HubSpot で作成済みドキュメントを確認する

HubSpot 内で Portant が生成したドキュメントを確認できる場所は 4 つあります。Portant アプリカード、アクティビティフィード、カスタムプロパティ、および添付ファイルセクションです。チームの業務スタイルに合った方法をご利用ください。

このガイドの内容:

Portant アプリカード

Portant カードは、HubSpot の CRM 情報の一部として、レコード（取引先、コンタクト、会社、チケット、またはカスタムオブジェクト）上に表示されます。ここからワークフローを実行したり、すでに生成したドキュメントを確認したりすることができます。

このカードは、Portant アプリを HubSpot にインストールすると自動的に表示されます。

アクティビティフィードには、レコード上で発生したすべての出来事がタイムライン形式で表示されます。ドキュメント生成イベントもここに表示されます。

取引先を開き、Activities (アクティビティ) タブをクリックします。

Filter Activity (アクティビティのフィルター) をクリックし、Portant | Google Docs & eSign を選択します。

タイムラインには、そのレコードのドキュメント作成アクティビティのみが表示されます。

Portant は、ドキュメントの詳細情報（リンク、ステータス、ワークフロー名など）を、レコード上の HubSpot カスタムプロパティのグループに保存します。プロパティパネルを開くことで確認できます。

これらのプロパティを使用して、HubSpot ワークフローをトリガーすることや、ダッシュボードやレポートを作成することができます。

注意: これらのプロパティには最新のドキュメントのみが保存されるため、新しいドキュメントが生成されるたびに前のドキュメントが上書きされます。ドキュメントごとのレコードを作成し、レポート用の完全な履歴を保持するには、HubSpot のドキュメントレコードを参照してください。

これらのプロパティをすべてのレコードの左側サイドバーに固定表示するには、次の手順を実行します。

View all properties (すべてのプロパティを表示) をクリックします。

Portant のカスタムプロパティグループまでスクロールし、固定表示したい各プロパティの Add to your view (ビューに追加) をクリックします。

保存すると、それらのプロパティがすべてのレコードの左側パネルに表示されます。

Portant が生成した PDF 出力は、HubSpot レコードの添付ファイルとして自動的に保存されます。

Attachments (添付ファイル) セクションを開き、ドロップダウンをクリックします。

添付された PDF が表示されます。複数ある場合は、View all attachments (すべての添付ファイルを表示) をクリックします。

レコード上のすべての添付ファイルが表示されます。

検索バーを使用して特定の添付ファイルを検索します。

ファイルを削除するには、チェックボックスにチェックを入れ、Remove (削除) をクリックします。

Detach (デタッチ) をクリックして確定します。