Canadá: leyes de firma electrónica y PIPEDA
Portant ofrece firmas electrónicas simples. Según las leyes provinciales y territoriales de firma electrónica de Canadá, no se puede negar efecto jurídico a un documento por el solo hecho de ser electrónico, y un requisito legal de firma puede cumplirse, en general, con una firma electrónica. La mayoría de estas leyes excluyen algunos documentos, como los testamentos y algunos poderes notariales (enumerados más abajo). Portant no verifica la identidad del firmante.
En Canadá, las firmas electrónicas se rigen principalmente por la legislación provincial y territorial. Cada provincia y territorio tiene su propia ley, y los nombres varían: Ontario tiene la Electronic Commerce Act, 2000, mientras que Columbia Británica y Alberta tienen cada una una Electronic Transactions Act. La ley federal Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) regula cómo tratan las empresas la información personal. Su Parte 2 se refiere a los documentos electrónicos solo cuando una ley federal exige papel.
Esta página contiene información general, no asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado.
Descripción general de las leyes canadienses de firma electrónica y privacidad
Al firmar electrónicamente en Canadá se aplican dos tipos de leyes. Las leyes provinciales y territoriales otorgan efecto jurídico a los documentos y las firmas electrónicos. Las leyes de privacidad regulan la información personal que contienen.
Leyes provinciales y territoriales de firma electrónica
- Ámbito: Cada provincia y territorio tiene su propia ley. Algunos ejemplos son la Electronic Commerce Act, 2000 de Ontario, la Electronic Transactions Act de Columbia Británica, la Electronic Transactions Act de Alberta y la Act to establish a legal framework for information technology de Quebec.
- Punto clave: No se puede negar efecto jurídico a un documento por el solo hecho de ser electrónico, y un requisito legal de firma puede cumplirse, en general, con una firma electrónica. Algunos documentos están excluidos, y algunos documentos indicados en los reglamentos necesitan una firma más fiable.
PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act)
- Ámbito: Federal. La Parte 1 se aplica a las organizaciones del sector privado que recopilan, utilizan o divulgan información personal en actividades comerciales. En Alberta, Columbia Británica y Quebec, se aplica en general en su lugar la propia ley de privacidad del sector privado de la provincia a la actividad dentro de la provincia. La PIPEDA sigue aplicándose allí a las empresas reguladas a nivel federal, como bancos y empresas de telecomunicaciones, y a la información personal que cruza fronteras provinciales o nacionales.
- Punto clave: La Parte 1 establece normas de privacidad, entre ellas que la información personal esté protegida con salvaguardas adecuadas a su sensibilidad. La Parte 2 solo se aplica cuando una ley federal exige registros o firmas en papel. Por sí misma, no hace válidos los contratos privados.
Cuándo y dónde se aplican estas leyes
- Tipo de transacciones: Las leyes provinciales se aplican a la mayoría de los documentos y registros, incluidos los contratos y otros documentos comerciales, salvo los documentos que cada ley excluye.
- Jurisdicciones: Consulte la ley de firma electrónica de la provincia o el territorio cuya legislación rige su documento. La PIPEDA se aplica a las organizaciones del sector privado de todo Canadá, salvo que las propias leyes de privacidad del sector privado de Alberta, Columbia Británica y Quebec se aplican en general en su lugar a la actividad dentro de esas provincias. La PIPEDA sigue aplicándose a las empresas reguladas a nivel federal y a la información que cruza fronteras. Algunas provincias, como Ontario, también tienen leyes de información sanitaria que se aplican en lugar de la PIPEDA a los custodios de información sanitaria.
- Consentimiento: Nadie está obligado a utilizar ni a aceptar un documento electrónico sin su consentimiento. El consentimiento puede deducirse de la conducta de una persona, por ejemplo según la sección 3 de la Electronic Commerce Act, 2000 de Ontario. Los organismos públicos pueden tener normas más estrictas.
Documentos que excluyen estas leyes
Cada ley enumera los documentos que no cubre. Las normas de la ley sobre firmas electrónicas no se aplican a estos documentos, por lo que otras leyes determinan cómo deben firmarse. Consulte con un abogado antes de firmarlos electrónicamente. Por ejemplo:
| Provincia | Ley | Documentos que la ley no cubre |
|---|---|---|
| Ontario | Electronic Commerce Act, 2000, section 31 | Testamentos y codicilos, fideicomisos creados por testamentos o codicilos, poderes notariales para los asuntos financieros o el cuidado personal de una persona, instrumentos negociables, la mayoría de los títulos representativos de mercancías y los documentos indicados en los reglamentos |
| Columbia Británica | Electronic Transactions Act, section 2 | Testamentos, fideicomisos creados por testamentos, poderes notariales para los asuntos financieros o el cuidado personal de una persona, documentos que crean o transmiten derechos sobre bienes inmuebles y requieren inscripción, y los registros indicados en los reglamentos. Los instrumentos negociables y los títulos representativos de mercancías quedan fuera de las normas principales. |
| Alberta | Electronic Transactions Act, section 7 | Testamentos y codicilos, fideicomisos creados por testamentos o codicilos, poderes notariales duraderos, directivas personales, registros que crean o transmiten derechos sobre bienes inmuebles (incluidas minas y minerales), garantías según la Guarantees Acknowledgment Act, instrumentos negociables y los registros indicados en los reglamentos. Los títulos representativos de mercancías quedan fuera de la ley, salvo los contratos de transporte de mercancías. |
Otras provincias y territorios tienen sus propias listas. Quebec utiliza un marco distinto, la Act to establish a legal framework for information technology. Consulte la ley que se aplica a su documento.
Qué examina la ley y qué hace Portant
| Tema | Qué dice la ley | Qué hace Portant |
|---|---|---|
| Consentimiento | Nadie está obligado a utilizar ni a aceptar un documento electrónico sin su consentimiento. El consentimiento puede deducirse de la conducta. | En todos los flujos de firma, el firmante marca una casilla que confirma "I understand that this is a legal representation of my signature" (Entiendo que esta es una representación legal de mi firma) antes de firmar. Esto confirma que el firmante tiene la intención de firmar. El acuerdo para operar por medios electrónicos corresponde a usted y a la otra parte. |
| Firma | Un requisito legal de firma puede cumplirse, en general, con una firma electrónica, salvo que el documento esté excluido o indicado en los reglamentos. | Portant ofrece firmas electrónicas simples. No verifica la identidad del firmante. |
| Integridad del documento | Cuando una ley exige un original, un documento electrónico es válido si existe una garantía fiable de que se ha mantenido completo e inalterado. | Portant bloquea y aplica un hash a cada PDF firmado. Cualquier persona puede comprobar un PDF firmado en sign.portant.co. La comprobación solo confirma si el archivo es un documento de Portant sin modificar. No muestra quién firmó, cuándo ni desde dónde. |
| Registro de la firma | Las leyes no exigen un registro de auditoría para la mayoría de los documentos. Cuando una ley exige conservar un registro, las leyes también exigen conservar información sobre su origen, su destino y cuándo se envió o recibió. Un registro de la firma también puede ser útil si se impugna una firma. | En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), el registro de auditoría añade una página al final del PDF firmado. Muestra cuándo se envió la solicitud, cada vez que un destinatario abrió el documento, cada firma y cuándo se completó el documento, con el correo electrónico del firmante, la fecha y la hora, la dirección IP, la ubicación aproximada de la IP y el dispositivo. No registra una cancelación. El plan Free no incluye el registro de auditoría. |
| Protección de datos | La PIPEDA exige salvaguardas adecuadas a la sensibilidad de la información personal. Su organización sigue siendo responsable de la información que entrega a un proveedor de servicios para su tratamiento. | Portant aloja los datos en Google Cloud Platform (GCP). Consulte el Anexo de protección de datos. |
| Acceso | Las salvaguardas de la PIPEDA incluyen limitar quién puede ver la información personal. | Los PDF firmados se guardan donde su flujo de trabajo envía sus resultados, por ejemplo el registro de HubSpot, Google Drive, SharePoint u OneDrive, o el alojamiento de Portant. Su propia configuración de uso compartido en esos lugares determina quién puede abrirlos. En el plan Team, los roles de equipo controlan quién puede crear, ejecutar y ver flujos de trabajo. Una solicitud de firma se envía a las direcciones de correo electrónico de la solicitud, pero cualquier persona que tenga el enlace de firma puede firmar. Si un destinatario reenvía el correo electrónico, la persona que lo recibe puede firmar. Envíe las solicitudes sensibles solo a destinatarios de confianza. |
Consideraciones prácticas
- Acuerde firmar electrónicamente. Nadie está obligado a aceptar un documento electrónico sin su consentimiento, aunque el consentimiento puede deducirse de la conducta. Si es importante para su documento, indique en el contrato o en el correo electrónico de envío que se firmará electrónicamente.
- Conserve el PDF firmado. Portant bloquea y aplica un hash a cada PDF firmado y lo guarda con los resultados de su flujo de trabajo. Conserve esa copia. Para enviar a cada firmante una copia del PDF firmado, active los recibos de firma.
- Active el registro de auditoría si lo necesita. En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), el interruptor Audit trail (Registro de auditoría) añade al PDF firmado una página con los eventos de firma. Funciona con las solicitudes de firma de flujos de trabajo, los enlaces de firma y los archivos cargados en la pestaña Signatures (Firmas). Debe estar activado antes de enviar la solicitud y no se puede añadir a un PDF que ya está firmado. Consulte Registro de auditoría.
- Consulte la ley de su provincia o territorio. Cada uno tiene su propia ley y sus propias exclusiones. Algunos documentos indicados en los reglamentos necesitan una firma más fiable que una firma electrónica simple.
- Compruebe los documentos excluidos. Consulte la lista de "Documentos que excluyen estas leyes" más arriba. Si su documento figura en una lista, o no está seguro, consulte con un abogado antes de enviarlo para su firma.
Conclusión
Portant ofrece firmas electrónicas simples. Según las leyes provinciales y territoriales de firma electrónica de Canadá, no se puede negar efecto jurídico a un documento por el solo hecho de ser electrónico, y un requisito legal de firma puede cumplirse, en general, con una firma electrónica, pero la mayoría de las leyes excluyen algunos documentos. Portant no verifica la identidad del firmante, y la página del registro de auditoría está disponible en los planes de pago. Esta página contiene información general, no asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, o cualquier documento de las listas de exclusión anteriores, consulte con un abogado.
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