シートとユーザー
シートとは、Portant にサインインして利用できる人のことです。チームプランはシート単位で販売され、ドキュメントの利用枠はシートごとに分割されるのではなく、チーム全体で共有されます。Documents per month を参照してください。
シートが必要な人
次に該当する場合、シートが必要です。
- Portant にサインインして、ワークフローの作成、編集、または実行を行う。
- レビューステップの一環としてドキュメントを承認する。
- Portant のアプリカードを通じた表示を含め、HubSpot レコード上でワークフローおよびドキュメントのステータスを確認する必要がある。
ワークフローが自分の関わったレコードで実行されたというだけでは、シートは必要ありません。同僚がディールをあるステージに移動させたことで HubSpot ワークフローがトリガーされ、そのワークフローが Portant のアクションを実行した場合、自動化は同僚のアカウントではなく接続されたアカウントのもとで実行されます。
実際に重要な区別は可視性です。ディールステージを変更するだけで Portant が何をしたかを知る必要のない担当者はシートを必要としません。一方、レコードを開いて契約書が生成されたかどうか、または署名の状況を確認する必要がある担当者はシートが必要です。
この点が支払い金額に直結するため、上記に当てはまらないケースがある場合は、購入後ではなく購入前にお問い合わせください。適切なサイズをご一緒に検討いたします。
シートの追加と削除
オーナーは Settings → Billing から、現在のプランの横にある Add Seats (シートの追加) を使用してシート数を変更できます。プランの変更はすぐに有効になり、現在の請求サイクルの未使用分はクレジットとして返還されます。Update billing を参照してください。
チームプランは最大 5 ユーザーまで対応しています。それを超える場合は、ユーザーごとに月額料金が発生し、請求ページに表示されます。
誰かをシートに招待するには、チーム管理ページにアクセスしてください。招待はその人がチームに参加する前に承諾される必要があります。Create your team を参照してください。
テーブル下部の Members (メンバー数) は使用中のシート数を示し、各行にはその人の使用状況と最終ログイン日時が表示されます。どちらも、シートが引き続き必要かどうかを判断する際に役立ちます。
必要最小限のアクセス権を付与する
出力結果の確認だけが必要な場合、Viewer (ビューアー) ロールを使用することで、実行や変更の権限を与えずに対応できます。実際の業務内容に合ったロールを割り当てることで、チームを整理された状態に保ち、実行のみを意図していたユーザーがワークフローを編集してしまうといった予期せぬ事態を防ぐことができます。
各ロールでできることの詳細は、Manage team permissions を参照してください。