Canada : lois sur la signature électronique et LPRPDE
Portant fournit des signatures électroniques simples. En vertu des lois provinciales et territoriales canadiennes sur la signature électronique, un document ne peut pas se voir refuser d'effet juridique au seul motif qu'il est électronique, et une exigence légale de signature peut généralement être satisfaite par une signature électronique. La plupart de ces lois excluent certains documents, comme les testaments et certaines procurations (énumérés ci-dessous). Portant ne vérifie pas l'identité d'un signataire.
Au Canada, les signatures électroniques relèvent principalement du droit provincial et territorial. Chaque province et territoire dispose de sa propre loi, et leurs noms diffèrent : l'Ontario a l'Electronic Commerce Act, 2000 (Loi de 2000 sur le commerce électronique), tandis que la Colombie-Britannique et l'Alberta ont chacune une Electronic Transactions Act. La loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, en anglais PIPEDA) encadre la manière dont les entreprises traitent les renseignements personnels. Sa partie 2 ne vise les documents électroniques que lorsqu'une loi fédérale exige un support papier.
Cette page fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Pour les documents réglementés ou à forte valeur, consultez un avocat.
Aperçu des lois canadiennes sur la signature électronique et la protection de la vie privée
Deux types de lois s'appliquent lorsque vous signez par voie électronique au Canada. Les lois provinciales et territoriales donnent un effet juridique aux documents et signatures électroniques. Les lois sur la protection de la vie privée encadrent les renseignements personnels qu'ils contiennent.
Lois provinciales et territoriales sur la signature électronique
- Champ territorial : Chaque province et territoire dispose de sa propre loi. Par exemple, l'Electronic Commerce Act, 2000 de l'Ontario, l'Electronic Transactions Act de la Colombie-Britannique, l'Electronic Transactions Act de l'Alberta et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information du Québec.
- Point clé : Un document ne peut pas se voir refuser d'effet juridique au seul motif qu'il est électronique, et une exigence légale de signature peut généralement être satisfaite par une signature électronique. Certains documents sont exclus, et certains documents désignés par règlement exigent une signature plus fiable.
LPRPDE / PIPEDA (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques)
- Champ territorial : Fédéral. La partie 1 vise les organisations du secteur privé qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales. En Alberta, en Colombie-Britannique et au Québec, la loi provinciale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s'applique généralement à sa place aux activités menées dans la province. La LPRPDE continue toutefois de s'y appliquer aux entreprises sous réglementation fédérale, comme les banques et les entreprises de télécommunications, ainsi qu'aux renseignements personnels qui franchissent les frontières provinciales ou nationales.
- Point clé : La partie 1 fixe des règles de protection de la vie privée, notamment que les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité adaptées à leur degré de sensibilité. La partie 2 ne s'applique que lorsqu'une loi fédérale exige des documents ou des signatures sur papier. Elle ne rend pas à elle seule les contrats privés valides.
Quand et où ces lois s'appliquent
- Type de transactions : Les lois provinciales s'appliquent à la plupart des documents et enregistrements, y compris les contrats et autres documents commerciaux, à l'exception des documents que chaque loi exclut.
- Juridictions : Consultez la loi sur la signature électronique de la province ou du territoire dont le droit régit votre document. La LPRPDE vise les organisations du secteur privé dans tout le Canada, sauf que les lois de l'Alberta, de la Colombie-Britannique et du Québec sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s'appliquent généralement à sa place aux activités menées dans ces provinces. La LPRPDE continue de s'appliquer aux entreprises sous réglementation fédérale et aux renseignements qui franchissent les frontières. Certaines provinces, dont l'Ontario, disposent aussi de lois sur les renseignements sur la santé qui s'appliquent à la place de la LPRPDE aux dépositaires de renseignements sur la santé.
- Consentement : Nul n'est tenu d'utiliser ou d'accepter un document électronique sans son consentement. Le consentement peut être déduit du comportement d'une personne, par exemple en vertu de l'article 3 de l'Electronic Commerce Act, 2000 de l'Ontario. Les organismes gouvernementaux peuvent appliquer des règles plus strictes.
Documents exclus par ces lois
Chaque loi énumère des documents qu'elle ne couvre pas. Les règles de la loi sur les signatures électroniques ne s'appliquent pas à ces documents : ce sont donc d'autres lois qui déterminent comment ils doivent être signés. Consultez un avocat avant de les signer par voie électronique. Par exemple :
| Province | Loi | Documents non couverts par la loi |
|---|---|---|
| Ontario | Electronic Commerce Act, 2000, article 31 | Testaments et codicilles, fiducies créées par testament ou codicille, procurations relatives aux biens ou au soin de la personne d'un particulier, effets négociables, la plupart des titres de propriété et documents désignés par règlement |
| Colombie-Britannique | Electronic Transactions Act, article 2 | Testaments, fiducies créées par testament, procurations relatives aux affaires financières ou au soin de la personne d'un particulier, documents qui créent ou transfèrent des droits sur des biens-fonds et qui doivent être enregistrés, et documents désignés par règlement. Les effets négociables et les titres de propriété échappent aux règles principales. |
| Alberta | Electronic Transactions Act, article 7 | Testaments et codicilles, fiducies créées par testament ou codicille, procurations perpétuelles, directives personnelles, documents qui créent ou transfèrent des droits sur des biens-fonds (y compris les mines et minéraux), garanties en vertu de la Guarantees Acknowledgment Act, effets négociables et documents désignés par règlement. Les titres de propriété échappent à la loi, sauf les contrats de transport de marchandises. |
Les autres provinces et territoires ont leurs propres listes. Le Québec applique un cadre différent, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information. Consultez la loi applicable à votre document.
Ce qu'examine la loi et ce que fait Portant
| Sujet | Ce que dit la loi | Ce que fait Portant |
|---|---|---|
| Consentement | Nul n'est tenu d'utiliser ou d'accepter un document électronique sans son consentement. Le consentement peut être déduit du comportement. | Dans chaque parcours de signature, le signataire coche une case confirmant "I understand that this is a legal representation of my signature" (Je comprends qu'il s'agit d'une représentation juridique de ma signature) avant de signer. Cette case confirme que le signataire entend signer. L'accord pour traiter par voie électronique relève de vous et de l'autre partie. |
| Signature | Une exigence légale de signature peut généralement être satisfaite par une signature électronique, sauf si le document est exclu ou désigné par règlement. | Portant fournit des signatures électroniques simples et ne vérifie pas l'identité d'un signataire. |
| Intégrité du document | Lorsqu'une loi exige un original, un document électronique convient s'il existe une garantie fiable qu'il est resté complet et inchangé. | Portant verrouille et hache chaque PDF signé. Tout le monde peut vérifier un PDF signé sur sign.portant.co. Cette vérification confirme uniquement si le fichier est un document Portant non modifié. Elle n'indique ni qui a signé, ni quand, ni depuis où. |
| Enregistrement de la signature | Les lois n'exigent pas de piste d'audit pour la plupart des documents. Lorsqu'une loi exige la conservation d'un document, elles exigent aussi de conserver des informations sur sa provenance, sa destination et la date de son envoi ou de sa réception. Un enregistrement de la signature peut aussi être utile en cas de contestation. | Sur les forfaits payants (Pro, Team et Enterprise), la piste d'audit ajoute une page à la fin du PDF signé. Elle indique quand la demande a été envoyée, chaque ouverture du document par un destinataire, chaque signature et quand le document a été finalisé, avec l'adresse e-mail du signataire, la date et l'heure, l'adresse IP, la localisation approximative de l'adresse IP et l'appareil. Elle n'enregistre pas les annulations. Le forfait Free n'inclut pas la piste d'audit. |
| Protection des données | La LPRPDE exige des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements personnels. Votre organisation reste responsable des renseignements qu'elle confie à un fournisseur de services pour traitement. | Portant héberge les données sur Google Cloud Platform (GCP). Consultez l'avenant relatif à la protection des données. |
| Accès | Les mesures de sécurité de la LPRPDE comprennent la limitation des personnes pouvant consulter les renseignements personnels. | Les PDF signés sont enregistrés à l'endroit où votre flux de travail envoie ses résultats, par exemple la fiche HubSpot, Google Drive, SharePoint ou OneDrive, ou l'hébergement Portant. Vos propres paramètres de partage à cet endroit déterminent qui peut les ouvrir. Sur le forfait Team, les rôles d'équipe déterminent qui peut créer, exécuter et consulter les flux de travail. Une demande de signature est envoyée aux adresses e-mail indiquées dans la demande, mais toute personne disposant du lien de signature peut signer. Si un destinataire transfère l'e-mail, la personne qui le reçoit peut signer. N'envoyez les demandes sensibles qu'à des destinataires en qui vous avez confiance. |
Considérations pratiques
- Convenez de signer par voie électronique. Nul n'est tenu d'accepter un document électronique sans son consentement, même si le consentement peut être déduit du comportement. Si cela compte pour votre document, indiquez dans l'accord ou dans votre e-mail d'accompagnement qu'il sera signé par voie électronique.
- Conservez le PDF signé. Portant verrouille et hache chaque PDF signé et l'enregistre avec les résultats de votre flux de travail. Conservez cette copie. Pour envoyer à chaque signataire une copie du PDF signé, activez les reçus de signature.
- Activez la piste d'audit si vous en avez besoin. Sur les forfaits payants (Pro, Team et Enterprise), l'option Audit trail (Piste d'audit) ajoute au PDF signé une page listant les événements de signature. Elle fonctionne pour les demandes de signature de flux de travail, les liens de signature et les importations dans l'onglet Signatures. Elle doit être activée avant l'envoi de la demande et ne peut pas être ajoutée à un PDF déjà signé. Consultez Piste d'audit.
- Consultez la loi de votre province ou territoire. Chacun a sa propre loi et ses propres exclusions. Certains documents désignés par règlement exigent une signature plus fiable qu'une signature électronique simple.
- Vérifiez les documents exclus. Consultez la liste de la section "Documents exclus par ces lois" ci-dessus. Si votre document y figure, ou en cas de doute, consultez un avocat avant de l'envoyer pour signature.
Conclusion
Portant fournit des signatures électroniques simples. En vertu des lois provinciales et territoriales canadiennes sur la signature électronique, un document ne peut pas se voir refuser d'effet juridique au seul motif qu'il est électronique, et une exigence légale de signature peut généralement être satisfaite par une signature électronique, mais la plupart des lois excluent certains documents. Portant ne vérifie pas l'identité d'un signataire, et la page de piste d'audit est disponible sur les forfaits payants. Cette page fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Pour les documents réglementés ou à forte valeur, ou tout document figurant sur les listes d'exclusion ci-dessus, consultez un avocat.
Si vous avez des questions sur les signatures de Portant, contactez-nous.