Agrupación de datos con Google Sheets

Si necesita que varias filas de la misma hoja aparezcan dentro de un solo documento (por ejemplo, líneas de pedido en una factura u orden de compra), la agrupación de datos es la función que necesita. Seleccione una columna que identifique qué filas pertenecen juntas y Portant insertará cada fila coincidente en una tabla del documento.

Para la guía completa de referencia, consulte line items > data grouping. Esta página cubre la configuración específica de Google Sheets.

Configure su hoja

La hoja de origen debe tener una columna cuyo valor sea el mismo en todas las filas que pertenezcan al mismo documento. Por ejemplo, cada línea de pedido de la factura INV-001 compartiría ese número de factura:

Paso 1: seleccione la columna de agrupación

Abra el bloque de origen de Google Sheets. Haga clic en la fila de la tabla de origen correspondiente a la columna por la que desea agrupar y, a continuación, elija la opción de agrupación de datos. La columna debe ser única para cada grupo (por ejemplo, no tenga una columna llamada Invoice Number y otra llamada Invoice No. con los mismos datos).

También puede configurarlo desde el menú desplegable de la columna:

Paso 2: agregue una tabla al documento

Abra el bloque del documento e inserte una tabla (Insert (Insertar) > Table (Tabla)). Agregue las etiquetas de los datos agrupados en una sola fila de la tabla. Portant repetirá esa fila por cada elemento coincidente.

También puede usar la agrupación de datos con plantillas de Google Slides.

Opcional: agregue filas de encabezado y pie de página por encima y por debajo de la fila de etiquetas. Aparecerán una vez por grupo, con las filas repetidas en medio.

Paso 3: ejecute el flujo de trabajo

Una vez configurados los ajustes del documento (nombre de archivo, PDF, correo electrónico, etc.), haga clic en Create Documents (Crear documentos). Cada factura (o el documento que esté creando) se generará con una tabla que contiene todas las filas coincidentes de la hoja.