Afficher les documents créés dans HubSpot
Il existe quatre endroits dans HubSpot où vous pouvez trouver les documents générés par Portant : la carte d'application Portant, le fil d'activité, les propriétés personnalisées et la section des pièces jointes. Utilisez celle qui correspond le mieux à la façon dont votre équipe travaille.
Dans ce guide :
- La carte d'application Portant
- La section des activités
- Les propriétés personnalisées
- La section des pièces jointes
La carte d'application Portant
La carte Portant s'affiche sur la fiche (deal, contact, entreprise, ticket ou objet personnalisé) aux côtés des autres informations CRM de HubSpot. Depuis cet emplacement, vous pouvez exécuter des workflows et consulter les documents déjà générés.
La carte apparaît automatiquement une fois que l'application Portant est installée dans HubSpot.
La section des activités
Le fil d'activité affiche une chronologie de tout ce qui s'est produit sur la fiche. Les événements de génération de documents y apparaissent également.
Ouvrez un deal et cliquez sur l'onglet Activities (Activités).
Cliquez sur Filter Activity (Filtrer l'activité) et sélectionnez Portant | Google Docs & eSign.
La chronologie n'affiche désormais que l'activité de création de documents pour la fiche.
Les propriétés personnalisées
Portant stocke les détails des documents (lien, statut, nom du workflow, et plus encore) dans un groupe de propriétés HubSpot personnalisées sur la fiche. Vous pouvez les consulter en ouvrant le panneau des propriétés.
Vous pouvez utiliser ces propriétés pour déclencher des workflows HubSpot et pour créer des tableaux de bord ou des rapports.
Remarque : ces propriétés ne conservent que le document le plus récent, chaque nouveau document écrasant donc le précédent. Pour obtenir une fiche par document, avec un historique complet exploitable dans des rapports, consultez Document records in HubSpot.
Pour les épingler dans la barre latérale gauche de chaque fiche :
Cliquez sur View all properties (Afficher toutes les propriétés).
Faites défiler jusqu'au groupe de propriétés personnalisées Portant et cliquez sur Add to your view (Ajouter à votre vue) pour chaque propriété que vous souhaitez épingler.
Une fois enregistrées, ces propriétés apparaissent dans le panneau gauche de chaque fiche.
La section des pièces jointes
Tous les fichiers PDF générés par Portant sont automatiquement enregistrés en tant que pièces jointes sur la fiche HubSpot.
Ouvrez la section Attachments (Pièces jointes) et cliquez sur le menu déroulant.
Le PDF joint est affiché. S'il y en a plusieurs, cliquez sur View all attachments (Afficher toutes les pièces jointes).
Vous verrez toutes les pièces jointes de la fiche.
Utilisez la barre de recherche pour trouver une pièce jointe spécifique.
Pour supprimer un fichier, cochez la case correspondante et cliquez sur Remove (Supprimer).
Cliquez sur Detach (Détacher) pour confirmer.
