Reino Unido: Reglamento eIDAS del Reino Unido y Electronic Communications Act 2000

Nivel de firma: Portant ofrece firmas electrónicas simples (SES). No ofrece firmas electrónicas avanzadas (AES) ni cualificadas (QES), y no verifica la identidad del firmante.

Según el Reglamento eIDAS del Reino Unido, no se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica. Que una firma sirva para un documento concreto depende del tipo de documento y de las formalidades que requiera, como un testigo. Esta página explica las normas del Reino Unido, lo que hace Portant y qué documentos necesitan algo más que una firma electrónica simple. No constituye asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado.

Descripción general de la legislación sobre firma electrónica en el Reino Unido

Reglamento eIDAS del Reino Unido (Reglamento (UE) n.º 910/2014 en la forma en que forma parte del Derecho del Reino Unido; Derecho asimilado desde el 1 de enero de 2024)

Ámbito: Reino Unido. La versión de la UE es una ley distinta; consulte Unión Europea: Reglamento eIDAS.
Punto clave: Define tres tipos de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada. El artículo 25(1) establece que no se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica, ni su admisión como prueba, por el solo hecho de ser electrónica o de no ser una firma cualificada. El artículo 25(2) otorga a una firma cualificada el mismo efecto jurídico que a una firma manuscrita.

Electronic Communications Act 2000

Ámbito: Reino Unido.
Punto clave: La sección 7 hace que una firma electrónica sea admisible como prueba en procedimientos judiciales sobre si una comunicación o unos datos son auténticos o no han sido modificados.

Common law (Inglaterra y Gales)

Punto clave: El informe de 2019 de la Law Commission concluyó que una firma electrónica puede utilizarse para firmar un documento, incluida una escritura (deed), si el firmante tiene la intención de autenticar el documento y se cumplen las formalidades exigidas para ese documento.

Cuándo y dónde se aplican estas leyes

Tipo de transacciones: La mayoría de los documentos comerciales y personales, como contratos, acuerdos, presupuestos y acuses de recibo. Algunos documentos necesitan algo más que una firma electrónica simple. Consulte Documentos que necesitan algo más más abajo.
Jurisdicciones: El eIDAS del Reino Unido y la Electronic Communications Act 2000 se aplican en todo el Reino Unido. Inglaterra y Gales, Escocia e Irlanda del Norte tienen cada uno sus propias normas para los documentos formales.
Intención: El firmante debe tener la intención de autenticar el documento, y deben cumplirse las formalidades exigidas para ese documento.

Qué registra Portant y cómo ayuda

Tema	Por qué es importante	Qué hace Portant
Intención del firmante	El firmante debe tener la intención de autenticar el documento, y deben cumplirse las formalidades exigidas para ese documento.	En todos los flujos de firma, el firmante marca una casilla que confirma "I understand that this is a legal representation of my signature" (Entiendo que esta es una representación legal de mi firma) antes de firmar. Esto confirma su intención de firmar.
Integridad del documento	Prueba de que el documento no ha cambiado desde la firma.	Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash. Cualquier persona puede comprobar si un archivo es un documento de Portant sin modificar en sign.portant.co. Esta comprobación no muestra quién firmó, cuándo ni desde dónde.
Registro de la firma	Un registro del proceso de firma es una prueba útil si se cuestiona una firma.	En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), el registro de auditoría añade una página al final del PDF firmado. Muestra cuándo se envió el documento, cada vez que cada destinatario lo abrió y cada firma (con correo electrónico, fecha y hora, dirección IP, ubicación aproximada y dispositivo), y cuándo se completó el documento. El plan Free no lo incluye.
Momento de la firma	El momento de la firma ayuda a demostrar cuándo se acordó el documento.	En los planes de pago, la página del registro de auditoría muestra la fecha y la hora de cada firma. Si añade un marcador de posición Date (Fecha) al documento, este muestra la fecha en que se firmó el documento.
Conservación de una copia	Cada parte puede necesitar su propia copia de lo que firmó.	El PDF firmado se guarda donde su flujo de trabajo envía sus resultados, por ejemplo el registro de HubSpot, Google Drive, SharePoint u OneDrive, o el alojamiento de Portant. Cada firmante puede recibir una copia del PDF firmado cuando usted activa los recibos de firma.
Protección de datos	Los datos personales de los documentos firmados están sujetos al UK GDPR y a la Data Protection Act 2018.	Portant aloja los datos en Google Cloud Platform (GCP). Para saber cómo trata Portant los datos personales, consulte el Anexo de protección de datos.
Quién puede firmar y gestionar	Limitar quién puede firmar reduce las disputas sobre quién firmó.	Portant no verifica quién abre o firma un documento. Cualquier persona con un enlace de firma puede firmar, incluida una persona a la que un destinatario reenvíe el correo electrónico de la solicitud. Los roles de equipo controlan quién puede crear, ejecutar y ver flujos de trabajo.

Niveles de firma del eIDAS del Reino Unido

El eIDAS del Reino Unido define tres tipos de firma electrónica: simple (SES), avanzada (AES) y cualificada (QES). Portant solo ofrece SES.

Nivel de firma	Descripción	Portant
Firma electrónica simple (SES)	Cualquier firma en formato electrónico que el firmante utiliza para firmar. No se le puede negar efecto jurídico por el solo hecho de ser electrónica.	Se ofrece. Este es el nivel que ofrece Portant.
Firma electrónica avanzada (AES)	Debe estar vinculada al firmante de manera única, permitir su identificación, haberse creado utilizando datos de firma que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y estar vinculada al documento de modo que cualquier modificación posterior sea detectable (artículo 26).	No se ofrece. Portant no verifica la identidad del firmante.
Firma electrónica cualificada (QES)	Una firma avanzada creada con un dispositivo cualificado de creación de firmas y basada en un certificado cualificado. Tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita (artículo 25(2)).	No se ofrece.

Nota: Si un documento necesita una AES o una QES, fírmelo con un proveedor que ofrezca ese nivel.

Consideraciones prácticas

Deje clara la intención del firmante. Asegúrese de que el documento y la solicitud muestren qué está aceptando el firmante. Antes de firmar, el firmante confirma que se trata de una representación legal de su firma.
Envíe a la persona correcta. Cualquier persona con un enlace de firma puede firmar, y un correo electrónico de solicitud reenviado puede firmarlo quien lo reciba. Envíe las solicitudes sensibles solo a destinatarios de confianza.
Conserve el PDF firmado. Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash, de modo que cualquier persona puede confirmar en sign.portant.co que un archivo es un documento de Portant sin modificar. Conserve ese archivo como registro y active los recibos de firma para que cada firmante reciba su propia copia.
Active el registro de auditoría (planes de pago). En Pro, Team y Enterprise, active el interruptor Audit trail (Registro de auditoría) antes de enviar la solicitud, para que se añada la página de auditoría al PDF firmado. Funciona con las solicitudes de firma de flujos de trabajo, los enlaces de firma y los archivos cargados en la pestaña Signatures (Firmas). No se puede añadir a un PDF que ya está firmado. Consulte Registro de auditoría.
Compruebe el nivel de firma. Portant solo ofrece SES. Si un documento necesita una AES o una QES, utilice un proveedor que la ofrezca.
Compruebe los documentos con formalidades adicionales. Consulte la lista siguiente. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado.

Documentos que necesitan algo más que una firma electrónica simple

Testamentos (Inglaterra y Gales). Un testamento debe constar por escrito y estar firmado por la persona que lo otorga en presencia de dos testigos presentes al mismo tiempo (Wills Act 1837, section 9). Actualmente, los testamentos no pueden otorgarse ni firmarse electrónicamente en Inglaterra y Gales.
Escrituras (deeds) (Inglaterra y Gales). Una escritura firmada por una persona física debe firmarse en presencia de un testigo que dé fe de la firma, y entregarse como escritura (Law of Property (Miscellaneous Provisions) Act 1989, section 1(3)). Las sociedades otorgan escrituras conforme a la Companies Act 2006, sections 44 y 46. Solo se puede utilizar una firma electrónica en una escritura si se cumplen estas formalidades, incluido un testigo físicamente presente. Portant no registra ni da fe de un testigo.
Poderes duraderos (lasting powers of attorney) (Inglaterra y Gales). Deben otorgarse en el formulario prescrito y firmarse con un testigo y un proveedor de certificado (Mental Capacity Act 2005, Schedule 1).
Inmuebles registrados. Las escrituras enviadas al HM Land Registry deben cumplir sus propias normas sobre firmas electrónicas (HM Land Registry Practice Guide 82).
Documentos formales en Escocia. Los documentos que deben constar por escrito según la sección 1(2) de la Requirements of Writing (Scotland) Act 1995, como los contratos sobre derechos inmobiliarios, necesitan una firma electrónica avanzada para ser válidos cuando se firman electrónicamente (Electronic Documents (Scotland) Regulations 2014, regulation 2), y un estándar aún más alto para tener valor probatorio propio (self-proving). Las firmas simples de Portant no cumplen ninguno de los dos estándares.
Irlanda del Norte. Los testamentos (Wills and Administration Proceedings (Northern Ireland) Order 1994, article 5) y las escrituras (Law Reform (Miscellaneous Provisions) (Northern Ireland) Order 2005, article 3) tienen sus propias normas sobre testigos.
Documentos comerciales. Las letras de cambio, los conocimientos de embarque y documentos similares solo pueden ser electrónicos si cumplen los criterios de la Electronic Trade Documents Act 2023, que incluyen un sistema fiable que otorgue control exclusivo. Un PDF firmado no los cumple.
Presentaciones ante tribunales y registros. Los documentos presentados ante un tribunal o un registro público deben seguir las normas propias de ese organismo.

Conclusión

Portant ofrece firmas electrónicas simples. Según el Reglamento eIDAS del Reino Unido, no se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica. Algunos documentos necesitan un testigo, un nivel de firma superior o el procedimiento propio de un registro. Esta página no constituye asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado.

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