Regroupement de données avec Google Sheets

Si vous avez besoin que plusieurs lignes d'une même feuille apparaissent dans un seul document (par exemple, des lignes d'articles sur une facture ou un bon de commande), le regroupement de données est la fonctionnalité qu'il vous faut. Vous sélectionnez une colonne qui identifie les lignes appartenant à un même groupe, et Portant insère chaque ligne correspondante dans un tableau du document.

Pour le guide de référence, consultez line items > data grouping. Cette page couvre la configuration spécifique à Google Sheets.

Configurer votre feuille

Votre feuille source doit comporter une colonne dont la valeur est identique pour toutes les lignes appartenant au même document. Par exemple, chaque ligne d'article de la facture INV-001 partagerait ce même numéro de facture :

Étape 1 : sélectionner la colonne de regroupement

Ouvrez le bloc source Google Sheets. Cliquez sur la ligne de la table source correspondant à la colonne selon laquelle vous souhaitez regrouper, puis choisissez l'option de regroupement de données. La colonne doit être unique à chaque groupe (par exemple, n'ayez pas une colonne intitulée Invoice Number et une autre intitulée Invoice No. contenant les mêmes données).

Vous pouvez également effectuer ce réglage depuis le menu déroulant de la colonne :

Étape 2 : ajouter un tableau au document

Ouvrez le bloc document et insérez un tableau (Insert (Insérer) > Table (Tableau)). Ajoutez les balises des données regroupées dans une seule ligne du tableau. Portant répétera cette ligne pour chaque article correspondant.

Vous pouvez également utiliser le regroupement de données avec des modèles Google Slides.

Facultatif : ajoutez des lignes d'en-tête et de pied de tableau au-dessus et en dessous de la ligne de balises. Elles apparaîtront une seule fois par groupe, avec les lignes répétées entre elles.

Étape 3 : exécuter le workflow

Une fois les paramètres du document définis (nom de fichier, PDF, e-mail, etc.), cliquez sur Create Documents (Créer des documents). Chaque facture (ou tout autre document que vous créez) sera générée avec un tableau contenant toutes les lignes correspondantes de la feuille.