Google Sheets auto-create

Auto-create voert uw workflow automatisch uit wanneer een nieuwe rij wordt toegevoegd aan uw Google Sheet, of wanneer de gegevens in een rij wijzigen. Op deze pagina leest u hoe u dit inschakelt, hoe wordt bepaald wat er wordt verwerkt, en hoe u het gebruikt in combinatie met workflowfilters.

Auto-create is een Pro-functie, beschikbaar op betaalde Portant-abonnementen.

Zie voor de volledige end-to-end automatiseringsgids auto-create from Google Sheets.

Auto-create inschakelen

Klik in een workflow die Google Sheets als bron gebruikt op de knop Automate (Automatiseren) rechtsboven en zet auto-create aan:

Zodra het is ingeschakeld, ziet u rechtsboven een statusindicator:

Vanaf het moment dat auto-create is ingeschakeld, wordt elke nieuwe rij die onderaan uw sheet wordt toegevoegd verwerkt door de workflow.

Auto-create verwerkt geen rijen die al in de sheet aanwezig zijn op het moment dat u het inschakelt. Alleen daarna toegevoegde nieuwe rijen worden verwerkt.

Hoe auto-create bepaalt wat er wordt verwerkt

Wanneer u auto-create inschakelt, telt Portant de rijen die op dat moment in de sheet staan. Vanaf dat moment wordt elke rij die onder de laatste rij wordt toegevoegd als nieuw beschouwd en door de workflow verwerkt.

Als uw sheet formulekolommen bevat, wikkel elke formule dan in een IF-statement zodat lege rijen een lege waarde teruggeven in plaats van een waarde:

=IF(A17="", "", (your formula))

Zonder dit beschouwt Portant de rij als al ingevuld en stopt het met het verwerken van nieuwe rijen daaronder. Dit ziet er als volgt uit:

Auto-create bij wijziging van rijgegevens

Als u de workflow ook wilt uitvoeren wanneer een bestaande rij wordt bewerkt, vink dan het selectievakje voor wijzigingsdetectie aan in het automatiseringspaneel:

Portant maakt een momentopname van de sheet wanneer u dit inschakelt, en voert vervolgens elke rij opnieuw uit waarvan de gegevens daarna wijzigen.

Auto-create bij wijziging van een statuskolom

U kunt wijzigingsdetectie combineren met een workflowfilter om de workflow alleen uit te voeren wanneer een statuskolom een specifieke waarde heeft. U kunt bijvoorbeeld een kolom Status hebben met de waarden Draft en Send, en Portant alleen de rij laten verwerken wanneer de status verandert naar Send:

Om dit in te stellen, schakelt u auto-create in met wijzigingsdetectie en voegt u vervolgens een workflowfilter toe dat alleen rijen verwerkt waarbij Status gelijk is aan Send.

Dit is ook een goede manier om te voorkomen dat half-ingevulde rijen worden verwerkt voordat u daar klaar voor bent.