Unión Europea: Reglamento eIDAS

Nivel de firma: firma electrónica simple (SES). Portant no ofrece firmas electrónicas avanzadas (AES) ni cualificadas (QES), y no verifica la identidad de los firmantes.

Las firmas electrónicas de Portant son firmas electrónicas simples (SES) según el Reglamento eIDAS de la UE. Según eIDAS, no se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica. Esta página explica qué dice eIDAS, los tres niveles de firma, qué documentos pueden necesitar algo más que una firma simple y qué registra Portant cuando se firma un documento. No constituye asesoramiento jurídico.

Descripción general del Reglamento eIDAS

El Reglamento eIDAS es el Reglamento (UE) n.º 910/2014, modificado por el Reglamento (UE) 2024/1183, que entró en vigor el 20 de mayo de 2024. Establece normas para toda la UE sobre la identificación electrónica y los servicios de confianza, como las firmas electrónicas, los sellos electrónicos y los sellos de tiempo.

Ámbito: Se aplica a todos los Estados miembros de la Unión Europea.
Finalidad: No se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica, ni su admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales, por el solo hecho de ser electrónica o de no ser una firma cualificada (artículo 25, apartado 1). eIDAS garantiza a una firma electrónica cualificada (QES) el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita (artículo 25, apartado 2). Para las demás firmas electrónicas, el efecto jurídico lo determina el Derecho nacional.
Componentes principales: Define tres niveles: firmas electrónicas (a menudo llamadas firmas electrónicas simples, SES), firmas electrónicas avanzadas (AES) y firmas electrónicas cualificadas (QES).

Cuándo y dónde se aplica eIDAS

Tipo de transacciones: eIDAS abarca las firmas electrónicas en contratos, acuerdos y acuses de recibo. No modifica las normas nacionales ni de la UE sobre cómo se celebran los contratos, si son válidos o qué forma debe adoptar un documento (artículo 2, apartado 3).
Jurisdicciones: Todos los Estados miembros de la UE. El reglamento se aplica directamente en cada uno de ellos. El Derecho nacional sigue determinando el efecto jurídico de una firma electrónica simple y la forma que debe adoptar un documento concreto.
Consentimiento: eIDAS no exige que las partes acuerden firmar electrónicamente. El Derecho nacional o el propio contrato pueden seguir estableciendo normas de forma.

Qué registra y protege Portant

eIDAS no establece requisitos técnicos para una firma electrónica simple. Si se impugna una firma, un tribunal valora las pruebas según el Derecho nacional. Estos son los registros y controles que ofrece Portant.

Área	Por qué es importante	Qué hace Portant
Intención de firmar	Las pruebas de que el firmante tenía la intención de firmar son útiles si se impugna una firma.	En todos los flujos de firma, el firmante marca una casilla que confirma "I understand that this is a legal representation of my signature" (Entiendo que esta es una representación legal de mi firma) antes de que se aplique la firma.
Integridad del documento	Un cambio en el documento después de la firma debe poder detectarse.	Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash. Cualquier persona puede comprobar un archivo en sign.portant.co, lo que solo confirma si es un documento de Portant sin modificar. Esa comprobación no muestra quién firmó, cuándo ni desde dónde.
Registro de la firma	Un registro del proceso de firma es una prueba si se impugna una firma.	En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), puede añadir una página de registro de auditoría al PDF firmado. Muestra el nombre del archivo del documento, la fecha de creación, el creador, el ID del documento y el estado, y después un historial con cuándo se envió la solicitud, las visualizaciones y firmas de cada destinatario (correo electrónico, fecha y hora, dirección IP, ubicación aproximada y dispositivo) y cuándo se completó el documento. Active el interruptor Audit trail (Registro de auditoría) antes de enviar la solicitud. No se puede añadir a un PDF que ya está firmado. El plan Free no lo incluye.
Sellado de tiempo	Un registro fiable de cuándo se firmó un documento respalda las pruebas. Según eIDAS, solo un sello cualificado de tiempo electrónico goza de presunción de exactitud (artículo 41, apartado 2).	En los planes de pago, la página del registro de auditoría muestra la fecha y la hora de cada visualización y firma. Un marcador de posición de fecha, si añade uno, muestra la fecha de firma en el documento.
Protección de datos	Los datos personales de los documentos firmados están sujetos al RGPD (Reglamento (UE) 2016/679).	Portant aloja los datos en Google Cloud Platform (GCP). El PDF firmado se guarda donde su flujo de trabajo envía sus resultados, por ejemplo Google Drive, el registro de HubSpot, SharePoint u OneDrive, o el alojamiento de Portant. Consulte el Anexo de protección de datos de Portant.
Acceso a los documentos	Solo las personas adecuadas deben enviar, ver y gestionar los documentos firmados.	Los roles de equipo (Owner, Admin, Editor, User/Runner, Viewer) controlan quién puede crear, ejecutar y ver flujos de trabajo. Cualquier persona con un enlace de firma puede firmar, incluida una persona a la que un destinatario reenvíe el correo electrónico de la solicitud. Portant no comprueba quién abre o firma un documento, así que envíe las solicitudes sensibles solo a destinatarios de confianza.

Niveles de firma de eIDAS

eIDAS define tres niveles de firma electrónica. Portant solo ofrece firmas electrónicas simples (SES). No ofrece firmas electrónicas avanzadas (AES) ni cualificadas (QES).

Nivel de firma	Qué dice eIDAS	Portant
Firma electrónica simple (SES)	Cualquier dato en formato electrónico que un firmante adjunta a un documento o asocia con él para firmarlo (artículo 3, punto 10). No se le puede negar efecto jurídico por el solo hecho de ser electrónica (artículo 25, apartado 1).	Se ofrece. Todas las firmas de Portant son firmas electrónicas simples.
Firma electrónica avanzada (AES)	Debe estar vinculada al firmante de manera única, permitir su identificación, haberse creado utilizando datos de creación de firma que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y estar vinculada al documento de modo que cualquier modificación posterior sea detectable (artículo 26, apartado 1).	No se ofrece. Portant no verifica la identidad de los firmantes y no ofrece AES.
Firma electrónica cualificada (QES)	Una AES creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas y basada en un certificado cualificado de un prestador cualificado de servicios de confianza (artículo 3, punto 12). Tiene el mismo efecto jurídico que una firma manuscrita (artículo 25, apartado 2).	No se ofrece. Utilice un prestador cualificado de servicios de confianza cuando necesite una QES.

Nota: Todas las firmas de Portant son firmas electrónicas simples. Si una ley, un organismo público o la otra parte exige una AES o una QES, utilice un proveedor que ofrezca ese nivel. Una QES requiere un prestador cualificado de servicios de confianza.

Documentos que pueden necesitar algo más que una firma simple

eIDAS no modifica las normas nacionales ni de la UE sobre la forma que debe adoptar un documento (artículo 2, apartado 3). Según el artículo 9, apartado 2, de la Directiva sobre el comercio electrónico (Directiva 2000/31/CE), los Estados miembros pueden decidir que los contratos de estas categorías no puedan celebrarse por vía electrónica:

Los contratos que crean o transfieren derechos sobre bienes inmuebles, salvo los arrendamientos.
Los contratos que, por ley, requieren la intervención de tribunales, autoridades públicas o profesiones que ejercen una función pública, como un notario.
Las garantías y avales prestados por personas que actúan con fines ajenos a su actividad comercial o profesional.
Los contratos regidos por el Derecho de familia o de sucesiones, como las capitulaciones matrimoniales o los pactos sucesorios.

Los testamentos y otros documentos que no son contratos quedan totalmente fuera de la Directiva sobre el comercio electrónico. Su forma la establece el Derecho nacional, que normalmente exige un testamento manuscrito o notarial. Los escritos procesales siguen las normas procesales nacionales.

El Derecho nacional también puede exigir la forma escrita para otros documentos. En algunos Estados miembros, como Alemania, la forma escrita solo puede cumplirse electrónicamente con una firma electrónica cualificada (BGB § 126a). Para algunos documentos no puede cumplirse electrónicamente en absoluto, por ejemplo la extinción de una relación laboral (BGB § 623) o una fianza otorgada por alguien que no actúa en el ejercicio de una actividad comercial (BGB § 766). Una firma electrónica simple no cumple estos requisitos.

Consulte la legislación del país correspondiente y hable con un abogado antes de firmar con Portant un documento regulado o de alto valor.

Consideraciones prácticas

Compruebe que una firma electrónica es aceptable. eIDAS deja las normas de forma al Derecho nacional, así que confirme que el documento puede firmarse electrónicamente en el país cuya legislación lo rige.
Conserve el PDF firmado. Cada PDF firmado queda bloqueado y con hash. Cualquier persona puede comprobar en sign.portant.co que un archivo es un documento de Portant sin modificar.
Active el registro de auditoría antes de enviar. En los planes de pago (Pro, Team y Enterprise), el interruptor Audit trail (Registro de auditoría) añade una página de auditoría al PDF firmado. Funciona con las solicitudes de firma de flujos de trabajo, los enlaces de firma y los PDF cargados en la pestaña Signatures (Firmas). Debe estar activado antes de enviar la solicitud y no se puede añadir a un PDF que ya está firmado. Consulte Registro de auditoría.
Elija el nivel de firma adecuado. Portant solo ofrece SES. Si una ley o la otra parte exige una AES o una QES, utilice un proveedor que la ofrezca.
Compruebe si hay documentos excluidos. Consulte "Documentos que pueden necesitar algo más que una firma simple" más arriba.

Conclusión

Portant ofrece firmas electrónicas simples (SES). Según eIDAS, no se puede negar efecto jurídico a una firma electrónica por el solo hecho de ser electrónica. Que una firma simple sea suficiente para un documento determinado depende del Derecho nacional y de las pruebas que pueda aportar. Portant no ofrece AES ni QES. Esta página no constituye asesoramiento jurídico. Para documentos regulados o de alto valor, consulte con un abogado del país correspondiente.

Si tiene preguntas sobre las firmas de Portant, póngase en contacto con nosotros.