Ejecutar un flujo de trabajo desde un objeto asociado
Cada flujo de trabajo de Portant está vinculado a un tipo de objeto de HubSpot. De forma predeterminada, el flujo de trabajo solo aparece en los registros de ese tipo, por lo que un flujo de trabajo basado en Companies (Empresas) aparece en los registros de empresa y en ningún otro lugar. Esa es la razón más común por la que un flujo de trabajo parece estar "desaparecido" de la tarjeta de Portant en un registro.
Run from Associated Objects (Advanced) (Ejecutar desde objetos asociados, avanzado) elimina esa restricción para un flujo de trabajo. Con esta opción activada, el flujo de trabajo también se ofrece en los registros que están asociados con su objeto de origen, de modo que un NDA basado en una empresa puede iniciarse desde el trato o el contacto que el representante ya tiene abierto.
Cuándo utilizarlo
Actívelo cuando la persona que ejecuta el documento no trabaja en el mismo objeto sobre el que está construido el flujo de trabajo. Por ejemplo:
- Un NDA o MSA mutuo basado en Companies, ejecutado por un representante desde el trato en el que está trabajando.
- Un paquete de incorporación basado en un objeto personalizado, ejecutado desde la empresa a la que pertenece.
- Un contrato basado en Companies, ejecutado desde un registro de contacto durante una llamada.
Déjelo desactivado cuando un flujo de trabajo solo deba ejecutarse desde su propio tipo de objeto. Desactivado es la opción más segura por defecto: mantiene la lista de acciones en cada registro corta y deja claro desde qué registro se generó un documento.
Cómo activarlo
- Abra el flujo de trabajo en Portant y permanezca en la pestaña Workflow (Flujo de trabajo).
- En el panel derecho, abra Source Settings (Configuración de origen).
- Desplácese hasta Run from Associated Objects (Advanced) en la parte inferior del panel.
- Active Allow this workflow to be ran from associated objects in HubSpot (Permitir que este flujo de trabajo se ejecute desde objetos asociados en HubSpot).
La configuración se guarda en el flujo de trabajo y se aplica a todos los que lo ejecuten. Está desactivada de forma predeterminada y es por flujo de trabajo, por lo que activarla para un flujo de trabajo no modifica ninguno de los demás.
Justo encima se encuentra Show in HubSpot (Mostrar en HubSpot), que controla si el flujo de trabajo aparece en el menú de acciones Run Workflow de HubSpot. Si un flujo de trabajo no aparece en HubSpot en ningún lugar, no solo en un tipo de objeto, compruebe primero ese botón.
Cuando hay varios registros asociados
Un registro suele estar asociado con más de un registro del tipo de objeto de origen, por ejemplo, una empresa con cinco tratos abiertos. Lo que ocurre en ese caso depende de cómo se ejecute el flujo de trabajo, y este es el punto que suele generar confusión.
| Cómo se ejecuta | Qué ocurre |
|---|---|
| Manualmente desde el registro (tarjeta de la aplicación Portant) | Aparece una lista de casillas de verificación con los registros asociados y se seleccionan los deseados. Portant genera un documento por cada registro seleccionado. |
| Automáticamente mediante una acción de Portant en un flujo de trabajo de HubSpot | Todos los registros asociados se ejecutan. Cinco tratos asociados significan cinco documentos, sin ninguna confirmación previa. |
Por ello, antes de incorporar este flujo de trabajo a una automatización de HubSpot, compruebe cuántos registros están asociados de forma realista en el momento en que se activa la automatización. Si solo desea un documento, mantenga el flujo de trabajo en ejecuciones manuales o restrinja el activador en HubSpot para que se active cuando exista una única asociación.
Información adicional
- La plantilla no necesita modificaciones. El objeto de origen permanece igual, por lo que las etiquetas siguen proviniendo del objeto de origen y sus registros asociados exactamente como antes.
- Debe existir una asociación. El flujo de trabajo solo se ofrece donde el registro está realmente asociado con el tipo de objeto de origen. Si un trato no tiene ninguna empresa asociada, un flujo de trabajo basado en empresas no aparecerá en ese trato.
- Funciona con objetos personalizados, así como con tratos, contactos, empresas y tickets.
Guías relacionadas
- Crear un documento en HubSpot para ejecutar un flujo de trabajo desde un registro paso a paso.
- Gestionar y seleccionar propiedades de HubSpot para incorporar campos de registros asociados a la plantilla.
- Añadir una acción de Portant a un flujo de trabajo de HubSpot para ejecutarlo automáticamente desde un activador de HubSpot.
- Generar documentos desde cualquier objeto personalizado si el flujo de trabajo está construido sobre un objeto personalizado.