Google Sheets auto-create

Auto-create esegue automaticamente il flusso di lavoro quando viene aggiunta una nuova riga al foglio Google Sheets, o quando i dati di una riga cambiano. Questa pagina spiega come attivarlo, come decide cosa elaborare e come utilizzarlo con i filtri del flusso di lavoro.

Auto-create è una funzionalità Pro, disponibile nei piani Portant a pagamento.

Per la guida completa all'automazione end-to-end, consultare auto-create from Google Sheets.

Attivare auto-create

In un flusso di lavoro che utilizza Google Sheets come sorgente, fare clic sul pulsante Automate (Automatizza) in alto a destra e attivare auto-create:

Una volta attivato, apparirà un indicatore di stato in alto a destra:

Dal momento in cui auto-create viene attivato, qualsiasi nuova riga aggiunta in fondo al foglio verrà elaborata dal flusso di lavoro.

Auto-create non elabora le righe già presenti nel foglio al momento dell'attivazione. Vengono elaborate solo le nuove righe aggiunte successivamente.

Come auto-create decide cosa elaborare

Quando si attiva auto-create, Portant conta le righe attualmente presenti nel foglio. Da quel momento in poi, qualsiasi riga aggiunta al di sotto dell'ultima riga viene considerata nuova e viene elaborata dal flusso di lavoro.

Se il foglio contiene colonne con formule, racchiudere ogni formula in un'istruzione IF in modo che le righe vuote restituiscano un valore vuoto invece di un valore:

=IF(A17="", "", (your formula))

Senza questa accortezza, Portant considera la riga come già popolata e smette di elaborare le nuove righe al di sotto di essa. Ecco come appare:

Auto-create quando i dati di una riga cambiano

Se si desidera eseguire il flusso di lavoro anche quando una riga esistente viene modificata, selezionare la casella di controllo per il rilevamento delle modifiche nel pannello di automazione:

Portant acquisisce un'istantanea del foglio al momento dell'attivazione, quindi riesegue qualsiasi riga i cui dati cambiano successivamente.

Auto-create quando cambia una colonna di stato

È possibile combinare il rilevamento delle modifiche con un workflow filter (filtro del flusso di lavoro) per eseguire il flusso di lavoro solo quando una colonna di stato assume un valore specifico. Ad esempio, si potrebbe avere una colonna Status con i valori Draft e Send, e si desidera che Portant elabori la riga solo quando lo stato cambia in Send:

Per configurare questa impostazione, attivare auto-create con il rilevamento delle modifiche, quindi aggiungere un filtro del flusso di lavoro che elabori solo le righe in cui Status è uguale a Send.

Questo è anche un buon modo per evitare che le righe incomplete vengano elaborate prima che si sia pronti.