、右上の Automate をクリックし、Auto-create をオンに切り替えます。これ以降、すべてのフォーム回答がワークフローを通じて処理され、ドキュメントが生成されます。

このパネルで Process Existing Data (既存データの処理) を使用して、過去のフォーム回答を処理することもできます。すべての回答を一括実行するか、カスタム範囲を指定して実行します。

正常に動作しているか確認するには、フォームを開いてテスト回答を送信します。新しいドキュメントは Outputs タブに表示されます。

これで最初のワークフローが完成しました。