Estados Unidos: E-SIGN Act y UETA

Las firmas de Portant son firmas electrónicas simples. Según la E-SIGN Act y la UETA, no se puede negar efecto jurídico a una firma por el solo hecho de ser electrónica. Algunos tipos de documentos están excluidos. Consulte Documentos que excluyen las leyes.

La E-SIGN Act (ley federal) y la UETA (ley estatal) establecen que no se puede negar efecto jurídico a una firma, un contrato o un registro por el solo hecho de ser electrónico. Portant ofrece firmas electrónicas simples. No verifica la identidad del firmante. Esta página resume ambas leyes, los documentos que excluyen y lo que hace Portant cuando alguien firma. No constituye asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado.

Descripción general de la E-SIGN Act y la UETA

E-SIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act)

Ámbito: Estados Unidos, ley federal (15 U.S.C. 7001 a 7031).
Se aplica a: Las transacciones del comercio interestatal o exterior, o que lo afecten, en todos los estados. Una ley estatal solo puede modificar o sustituir partes de ella si el estado adoptó la UETA, o aprobó sus propias normas compatibles con E-SIGN, y E-SIGN sigue prevaleciendo en caso de conflicto (15 U.S.C. 7002).
Punto clave: No se puede negar efecto jurídico, validez o exigibilidad a una firma, un contrato u otro registro relacionado con una transacción por el solo hecho de estar en formato electrónico (15 U.S.C. 7001(a)). La ley no obliga a nadie a aceptar una firma electrónica (15 U.S.C. 7001(b)(2)).

UETA (Uniform Electronic Transactions Act)

Ámbito: Ley estatal, adoptada en todos los estados excepto Nueva York, además del Distrito de Columbia y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos. Puerto Rico tiene su propia Ley de Transacciones Electrónicas (Act 148-2006), basada en la UETA. Nueva York tiene su propia ley, la Electronic Signatures and Records Act (State Technology Law, Article 3).
Se aplica a: Los registros y las firmas electrónicos relacionados con una transacción, pero solo entre partes que han acordado realizar operaciones por medios electrónicos. Ese acuerdo puede deducirse del contexto y de la conducta de las partes (UETA section 5(b)).
Punto clave: No se puede negar efecto jurídico o exigibilidad a un registro o una firma por el solo hecho de estar en formato electrónico (UETA section 7(a)).

Cuándo y dónde se aplican las leyes

La E-SIGN Act y la UETA se aplican cuando:

El registro o la firma se refiere a una transacción. Las transacciones empresariales, comerciales y de consumo, como ventas, arrendamientos y contratos de servicios, están incluidas, salvo que pertenezcan a una de las categorías excluidas que se indican más abajo.
La transacción se rige por la legislación de EE. UU. La UETA se aplica en todos los estados excepto Nueva York, que tiene su propia ley. Algunas leyes estatales añaden sus propios requisitos.
Las partes han acordado operar por medios electrónicos. La UETA solo se aplica entre partes que acordaron realizar operaciones por medios electrónicos, y ese acuerdo puede derivarse de su conducta. E-SIGN no obliga a nadie a aceptar una firma electrónica. Cuando otra ley establece que un consumidor debe recibir información por escrito, E-SIGN también exige el consentimiento del consumidor y unas divulgaciones específicas antes de entregar esa información por medios electrónicos (15 U.S.C. 7001(c)).

Qué examinan las leyes y qué hace Portant

Tema	Qué dicen las leyes	Qué hace Portant
Acuerdo para firmar electrónicamente	La UETA solo se aplica cuando las partes acordaron operar por medios electrónicos. E-SIGN añade un paso de consentimiento y divulgación cuando un consumidor debe recibir información por escrito.	En todos los flujos de firma, el firmante marca una casilla que confirma "I understand that this is a legal representation of my signature" (Entiendo que esta es una representación legal de mi firma) antes de firmar. Esto confirma su intención de firmar. No es el consentimiento del consumidor conforme a E-SIGN. Portant no tiene un flujo de consentimiento y divulgación al consumidor, por lo que, si su transacción requiere las divulgaciones al consumidor de E-SIGN, proporciónelas y obtenga usted mismo el consentimiento antes de enviar.
Conservación de un registro exacto	Cuando una ley exige conservar un registro, un registro electrónico es válido si refleja con exactitud la información y sigue siendo accesible para consultas posteriores. Cuando una ley exige un contrato por escrito, cada parte con derecho a él debe poder conservarlo y reproducirlo (15 U.S.C. 7001(e); UETA section 8).	Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash. Cualquier persona puede comprobar si un archivo es un documento de Portant sin modificar en sign.portant.co. Esa comprobación no muestra quién firmó, cuándo ni desde dónde. El PDF firmado se guarda donde su flujo de trabajo envía sus resultados, por ejemplo el registro de HubSpot, Google Drive, SharePoint u OneDrive, o el alojamiento de Portant, y aparece un enlace en la página Outputs (Resultados). Cada firmante puede recibir una copia del PDF firmado cuando usted activa los recibos de firma.
Demostración de quién firmó	Una firma es atribuible a una persona si fue un acto de esa persona, y eso puede demostrarse por cualquier medio (UETA section 9).	En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), el registro de auditoría añade una página al final del PDF firmado. Muestra cuándo se envió el documento, cada vez que cada destinatario lo abrió y cada firma (con correo electrónico, fecha y hora, dirección IP, ubicación aproximada y dispositivo), y cuándo se completó el documento. El plan Free no lo incluye. Portant no verifica quién abre o firma un documento. Cualquier persona con un enlace de firma puede firmar, incluida una persona a la que un destinatario reenvíe el correo electrónico de la solicitud.
Seguridad de sus datos	No lo regulan estas leyes. Pueden aplicarse por separado leyes de privacidad y seguridad.	Portant aloja los datos en Google Cloud Platform (GCP). Para saber cómo trata Portant los datos personales, consulte el Anexo de protección de datos.

Consideraciones prácticas

Tenga en cuenta lo siguiente al enviar solicitudes de firma con destino a EE. UU. a través de Portant:

Confirme que las partes aceptan firmar electrónicamente. Obtenga ese acuerdo antes de enviar. Si una ley le exige proporcionar información por escrito a un consumidor, recabe primero su consentimiento conforme a E-SIGN y proporcione las divulgaciones exigidas. Portant no lo hace por usted.
Envíe a la persona correcta. Cualquier persona con un enlace de firma puede firmar, y un correo electrónico de solicitud reenviado puede firmarlo quien lo reciba. Envíe las solicitudes sensibles solo a destinatarios de confianza.
Conserve el PDF firmado. Portant bloquea y aplica un hash a cada PDF firmado y lo guarda donde su flujo de trabajo envía sus resultados. Conserve ese archivo como registro, no lo edite y active los recibos de firma para que cada firmante reciba su propia copia.
Conserve pruebas de la transacción. En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), active el interruptor Audit trail (Registro de auditoría) antes de enviar la solicitud. Funciona con las solicitudes de firma de flujos de trabajo, los enlaces de firma y los archivos cargados en la pestaña Signatures (Firmas). No se puede añadir a un PDF que ya está firmado.
Compruebe los requisitos específicos de cada estado. Algunos estados añaden sus propias normas a la UETA, y Nueva York utiliza en su lugar su propia Electronic Signatures and Records Act. Compruebe si se aplica algún requisito adicional en su estado.
Compruebe el tipo de documento. Consulte Documentos que excluyen las leyes más abajo. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado antes de enviar.

Documentos que excluyen las leyes

La E-SIGN Act no se aplica a los documentos siguientes (15 U.S.C. 7003). Las exclusiones propias de la UETA son más limitadas (testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios, y la mayor parte del Uniform Commercial Code), y cada estado puede añadir otras. La ley de Nueva York también excluye los testamentos, los fideicomisos, los poderes notariales y los poderes para decisiones sanitarias. Un documento excluido no es automáticamente inválido si se firma electrónicamente. Lo determina otra legislación, así que compruébelo antes de enviar uno.

Testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios.
Adopción, divorcio y otros asuntos de derecho de familia.
La mayoría de los asuntos del Uniform Commercial Code, salvo las ventas y los arrendamientos de bienes (Articles 2 y 2A). Por ejemplo, los instrumentos negociables.
Órdenes, notificaciones y documentos judiciales oficiales, como escritos y alegaciones.
Avisos de corte de servicios públicos (agua, calefacción, electricidad).
Avisos de incumplimiento, vencimiento anticipado, recuperación de bienes, ejecución hipotecaria o desahucio, o del derecho a subsanar, en virtud de un contrato de crédito garantizado por la vivienda principal de una persona, o de un contrato de alquiler de esta.
Avisos de cancelación de seguros o prestaciones de salud, o de prestaciones de seguros de vida (no rentas vitalicias).
Avisos de retirada de productos o de fallos de seguridad.
Documentos que deben acompañar a materiales peligrosos, pesticidas u otros materiales peligrosos.

Algunos documentos también necesitan una firma ante notario o con testigos según la legislación estatal, por ejemplo muchas escrituras de propiedad que se inscriben en un condado. Una firma de Portant no sustituye a un notario ni a un testigo. Cuando la legislación estatal permite la notarización electrónica, debe realizarla un notario autorizado.

Resumen

Portant ofrece firmas electrónicas simples. Según la E-SIGN Act y la UETA, no se puede negar efecto jurídico a una firma por el solo hecho de ser electrónica. Que una firma concreta se sostenga sigue dependiendo del tipo de documento, del acuerdo de las partes para operar por medios electrónicos y de las demás condiciones indicadas arriba. En los planes de pago, el registro de auditoría añade al PDF firmado un registro de cuándo y desde dónde abrió y firmó cada firmante. Esta página no constituye asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado.

Si tiene preguntas sobre las firmas de Portant, póngase en contacto con nosotros.