電子署名を始める

ソースに新しい行が追加されるたびに、自動的に署名依頼ドキュメントを送信する Portant ワークフローを設定します。このページを完了すると、実際のソースから署名依頼が送信され、署名済み PDF が出力フォルダーに保存され、全員が署名した後に確認メールが送信されるようになります。

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このページは、すでにドキュメントテンプレートを使ったワークフローを作成済みであることを前提としています。ソースの選択やドキュメントのカスタマイズを含む詳細な手順については、署名依頼を参照してください。

行うこと

ドキュメントに署名プレースホルダーを追加する
署名依頼メールを編集する（任意）
署名確認メールを編集する（任意）
ワークフローをオンにしてテストする

1. 署名プレースホルダーを追加する

Output Name（出力名）フィールドの下に、ワークフローの一部として署名を依頼するためのボタンがあります。

そのボタンをクリックすると、3つの署名設定が表示されます。

受信者のメールアドレス。ソースの {{tag}} を使用するか、james@portant.co のように直接メールアドレスを入力できます。
Signature（署名）プレースホルダー。ドキュメント内の署名を表示する位置にドロップする画像です。
Date（日付）プレースホルダー。ドキュメントへの署名日を表示する画像です。

注意: Text、Checkbox、Date、Initials のプレースホルダーを追加したり、それらを必須にするかどうかを設定したりすることもできます。署名時の情報取得を参照してください。

受信者のメールアドレスを追加する

メールボックスの右側にあるタグボタンをクリックしてソースからフィールドを選択するか、アドレスを直接入力します。

注意: Google Forms を使用している場合、Respondent email（回答者のメールアドレス）フィールドは、フォームで回答者のメールアドレスを収集する設定をオンにした場合にのみ機能します。または、質問を使用して手動でメールアドレスを収集してください。

署名プレースホルダーを挿入する

Signature の横にある Insert（挿入）をクリックします。プレースホルダーは最初にドキュメントの末尾に配置されますが、その後任意の場所に移動できます。

署名プレースホルダーは通常の画像であるため、サイズを変更することで署名の表示サイズを調整できます。

注意: プレースホルダー画像をコピーして貼り付けると、複数の場所に同じ署名を追加できます。

日付プレースホルダーを挿入する

署名プレースホルダーと同じ手順で行います。日付の書式を変更するには、日付の横に表示されている書式のプレビューをクリックします。

モーダルが開き、書式を選択できます。Teams プランでは、ここで電子署名ポータルのブランディングをカスタマイズすることもできます。

同じドキュメントに複数人が署名する必要がある場合は、複数の署名者（Pro および Teams プラン）を参照してください。

注意: 無料アカウントでは、署名済み PDF のフッターに Portant のウォーターマークが表示されます。ウォーターマークを削除するには、Pro または Teams にアップグレードしてください。

2. 署名依頼メールを編集する（任意）

プレースホルダーを配置したら、ページ上部にある稲妻アイコンをクリックしてワークフローの概要画面に戻ります。署名依頼ブロックはドキュメントブロックの下に表示されています。

ブロックをクリックして、Subject（件名）と Message（メッセージ）フィールドを編集します。To（宛先）フィールドはドキュメントで設定したメールアドレスに固定されています。件名とメッセージをパーソナライズするために {{tags}} を追加できます。

完了したら Save（保存）をクリックします。

注意: 右側のソーステーブルの下で、署名日の書式を編集したり、確認ページの URL や電子署名ポータルのブランディング（色とロゴ）をカスタマイズしたりできます。

依頼メールの詳細（完全な HTML 編集、添付ファイル）については、署名依頼メールをカスタマイズするを参照してください。

3. 署名確認メールを編集する（任意）

確認メールは全員が署名した後に送信されます。ワークフローの概要画面を再度開き、ワークフローの末尾にあるメールブロックをクリックします。

To、CC、BCC、Subject、および Message 本文を設定してください。パーソナライズするにはソーステーブルのタグを使用してください。完了したら保存してください。

4. ワークフローを有効にしてテストする

右上の Automate をクリックし、Auto-create をオンに切り替えてください。ソースからの新しい行、回答、またはトリガーイベントが発生するたびに、ワークフローが実行され署名リクエストが送信されます。

注意: Process Existing Data を使用すると、古い行や回答に対してワークフローを再実行できます。すべてではなく一部を処理するには、ドロップダウンから Custom range を選択してください。

テスト用の回答を送信してください。署名者には次のようなメールが届きます。

Review and Sign をクリックすると、署名ページに移動します。

その後、署名を行います。

署名が完了すると、署名済み PDF のコピーが Google Drive フォルダに保存され、確認メールが送信され、署名済みドキュメントへのリンクが Portant の Outputs ページに表示されます。

注意: デフォルトでは、署名リクエストは30日後に期限切れになります。テンプレートブロックで期限を変更または無効にすることができます。詳細は Signature link expiry を参照してください。

これで最初の署名ワークフローが稼働しました。