Registros de documentos en HubSpot
Portant registra cada documento que genera en HubSpot como su propio registro en un objeto Document (un objeto de aplicación de HubSpot aportado por la aplicación de Portant), asociado con el negocio, contacto, empresa, ticket u objeto personalizado desde el que se ejecutó el flujo de trabajo.
El objetivo no es que pueda generar informes sobre documentos. Es que sus documentos son su proceso de negocio. Un documento es una cotización, un contrato, una factura, una propuesta o un enunciado de trabajo, de modo que una vez que cada uno es un registro con un estado y una fecha, preguntas que antes no podía responder se convierten en informes ordinarios de HubSpot: cuántos contratos se firmaron el mes pasado, cuántas cotizaciones salieron por representante, qué negocios han tenido tres cotizaciones y aún no han firmado, qué solicitudes de firma nunca fueron abiertas.
Antes de esto, las propiedades de Portant en un negocio o contacto solo guardaban el documento más reciente, sobreescrito en cada ejecución. Un negocio con una cotización, una cotización revisada y un contrato firmado mostraba un único conjunto de valores. Los registros de documentos conservan los tres.
En esta guía:
- Nombre sus flujos de trabajo según el tipo de documento
- Qué puede medir
- Automatizaciones que vale la pena ejecutar
- Automatización en el lado del documento o en el lado del negocio
- Renovaciones y vencimiento de contratos
- Referencia: qué contiene cada registro
- Cuándo se crean y actualizan los registros
- Requisitos y límites
- Si los registros no aparecen
Nombre sus flujos de trabajo según el tipo de documento
Haga esto primero, porque todo lo que se describe a continuación depende de ello.
Cada registro de Document almacena el flujo de trabajo que lo generó. El nombre de ese flujo de trabajo es la forma en que se distingue una cotización de un contrato en un informe, por lo que es, en efecto, su tipo de documento. Si sus flujos de trabajo se llaman "Workflow 1" y "Copy of proposal test", sus informes serán inútiles sin importar la calidad de sus datos.
Nombre los flujos de trabajo según el documento que producen: Quote (Cotización), Order Form (Formulario de pedido), MSA, NDA, Statement of Work (Enunciado de trabajo), Invoice (Factura), Renewal (Renovación). Entonces, "cuántos contratos firmamos en julio" es un filtro sobre un solo campo.
Si genera varios tipos de documentos desde un mismo flujo de trabajo, divídalo, o haga que el nombre de salida indique el tipo para poder agrupar por ese campo en su lugar.
El nombre del flujo de trabajo aparece en el registro como Workflow (Flujo de trabajo), que es el campo por el que se agrupa:
Qué puede medir
Volumen por tipo de documento
Agrupe los registros de Document por flujo de trabajo y por fecha de creación para ver lo que su negocio produjo realmente: cotizaciones por mes, contratos firmados por trimestre, facturas generadas por semana. Añada el propietario del registro para obtener el mismo panorama por representante, lo que convierte "¿está el equipo enviando propuestas?" en un número en lugar de una impresión.
Conversión de cotización a firma
Dos recuentos en paralelo, cotizaciones creadas frente a contratos firmados en el mismo período, le ofrecen una tasa de cierre basada en documentos que es independiente de con qué cuidado alguien mantiene las etapas del negocio. Haga seguimiento por representante o por plantilla para encontrar qué cotizaciones convierten realmente.
Cuánto tiempo tarda realmente la firma
Cada registro guarda cuándo se creó el documento y pasa al estado Signed (Firmado) cuando el último firmante completa el proceso. La diferencia entre esos dos momentos es su tiempo de ciclo de firma real, y es habitualmente donde los negocios esperan en silencio. Compárelo entre tipos de documentos: un NDA que tarda once días es un problema diferente al de un MSA que tarda once días.
Negocios con varias cotizaciones y nada firmado
Este es el informe que la mayoría de los equipos no tiene. Busque registros de origen con múltiples registros de Document de su flujo de trabajo de cotizaciones y sin contrato firmado. Cada uno es un negocio que se está renegociando, descontando o estancando, y la cantidad de cotizaciones es un buen indicador del nivel de fricción que lleva. Es a la vez una cola de revisión de descuentos y una señal de orientación.
Negocios cuya etapa no coincide con la documentación
Dado que los documentos y los negocios son ahora registros separados, puede cotejar uno con el otro:
- Negocios marcados como cerrados ganados sin contrato firmado, lo que representa una brecha en el reconocimiento de ingresos y en la auditoría.
- Negocios en etapa de propuesta o negociación en los que nunca se generó ninguna propuesta, lo que corresponde a un pipeline que aún no existe.
Ambos son invisibles si la única evidencia de un documento es una propiedad que se sobreescribe. Aquí el negocio está marcado como Closed Won mientras que su cotización más reciente sigue en estado Pending (Pendiente):
Si el firmante siquiera lo ha abierto
Cada registro registra cuántas veces se abrió la solicitud de firma y cuándo se vio por última vez. Eso divide un problema vago en dos, cada uno con soluciones diferentes:
- Enviado y nunca abierto. Dirección incorrecta, o fue a spam. Alguien necesita reenviar o llamar, y no sirve de nada seguir intentando en la misma bandeja de entrada.
- Abierto cinco veces y aún sin firmar. Lo han leído y algo les impide avanzar. Eso es una objeción, y requiere una llamada hoy mismo.
Qué plantillas se usan realmente
El volumen agrupado por flujo de trabajo indica qué plantillas cumplen su función y cuáles llevan un año sin actividad. Retire las que no se usan; la lista que su equipo consulta se vuelve más corta.
Automatizaciones que vale la pena ejecutar
Los registros de documentos pueden incluirse en flujos de trabajo de HubSpot y ramificarse como cualquier otro registro, de modo que la actividad de los documentos puede impulsar procesos reales y no solo informes. Acciones que vale la pena configurar:
- Contrato firmado, iniciar la entrega. El estado pasa a Signed (Firmado), por lo que se notifica al propietario, se mueve la etapa del negocio, se crean las tareas de incorporación y se traspasa al equipo de entrega. El PDF firmado ya está en el registro.
- Una generación falló. El estado pasa a Error (Error), por lo que se alerta a quien gestiona las operaciones de documentos. Sin esto, un fallo es silencioso: el representante asume que el cliente tiene la cotización y el cliente está esperándola.
- Enviado pero no abierto después de dos días. El estado es Signature Requested (Firma solicitada) y el recuento de visualizaciones sigue en cero, por lo que se crea una tarea de llamada. Esta es la automatización de mayor rendimiento de la lista, porque detecta problemas de entregabilidad que de otro modo se interpretan como desinterés del cliente.
- Leído varias veces y aún sin firmar. El recuento de visualizaciones supera tres sin firma, por lo que se asigna al representante la tarea de llamar e identificar la objeción.
- Seguimiento de la firma pendiente. El estado ha sido Signature Requested (Firma solicitada) o Partially Signed (Firmado parcialmente) durante más tiempo del habitual, por lo que se escala según un calendario en lugar de cuando alguien lo recuerda.
- Notificar cuando se envía un documento de alto valor. Consulte la sección siguiente, ya que el valor reside en el negocio y no en el documento.
- Renovación próxima. Consulte el apartado de renovaciones de contratos más adelante.
Automatización en el lado del documento o en el lado del negocio
Elija la opción según los campos que necesite.
Ejecute el flujo de trabajo en el objeto Document (Documento) cuando necesite granularidad por documento: esta cotización, su estado, su recuento de visualizaciones, cuándo se envió. Eso cubre la mayoría de las acciones anteriores. Un flujo de trabajo en el lado del documento incluye registros de Portant Document y se ramifica según Document Status (Estado del documento), de modo que la acción de contrato firmado es una única condición de incorporación:
Ejecútelo en el deal (negocio) cuando la regla dependa de campos del negocio como el importe, el pipeline o la etapa, y utilice la propiedad de estado del documento de Portant en el negocio como desencadenador. "Notificar al responsable cuando se envíe una cotización superior a 50.000" es una regla del lado del negocio, porque el registro de Document (Documento) contiene el estado y los enlaces del documento, pero no su valor monetario.
Si desea que el valor propio del documento sea reportable, captúrelo de nuevo en una propiedad con HubSpot capture fields, o mantenga el importe en el negocio y deje que la asociación lo traslade.
Renovaciones y vencimiento de contratos
Las renovaciones son el elemento de mayor valor en esta página y necesitan un campo que el registro de Document (Documento) no tiene: una fecha de fin. Los registros contienen cuándo se creó un documento, no cuándo vence el acuerdo. Hay dos formas de obtener esa fecha:
- Derivarla. Si un tipo de documento tiene un plazo estándar, establezca una fecha de renovación a partir de la fecha de creación más ese plazo mediante un flujo de trabajo de HubSpot o una propiedad calculada, y luego ejecute las tareas de renovación a partir de ella.
- Capturarla. Si el plazo se negocia por negocio, haga que el firmante la complete y escríbala de nuevo con HubSpot capture fields.
No confunda esto con signature link expiry (vencimiento del enlace de firma), que controla cuánto tiempo permanece activo un enlace de firma sin firmar. Eso se refiere a conseguir que se firme el documento; esto se refiere al plazo propio del acuerdo una vez que ya ha sido firmado.
Con esa fecha establecida, obtendrá un pipeline de renovaciones a partir de los documentos que ya generó: contratos que vencen en los próximos 90 días, acuerdos de renovación automática que se aproximan a su ventana de notificación, y clientes cuyo único acuerdo firmado venció hace meses.
Esto es también lo que convierte al objeto en una configuración liviana y funcional de gestión del ciclo de vida de contratos. Cada acuerdo es un registro con un estado, un PDF firmado, un historial de firmas y una fecha de renovación, todo ello con posibilidad de búsqueda en el CRM que su equipo ya utiliza, sin necesidad de una herramienta CLM independiente. No incluye bibliotecas de cláusulas ni marcado de cambios, pero para saber qué ha firmado, con quién y qué está próximo a renovarse, es suficiente.
Vale la pena mencionar otro uso: como cada registro conserva sus propios marcas de tiempo, enlaces e historial de firmas, dispone de un registro de auditoría por acuerdo. Eso es exactamente lo que necesita cuando el departamento de compras solicita la copia firmada, o cuando un cliente cuestiona qué versión aceptó.
Referencia: qué contiene cada registro
Cada documento se abre como su propio registro, con las propiedades de Portant en el panel izquierdo y el registro de origen en Deals (Negocios).
La etiqueta de propiedad es lo que seleccionará en los generadores de informes y los filtros de flujos de trabajo, y es lo que aparece en el registro. El nombre interno es el mismo que utilizan la API, las exportaciones y las integraciones de HubSpot para referirse a esa propiedad. Son distintos, por lo que ambos se listan aquí: los campos de firma en particular se muestran como "Signable Document" en pantalla y como signature_request en la API.
| Property label | Contenido | Internal name |
|---|---|---|
| Document Name | Nombre del documento (por defecto, "Portant Document") | a1323181_document_name |
| Workflow | El flujo de trabajo que lo generó, es decir, el tipo de documento | a1323181_workflow_name |
| Document Status | Estado del documento | a1323181_document_status |
| Document Created Time | Cuándo se creó el documento | a1323181_document_created |
| Document Link | Enlace al documento (Google Docs o OneDrive) | a1323181_document_link |
| PDF Link | Enlace al PDF | a1323181_pdf_link |
| PDF Files | El PDF generado, adjunto como archivo | a1323181_pdf_files |
| Signable Document Link | Enlace a la solicitud de firma | a1323181_signature_request_link |
| Signable Document View Count | Cuántas veces lo abrió el firmante | a1323181_signature_request_view_count |
| Signable Document Last Viewed Date | Cuándo lo abrió por última vez el firmante | a1323181_signature_request_last_view_date |
Al desplazarse por el panel de propiedades se muestran los campos de firma y el flujo de trabajo que produjo el documento.
Los valores de estado son el mismo conjunto que utiliza la propiedad Document Status de Portant en negocios y contactos: Pending, Error, Draft, Approved, Signature Requested, Partially Signed, Signed, Sent y Completed.
No existe una propiedad de tipo de documento, importe ni vencimiento. El tipo se obtiene del nombre del flujo de trabajo, y el importe y el vencimiento provienen del negocio o de los campos capturados, tal como se describe anteriormente.
Cuándo se crean y actualizan los registros
Se crea un registro la primera vez que se produce una salida de documento y, a continuación, se actualiza en el mismo lugar a medida que el documento avanza a lo largo de la ejecución. Un documento equivale a un registro durante toda su vida útil, por lo que contar registros equivale a contar documentos.
El estado sigue el trabajo: un borrador en espera de revisión pasa a Draft, luego a Approved, después a Signature Requested, y a continuación a Partially Signed o Signed según actúen los firmantes, y a Sent una vez que se envía el correo electrónico. Un flujo de trabajo sin paso de revisión ni de firma termina en Completed.
Un flujo de trabajo que genera varias salidas en una misma ejecución crea un registro por cada salida, cada uno asociado al mismo registro de origen.
Requisitos y límites
- La aplicación Portant debe estar instalada en su portal de HubSpot, con los permisos de objeto de documento concedidos al conectar HubSpot. Consulte Install the Portant app in HubSpot.
- Los registros se crean a medida que se generan los documentos, por lo que los documentos generados antes de que los registros de documento estuvieran disponibles no aparecerán. No existe relleno retroactivo, lo que significa que sus informes acumulan historial a partir del momento en que comienza, sin retroceder en el tiempo.
- El PDF se adjunta al registro únicamente cuando el flujo de trabajo está configurado para subir archivos a HubSpot. Los archivos adjuntos en el registro de origen se describen en View created documents in HubSpot. Cuando se adjunta, aparece en el registro como un archivo:
- Las funciones de informes personalizados y paneles de control disponibles dependen de su suscripción a HubSpot.
Si los registros no aparecen
Los permisos que permiten a Portant escribir registros de documento se conceden al conectar HubSpot, por lo que una conexión autorizada antes de que existiera esta función puede no incluirlos. Volver a conectar ejecuta de nuevo la solicitud de permisos de HubSpot: siga las instrucciones de Reconnect HubSpot, genere un nuevo documento y compruebe las asociaciones del registro de origen.
Si los documentos se siguen generando con normalidad pero no aparece ningún registro de documento, copie un support code (código de soporte) y abra un ticket de soporte con el ID de su portal de HubSpot para que podamos verificar la conexión desde nuestro lado.