Comenzar con firmas electrónicas

Configure un flujo de trabajo de Portant que envíe un documento para firma automáticamente cada vez que aparezca una nueva fila en su fuente. Al finalizar esta página, tendrá una solicitud de firma enviada desde una fuente real, los PDF firmados guardados en su carpeta de salida y un correo electrónico de confirmación enviado una vez que todos hayan firmado.

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Esta página asume que ya ha creado un flujo de trabajo con una plantilla de documento. Si desea el recorrido más detallado que incluye elegir una fuente y personalizar el documento, consulte Solicitudes de firma.

Lo que hará

Agregar los marcadores de posición de firma a su documento
Editar el correo electrónico de solicitud de firma (opcional)
Editar el correo electrónico de confirmación de firma (opcional)
Activar el flujo de trabajo y probarlo

1. Agregar los marcadores de posición de firma

Debajo del campo Output Name (Nombre de salida) hay un botón para solicitar una firma como parte de su flujo de trabajo.

Haga clic en él y aparecerán tres configuraciones de firma:

La dirección de correo electrónico del destinatario. Puede ser un {{tag}} de su fuente o una dirección escrita directamente, como james@portant.co.
El marcador de posición Signature (Firma), una imagen que se inserta en el documento donde debe aparecer la firma.
El marcador de posición Date (Fecha), una imagen para la fecha en que se firmó el documento.

Nota: También puede agregar marcadores de posición de tipo Text (Texto), Checkbox (Casilla de verificación), Date (Fecha) e Initials (Iniciales), y configurar si son obligatorios. Consulte Solicitar información al firmar.

Agregar el correo electrónico del destinatario

Haga clic en el botón de etiqueta a la derecha del campo de correo electrónico para seleccionar un campo de su fuente, o escriba la dirección directamente.

Nota: Si utiliza Google Forms, el campo de correo electrónico del respondente solo funciona cuando ha activado collect respondent email addresses en el formulario. O bien use una pregunta para recopilar el correo electrónico de forma manual.

Insertar el marcador de posición de firma

Haga clic en Insert (Insertar) junto a Signature (Firma). El marcador de posición se coloca al final del documento la primera vez, pero puede moverlo a cualquier lugar después.

El marcador de posición de firma es una imagen normal, así que cambie su tamaño para controlar qué tan grande aparece la firma.

Nota: Copie y pegue la imagen del marcador de posición para agregar la misma firma en varios lugares.

Insertar el marcador de posición de fecha

Los pasos son los mismos que para el marcador de posición de firma. Para cambiar el formato de fecha, haga clic en la vista previa del formato junto a la fecha.

Se abre un modal donde puede seleccionar el formato. Los planes Teams también pueden personalizar aquí la marca del portal de firma electrónica.

Si necesita que más de una persona firme el mismo documento, consulte Múltiples firmantes (planes Pro y Teams).

Nota: En las cuentas gratuitas, los PDF firmados incluyen una marca de agua de Portant en el pie de página. Para eliminarla, actualice a Pro o Teams.

2. Editar el correo electrónico de solicitud de firma (opcional)

Una vez que sus marcadores de posición estén insertados, vuelva a la vista general del flujo de trabajo haciendo clic en el ícono del rayo en la parte superior de la página. El bloque de solicitud de firma se encuentra debajo del bloque de su documento.

Haga clic en el bloque para editar los campos Subject (Asunto) y Message (Mensaje). El campo To (Para) está bloqueado en la dirección de correo electrónico que configuró en el documento. Puede agregar {{tags}} al asunto y al mensaje para personalizarlos.

Haga clic en Save (Guardar) cuando haya terminado.

Nota: En el lado derecho, debajo de la tabla de fuente, puede editar el formato de la fecha de firma y personalizar la URL de la página de confirmación y la marca del portal de firma electrónica (color y logotipo).

Para obtener más información sobre el correo electrónico de solicitud (edición HTML completa, archivos adjuntos), consulte Personalizar el correo electrónico de solicitud de firma.

3. Editar el correo electrónico de confirmación de firma (opcional)

El correo electrónico de confirmación se envía una vez que todos han firmado. Abra la vista general del flujo de trabajo nuevamente y haga clic en el bloque de correo electrónico al final del flujo de trabajo.

Configure los campos To (Para), CC, BCC, Subject (Asunto) y el cuerpo del mensaje Message. Use etiquetas de la tabla de origen para personalizar. Guarde cuando haya terminado.

4. Active el flujo de trabajo y pruébelo

Haga clic en Automate (Automatizar) en la parte superior derecha y active Auto-create (Creación automática). Cada nueva fila, respuesta o evento desencadenador de su origen ejecutará el flujo de trabajo y enviará una solicitud de firma.

Nota: Process Existing Data (Procesar datos existentes) le permite volver a ejecutar el flujo de trabajo sobre filas o respuestas anteriores. Seleccione Custom range (Rango personalizado) en el menú desplegable para procesar una parte en lugar de todo.

Envíe una respuesta de prueba. El firmante recibe un correo electrónico como este:

Cuando hace clic en Review and Sign (Revisar y firmar), accede a la página de firma:

Luego firma:

Una vez firmado, se guarda una copia del PDF firmado en su carpeta de Google Drive, se envía el correo electrónico de confirmación y aparece un enlace al documento firmado en la página Outputs (Resultados) de Portant.

Nota: De forma predeterminada, las solicitudes de firma vencen después de 30 días. Puede cambiar o desactivar el vencimiento en el bloque de plantilla. Consulte Signature link expiry (Vencimiento del enlace de firma).

Su primer flujo de trabajo de firma está activo.

Relacionados

Signature requests (Solicitudes de firma): el recorrido completo, incluida la selección de un origen y la personalización de la plantilla.
Multiple signers (Varios firmantes): solicite firmas de hasta cuatro personas.
Customise the signature request email (Personalizar el correo electrónico de solicitud de firma): edición completa en HTML, archivos adjuntos y marca.
Audit trail (Registro de auditoría): añada una auditoría de firma al PDF firmado.
Compliance (Cumplimiento normativo): posicionamiento legal por país.