署名リクエストのプレビューリンク
署名が必要な人ではなく、ドキュメントを確認するだけでよい人に、署名ドキュメントの閲覧専用リンクを共有できます。ステークホルダー、法務チーム、追加のクライアント担当者は、署名者が見るものとまったく同じ内容を確認できます。署名は、認可されたメールアドレスにのみ制限されます。
Portant は、すべての署名リクエストに対してプレビューリンクを生成します。このリンクを使用すると、誰でもドキュメントを閲覧できます。ただし、リクエストにメールアドレスが登録されていない限り、署名することはできません。
学習内容
- プレビューリンクとは何か、またその確認場所
- ワークフローでプレビューリンクを有効にする方法
- プレビューリンクを共有する際の署名セキュリティの仕組み
プレビューリンクとは
プレビューリンクは、署名者に表示されるものとまったく同じ状態でドキュメントを表示します。
このリンクは以下の特徴があります。
- ワークフローの Outputs（出力） タブに保存されます。
- HubSpot 連携を使用している場合、関連する HubSpot オブジェクトの Signing Link プロパティに保存されます。
- 署名のために送信する前後に、あなた自身および共有した相手がドキュメント全体を確認できます。
プレビューリンクは閲覧専用です。署名者がこのリンクを開いた場合でも、プレビューリンクから直接署名を完了することはできません。
プレビューリンクを有効にする方法
ワークフロー内の署名リクエストブロックを開きます。右側にある Generate Preview（プレビューを生成）トグルを見つけ、オンにします。
ワークフローが実行されると、プレビューリンクが Outputs（出力） タブの署名済みドキュメントの隣に表示されます。HubSpot に接続している場合は、HubSpot のディールの Signing Link プロパティにも表示されます。
署名リクエストワークフローをまだ設定していない場合は、電子署名を始める を参照してください。
署名セキュリティの仕組み
署名リクエストに追加されたメールアドレスのみが、ドキュメントに署名できます。認可された署名者がプレビューリンクを開き、署名するためにクリックした場合の流れは以下のとおりです。
- 署名者がプレビュー内から安全な署名リンクをリクエストします。
- Portant が、リクエストに登録された認可済みメールアドレスに署名リンクをメール送信します。
- 署名者がそのメールで受け取ったリンクを開き、署名を完了します。
これにより、以下のことが実現されます。
- ドキュメントを社内でレビューおよび共有できます。
- 認可された受信者のみが署名を完了できます。
- 署名は確認済みのメールアドレスに紐付けられます。
プレビューには、署名やその他の入力必須フィールドがどこにあるかが明確に表示されるため、レビュアーは内容を正確に把握できます。