Microsoft アドインでタグを追加する

Portant アドインを使用すると、ソースフィールドがドキュメントの横のサイドバーに表示されるため、Word ファイルや PowerPoint デッキを離れることなくタグを追加できます。これにより、別のウィンドウのソーステーブルからタグをコピーするという操作が不要になります。その方法は、現在も Google Docs および Google Slides テンプレートで使用されています。

アドインはテンプレートを作成する場所です。ワークフローの残りの部分、つまりソース、自動化、署名、送信については、引き続き Portant および HubSpot で行います。そのため、Google Docs の代わりに Word を使用しても、これらの部分に変更はありません。

開始する前に

以下の3つが準備されている必要があります。

Microsoft が接続された Portant アカウント。Portant がテンプレートを読み取り、出力を OneDrive または SharePoint に保存できるようにするために必要です。
Microsoft Word または Microsoft PowerPoint テンプレートを持つワークフロー
そのワークフローに接続されたソース。挿入するフィールドが必要です。最も一般的なのは HubSpot です。

Marketplace からインストールする

Microsoft Marketplace に Portant, HubSpot Document Generator として掲載されています。Get it now をクリックし、Microsoft の指示に従ってください。Word と PowerPoint の両方に対応しているため、インストールは1回で済み、無料です。

注: Microsoft テンプレートを初めて使用する際、Portant は OneDrive 内のファイルへのアクセス許可を求めます。この手順については、上記のテンプレートガイドをご参照ください。

アドインを開く

Word でテンプレートを開き、ツールバーのアドインリストを開きます（表示されない場合は、ウィンドウ上部の検索バーで「add-ins」と検索してください）。Marketplace からのインストールが完了すると、Portant が My Add-ins の下に表示されます。クリックしてください。

ペインがドキュメントの右側に開き、HubSpot Data Connector というタイトルでワークフローの一覧が表示されます。

重要: app.portant.co からのポップアップを許可してください。アドインはポップアップウィンドウを通じてサインインするため、ブロッカーが有効になっていると接続できません。

ワークフローを選択する

現在開いているテンプレートのワークフローを選択してください。ペインには Merge tags と Signature fields の2つのタブが表示され、そのワークフローのソースから利用可能なすべてのフィールドが一覧表示されます。

各フィールドには、他の場所と同様に {{Field name}} の形式で Portant が使用するタグが表示されます。タグ自体が持つ機能については、タグを参照してください。

タグを挿入する

値を表示させたいドキュメント内の場所をクリックします。
挿入したいフィールドの横にある Insert をクリックします。

タグがカーソル位置に挿入されます。コピーボタンを使用してタグをコピーし、任意の場所に貼り付けることもできます。これは、同じフィールドを複数の場所に追加する場合に便利です。

タグはご自身のファイル内のテキストにすぎないため、Word のフォーマットツールを使用してスタイルを設定できます。タグにフォント、サイズ、太さ、色を設定すると、差し込まれた値にもそのスタイルが継承されます。

テンプレートに取り込める内容

ワークフローのソースが公開しているすべての内容を取り込めます。HubSpot の場合は、レコード全体が対象です。

取引先、コンタクト、企業、チケット、またはカスタムオブジェクト、およびそれらに関連するオブジェクト
標準プロパティとカスタムプロパティ。ワークフローごとに選択します。HubSpot プロパティの管理と選択を参照してください。
明細項目は繰り返しテーブル行として使用されるため、販売内容に応じて見積書が自動的に増減します。

署名フィールドを追加する

署名者が署名または日付を記入する必要がある箇所には、Signature fields タブに切り替えてください。

これらは挿入ではなく、コピーと貼り付けで操作します。

Signature または Date など、使用したいフィールドの Copy をクリックします。
署名者が記入するドキュメント内の場所をクリックします。
貼り付けると、署名者フィールドが表示されます。

フィールドは署名者ごとにグループ化されており、Recipient 1 から始まります。署名が必要な各ユーザーに対して受信者を追加し、それぞれのフィールドを適切な場所に貼り付けてください。Date はその署名者がサインした時点で自動的に押印されるため、手動で入力する必要はありません。

署名に関するその他の設定はすべて、アドインではなく Portant で行います。

eSignatures: 署名の仕組み、署名の順序、署名者に表示される内容について
複数の署名を依頼する: 複数人が署名する必要がある場合
ドキュメントのレビューと承認: 送付前に内部確認のためドキュメントを保留する場合
Portant eSignatures と HubSpot: HubSpot レコードから署名者を選択する場合

PowerPoint でも同じ操作を行う

デッキの手順も同じです。.pptx を開き、コネクタを開いて、ワークフローを選択し、スライドにタグを挿入します。タグはテキストボックス、表、スピーカーノートで使用できます。

タグに入力できるその他の内容

アドインはプレーンなフィールドタグを挿入します。タグ言語で使用できるすべての機能は引き続き適用されますが、設定はアドインではなく Portant で行います。

目的	参照先
フィールド名より短くわかりやすい名前を使用する	カスタムタグ名
計算の実行、日付のフォーマット、値の合計	タグ数式
データに基づいて異なるコンテンツを表示する	タグのif文
データに基づいてセクション全体を表示または非表示にする	条件ロジック
フィールドをそのままマージするのではなく、レコードから段落を生成する	AI
すべてのワークフローに適用する値を挿入する	グローバルタグ
明細項目ごとに表の行を繰り返す	明細項目と表
送信前に誤字を検出する	タグチェッカー

完成したドキュメントの処理

ファイル形式。 受信者が編集する必要がある場合は Word または PowerPoint 形式のまま保持し、最終版の場合は PDF として保存します。
送信。 同じタグを使ってパーソナライズしながら、Gmail または Microsoft Outlook からメールで送信します。
ストレージ。 出力ファイルは OneDrive または SharePoint に保存されます。
HubSpot。 すべてのドキュメントは HubSpot 内の独自のドキュメントレコードになるため、他のオブジェクトと同様にフィルタリング、レポート、自動化が可能です。

自動化する

テンプレートが完成すれば、Word を再度開く必要はありません。

HubSpot ワークフローに Portant アクションを追加することで、ディールステージの変更、フォームの送信、チケットの更新からドキュメントを生成できます。
HubSpot でドキュメントを作成することで、レコードから手動で実行できます。
ワークフローフィルターを使用して、ドキュメントを生成する必要のないレコードをスキップします。

チームが作成するドキュメントの例

見積書および価格ドキュメント
提案書およびピッチデッキ
複数の署名者を含む契約書
請求書および注文確認書
四半期ビジネスレビュー

問題が発生した場合

ペインがファイルを認識できない。 Portant が OneDrive または SharePoint のファイルにアクセスできない場合は、Microsoft 権限の問題を参照してください。
組織がアドインをブロックしている。 サインイン前に停止された場合は、Microsoft 365 (Entra ID) で Portant を承認するを参照してください。
ワークフローが途中で停止する。 Microsoft の接続が切断された可能性があります。Microsoft の再接続を参照してください。