Nueva Zelanda: Contract and Commercial Law Act 2017
Tipo de firma: firma electrónica simple (SES). Portant no ofrece firmas electrónicas avanzadas ni cualificadas, y no verifica la identidad del firmante.
En Nueva Zelanda, las firmas electrónicas se rigen por la Parte 4 de la Contract and Commercial Law Act 2017. Esta sustituyó a la Electronic Transactions Act 2002 el 1 de septiembre de 2017. Según esta ley, no se puede negar efecto jurídico a un documento por el solo hecho de ser electrónico (sección 211). Cuando la propia ley exige una firma, una firma electrónica cumple ese requisito solo si supera las pruebas de la sección 226. El Schedule 5 excluye algunos documentos de esas normas. Se enumeran en Tenga en cuenta las excepciones de documentos más abajo.
Descripción general de la Parte 4 de la Contract and Commercial Law Act 2017
- Ámbito: Nueva Zelanda.
- Finalidad: Reduce la incertidumbre sobre el efecto jurídico de la información electrónica y permite cumplir electrónicamente determinados requisitos legales basados en papel, incluido el requisito de una firma (sección 207). No se niega efecto jurídico a la información por el solo hecho de estar en formato electrónico (sección 211).
- Alcance: La mayoría de los contratos y transacciones, tanto comerciales como personales. El Schedule 5 de la ley excluye algunos documentos, entre ellos los testamentos y otros instrumentos testamentarios, las declaraciones juradas (affidavits) y las declaraciones legales (statutory declarations), y los poderes notariales.
Cuándo y dónde se aplica la ley
- Tipo de transacciones: La mayoría de las transacciones comerciales y personales, como contratos, acuses de recibo y aprobaciones. La Parte 4 establece cuándo puede cumplirse electrónicamente un requisito legal de forma escrita o de firma. El Schedule 5 excluye algunos documentos, y algunos organismos establecen sus propias normas.
- Jurisdicciones: La Parte 4 se aplica cuando el requisito se rige por la legislación de Nueva Zelanda. Un acuerdo transfronterizo puede regirse por la legislación de otro país.
- Consentimiento: Nadie está obligado a utilizar, proporcionar o aceptar información en formato electrónico sin su consentimiento, pero el consentimiento puede deducirse de la conducta (sección 220). En la práctica, sigue siendo recomendable obtener el acuerdo de cada parte para firmar electrónicamente.
Qué examina la ley y qué ofrece Portant
| Tema | Qué significa | Qué ofrece Portant |
|---|---|---|
| Identificación del firmante | La firma debe identificar adecuadamente al firmante (sección 226). | Cada firma está vinculada a la dirección de correo electrónico de la solicitud. En un enlace de firma, el firmante también introduce su nombre y su correo electrónico, y estos se guardan con los eventos de firma. Portant no verifica la identidad del firmante. |
| Aprobación | La firma debe indicar adecuadamente la aprobación del firmante respecto de la información a la que se refiere (sección 226). | En todos los flujos de firma, antes de que se aplique una firma, el firmante marca una casilla que confirma "I understand that this is a legal representation of my signature" (Entiendo que esta es una representación legal de mi firma). Esto confirma la intención de firmar. Obtener el acuerdo de cada parte para firmar electrónicamente le corresponde a usted. |
| Fiabilidad | La forma de firmar debe ser tan fiable como resulte apropiado para la finalidad y las circunstancias (sección 226). | Portant ofrece una firma electrónica simple y no verifica la identidad. Que eso sea suficientemente fiable depende del documento. |
| Integridad del documento | La sección 228 presume que una firma es suficientemente fiable (una de las pruebas de la sección 226) cuando se cumplen las cuatro condiciones. Una de ellas es que cualquier cambio en la firma después de firmar sea detectable. Cuando la firma tiene por objeto mostrar que el documento no ha cambiado, cualquier cambio en el documento también debe ser detectable. La presunción admite prueba en contrario. | Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash. Cualquier persona puede comprobar un PDF firmado en sign.portant.co. La comprobación solo confirma si el archivo es un documento de Portant sin modificar. No muestra quién firmó, cuándo ni desde dónde. |
| Registros de la firma | Un registro del proceso de firma puede ayudar a demostrar quién firmó y cuándo si se cuestiona una firma. | En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), puede activar el registro de auditoría para añadir una página al final del PDF firmado. Muestra el nombre del archivo, cuándo y por quién se creó el documento, el ID del documento y su estado. Después indica cuándo se envió la solicitud, cada vez que un destinatario abrió el documento y cada firma (con correo electrónico, fecha y hora, dirección IP, ubicación aproximada y dispositivo), y cuándo se completó el documento. No registra una cancelación. El plan Free no incluye el registro de auditoría. |
| Información personal | La Privacy Act 2020 establece normas sobre cómo se recopila, almacena y comparte la información personal. Se aplica por separado de las normas sobre firma electrónica. | Portant aloja los datos en Google Cloud Platform (GCP). Consulte el Anexo de protección de datos. |
| Quién puede abrir y firmar | La ley no establece normas de acceso. Esta fila explica quién puede abrir y firmar un documento de Portant. | Una solicitud de firma normalmente envía por correo electrónico a cada firmante un enlace para firmar. Cualquier persona que tenga un enlace de firma puede firmar, por lo que, si un destinatario reenvía el correo electrónico, la persona que lo recibe puede firmar. El enlace de firma de cada solicitud también se muestra en la página Outputs (Resultados) y, si utiliza HubSpot, se escribe en una propiedad de HubSpot una vez enviada la solicitud. Un enlace de vista previa permite ver el documento a cualquier persona que lo tenga. Portant no verifica quién abre o firma. Envíe las solicitudes sensibles solo a destinatarios de confianza. |
Consideraciones prácticas
- Confirme que cada parte está dispuesta a firmar electrónicamente. La ley permite deducir el consentimiento de la conducta (sección 220), pero sigue siendo recomendable obtener el acuerdo de cada parte. Obtener ese acuerdo le corresponde a usted.
- Conserve el PDF firmado. Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash. Guarde el PDF firmado en un lugar seguro. Puede comprobar si un archivo es un documento de Portant sin modificar en sign.portant.co.
- Active el registro de auditoría antes de enviar (planes de pago). En los planes Pro, Team y Enterprise, active el interruptor Audit trail (Registro de auditoría) antes de enviar la solicitud. Funciona con las solicitudes de firma de flujos de trabajo, los enlaces de firma y los archivos cargados en la pestaña Signatures (Firmas). Añade al PDF firmado una página que muestra cuándo y desde dónde vio y firmó cada destinatario. No se puede añadir a un PDF que ya está firmado. Consulte Registro de auditoría.
- Tenga en cuenta las excepciones de documentos. El Schedule 5 de la Contract and Commercial Law Act 2017 excluye algunos documentos de las normas de firma electrónica de la ley. Entre ellos se encuentran los testamentos, los codicilos y otros instrumentos testamentarios; las declaraciones juradas (affidavits), las declaraciones legales (statutory declarations) y otros documentos otorgados bajo juramento o promesa; y los poderes notariales y los poderes duraderos (enduring powers of attorney). Estos documentos suelen necesitar una firma manuscrita. Otros organismos pueden establecer sus propias normas. Por ejemplo, Land Information New Zealand exige firmas manuscritas originales en los documentos presentados en papel.
- Compruebe si el documento necesita un testigo. Si la ley exige que una firma se realice ante testigo (por ejemplo, una escritura (deed) firmada por una persona física según la sección 9 de la Property Law Act 2007), la sección 227 establece condiciones adicionales, y la firma del testigo también debe cumplir los requisitos de la ley. Portant no ofrece un paso de testigo, así que busque asesoramiento jurídico antes de utilizarlo para estos documentos.
- Trate la información personal con cuidado. Los documentos firmados y las páginas del registro de auditoría incluyen nombres, direcciones de correo electrónico y direcciones IP. La Privacy Act 2020 se aplica a cómo los recopila, almacena y comparte.
Niveles de garantía
La legislación de Nueva Zelanda no clasifica las firmas electrónicas en niveles formales como lo hace el Reglamento eIDAS de la UE. Portant ofrece una firma electrónica simple (SES). No ofrece firmas electrónicas avanzadas ni cualificadas, y no verifica la identidad del firmante.
La sección 228 de la ley presume que una firma es fiable cuando se cumplen determinadas condiciones. Entre ellas, que la forma de firmar esté vinculada al firmante y a ninguna otra persona, y que estuviera bajo el control exclusivo del firmante cuando firmó. Como Portant no verifica la identidad, no dé por hecho que esta presunción se aplica a una firma de Portant. En caso contrario, la firma debe ser tan fiable como resulte apropiado para su finalidad y sus circunstancias (sección 226(1)(c)).
Conclusión
Portant ofrece firmas electrónicas simples. Según la Parte 4 de la Contract and Commercial Law Act 2017, no se puede negar efecto jurídico a un documento por el solo hecho de ser electrónico (sección 211). Cuando la ley exige una firma, una firma electrónica debe cumplir la sección 226, y el Schedule 5 excluye algunos documentos de esas normas. Esta página no constituye asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado antes de confiar en una firma electrónica.
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