Creación automática con Google Sheets

La creación automática ejecuta su flujo de trabajo automáticamente cuando se añade una nueva fila a su Google Sheet o cuando los datos de una fila cambian. Esta página explica cómo activarla, cómo decide qué procesar y cómo usarla con filtros de flujo de trabajo.

La creación automática es una función Pro, disponible en los planes de pago de Portant.

Para consultar la guía completa de automatización de extremo a extremo, véase creación automática desde Google Sheets.

Activar la creación automática

En un flujo de trabajo que use Google Sheets como fuente, haga clic en el botón Automate (Automatizar) en la parte superior derecha y active la creación automática:

Una vez activada, verá un indicador de estado en la parte superior derecha:

Desde el momento en que se activa la creación automática, cualquier nueva fila añadida al final de su hoja será procesada por el flujo de trabajo.

La creación automática no procesa las filas que ya existen en la hoja cuando la activa. Solo se procesan las filas nuevas añadidas a partir de ese momento.

Cómo decide qué procesar la creación automática

Cuando activa la creación automática, Portant cuenta las filas que hay en ese momento en la hoja. A partir de entonces, cualquier fila añadida por debajo de la última fila se considera nueva y se ejecuta a través del flujo de trabajo.

Si su hoja tiene columnas con fórmulas, envuelva cada fórmula en una instrucción IF para que las filas vacías devuelvan un valor en blanco en lugar de un valor:

=IF(A17="", "", (your formula))

Sin esto, Portant considera que la fila ya está rellena y deja de procesar las nuevas filas por debajo de ella. Así es como se ve:

Creación automática cuando cambian los datos de una fila

Si también desea ejecutar el flujo de trabajo cuando se edita una fila existente, marque la casilla de detección de cambios en el panel de automatización:

Portant toma una instantánea de la hoja cuando activa esta opción y, a continuación, vuelve a ejecutar cualquier fila cuyos datos cambien después de ese momento.

Creación automática cuando cambia una columna de estado

Puede combinar la detección de cambios con un filtro de flujo de trabajo para ejecutar el flujo de trabajo solo cuando una columna de estado tenga un valor específico. Por ejemplo, puede tener una columna Status (Estado) con los valores Draft (Borrador) y Send (Enviar), y querer que Portant procese la fila únicamente cuando el estado cambie a Send:

Para configurar esto, active la creación automática con detección de cambios y, a continuación, añada un filtro de flujo de trabajo que solo procese las filas en las que Status sea igual a Send.

Esta también es una buena forma de evitar que las filas incompletas se procesen antes de que estén listas.