Australie : Electronic Transactions Acts

Position de Portant : Portant fournit des signatures électroniques simples et ne vérifie pas l'identité d'un signataire. En droit australien, une transaction n'est pas invalide au seul motif qu'elle a été réalisée par voie électronique. Lorsqu'une loi exige une signature, un procédé électronique ne satisfait à cette exigence que s'il remplit les conditions de la loi applicable (voir ci-dessous). Certains documents sont exclus ou obéissent à leurs propres règles de signature, énumérées ci-dessous. Cette page fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Pour les documents réglementés ou à forte valeur, consultez un avocat.

L'Australie compte une loi du Commonwealth et une loi dans chaque État et territoire. L'Electronic Transactions Act 1999 couvre les exigences découlant des lois du Commonwealth. La loi de chaque État et territoire couvre les exigences découlant des lois propres à cette juridiction. Ces lois fonctionnent de manière similaire, mais leurs exclusions diffèrent.

Présentation des Electronic Transactions Acts

Lois : l'Electronic Transactions Act 1999 (Commonwealth), ainsi que l'Electronic Transactions Act 2000 (NSW), l'Electronic Transactions (Victoria) Act 2000, l'Electronic Transactions (Queensland) Act 2001, l'Electronic Transactions Act 2011 (WA), l'Electronic Communications Act 2000 (SA), l'Electronic Transactions Act 2000 (Tas), l'Electronic Transactions Act 2001 (ACT) et l'Electronic Transactions (Northern Territory) Act 2000.
Objet : Dispose qu'une transaction n'est pas invalide au seul motif qu'elle a été réalisée par voie électronique (section 8 de la loi du Commonwealth), et précise quand un procédé électronique satisfait à une exigence légale de signature (section 10).

Quand et où les lois s'appliquent

Les lois s'appliquent à un large éventail de transactions. Des règles de consentement et certaines exclusions s'appliquent, comme indiqué ci-dessous.

Ce qu'elles couvrent : Les lois disposent qu'une transaction n'est pas invalide au seul motif qu'elle est électronique. Elles précisent aussi quand un procédé électronique satisfait à une exigence légale de signer, d'écrire, de produire ou de conserver un document. Lorsqu'une autre loi fixe son propre procédé de signature ou d'identification d'une personne, cette loi continue de s'appliquer (section 10(2)).
Juridictions : La loi du Commonwealth s'applique aux exigences découlant des lois du Commonwealth, et pas uniquement aux organismes publics. La loi de chaque État et territoire s'applique aux exigences découlant des lois propres à cette juridiction.
Consentement : Lorsqu'une loi exige qu'une signature soit remise à une personne, celle-ci doit consentir au procédé électronique. Le consentement peut être déduit du comportement (sections 5 et 10). Lorsque la signature est destinée à une entité du Commonwealth, ce sont les exigences techniques propres à cette entité, le cas échéant, qui s'appliquent.

Documents exclus ou traités différemment par les lois

Les lois ne couvrent pas tous les documents. Vérifiez les points suivants avant l'envoi :

Documents des cours et tribunaux. Les règles de la loi du Commonwealth relatives à l'écrit et à la signature ne s'appliquent pas à la pratique et à la procédure d'une cour ou d'un tribunal (section 7B). Les lois des États et territoires prévoient des exclusions similaires. Par exemple, l'Electronic Transactions (Queensland) Act 2001 exclut le dépôt, la signature et la production de documents dans le cadre d'une procédure devant une cour ou un tribunal (schedule 1).
Certaines lois du Commonwealth. Les Electronic Transactions Regulations 2020 excluent certaines lois du Commonwealth de tout ou partie de la loi, notamment le Bills of Exchange Act 1909, le Cheques Act 1986, le Corporations Act 2001 et le Statutory Declarations Act 1959. Ces lois fixent leurs propres règles de signature.
Documents devant être attestés par un témoin ou signifiés. Certaines lois d'États et de territoires excluent les documents qui doivent être signés devant témoin ou attestés, ou signifiés en personne ou par voie postale. L'Electronic Transactions (Queensland) Act 2001 en est un exemple (schedule 1).
Testaments, procurations, actes formels (deeds) et documents de titre foncier. Ils relèvent de leurs propres lois, avec leurs propres règles de signature et de témoins. Par exemple, dans l'État de Victoria, le Wills Act 1997 et le Powers of Attorney Act 2014 fixent ces règles. Un document signé par une société relève du Corporations Act 2001 (section 127). Vérifiez la loi applicable avant l'envoi.

Ce qu'examinent les lois et ce que fait Portant

Sujet	Ce que dit la loi	Ce que fait Portant
Identifier le signataire	Un procédé de signature doit identifier la personne et indiquer son intention à l'égard des informations. Il doit aussi être aussi fiable qu'il convient au regard de sa finalité et de l'ensemble des circonstances, ou avoir effectivement démontré qu'il remplit ces fonctions (section 10).	Pour une demande de signature, le lien de signature est envoyé à l'adresse e-mail indiquée dans la demande, et le signataire ajoute sa signature puis soumet le document. Toute personne disposant d'un lien de signature peut signer. Si un destinataire transfère l'e-mail de demande, la personne qui le reçoit peut signer. Portant ne vérifie pas qui ouvre ou signe un document. Le caractère suffisamment fiable de ce procédé dépend du document et des circonstances.
Consentement	La personne qui reçoit la signature doit consentir au procédé électronique. Le consentement peut être déduit du comportement (sections 5 et 10).	Convenir avec l'autre partie de signer par voie électronique relève de votre responsabilité. Dans chaque parcours de signature, le signataire coche une case confirmant "I understand that this is a legal representation of my signature" (Je comprends qu'il s'agit d'une représentation juridique de ma signature) avant de signer. Cette case confirme son intention de signer.
Intégrité du document	Lorsqu'une loi exige la production ou la conservation d'un document, le procédé doit préserver de manière fiable l'intégralité et l'intégrité de ses informations (sections 11 et 12).	Chaque PDF signé est verrouillé et haché. Tout le monde peut vérifier un PDF signé sur sign.portant.co. Cette vérification confirme uniquement si le fichier est un document Portant non modifié. Elle n'indique ni qui a signé, ni quand, ni depuis où.
Enregistrement de la signature	La loi n'exige ni piste d'audit ni horodatage. Un enregistrement de la signature peut constituer une preuve supplémentaire que le procédé a identifié le signataire et indiqué son intention (section 10).	Sur les forfaits payants (Pro, Team et Enterprise), l'option Audit trail (Piste d'audit) ajoute une page d'audit au PDF signé. Elle indique quand le document a été envoyé, chaque ouverture par chaque destinataire et chaque signature (avec l'adresse e-mail, la date et l'heure, l'adresse IP, la localisation approximative de l'adresse IP et l'appareil), et quand il a été finalisé. Elle fonctionne pour les demandes de signature de flux de travail, les liens de signature et les importations dans l'onglet Signatures. Pour les liens de signature, le nom et l'adresse e-mail saisis par le signataire sont enregistrés avec les événements de signature. Le forfait Free n'inclut pas la piste d'audit.
Protection des données	Les Electronic Transactions Acts ne fixent pas de règles de sécurité des données. Le Privacy Act 1988 encadre la manière dont de nombreuses organisations traitent les renseignements personnels.	Portant héberge les données sur Google Cloud Platform (GCP). Les PDF signés sont enregistrés à l'endroit où votre flux de travail envoie ses résultats, par exemple la fiche HubSpot, SharePoint ou OneDrive, ou l'hébergement Portant, et apparaissent dans l'onglet Outputs (Résultats). Lorsque les reçus de signature sont activés, chaque signataire reçoit une copie du PDF signé. Consultez l'avenant relatif à la protection des données.
Accès	Les Electronic Transactions Acts ne fixent pas de règles de contrôle d'accès.	Dans une équipe, les rôles déterminent qui peut créer, exécuter et consulter les flux de travail. Toute personne disposant d'un lien de signature peut l'ouvrir et signer, y compris une personne à qui un e-mail de demande a été transféré. Portant ne vérifie pas qui l'ouvre. N'envoyez les demandes sensibles qu'à des destinataires en qui vous avez confiance.

Considérations pratiques

Convenez de la signature électronique. Assurez-vous que les personnes à qui vous envoyez des documents acceptent de signer par voie électronique. La loi permet de déduire le consentement du comportement, mais un accord clair est plus facile à démontrer par la suite.
Conservez le PDF signé. Chaque PDF signé est verrouillé et haché. Conservez la copie enregistrée dans votre dossier de résultats comme enregistrement.
Activez la piste d'audit avant l'envoi. Sur les forfaits payants (Pro, Team et Enterprise), activez l'option Audit trail (Piste d'audit) avant d'envoyer la demande afin d'ajouter une page d'audit au PDF signé. Elle ne peut pas être ajoutée à un PDF déjà signé. Consultez Piste d'audit.
Vérifiez quelle loi s'applique. La loi du Commonwealth couvre les exigences découlant des lois du Commonwealth. Une exigence découlant d'une loi d'État ou de territoire relève de la loi de cette juridiction, et les exclusions diffèrent.
Tenez compte des exclusions et demandez conseil. Vérifiez les documents exclus énumérés ci-dessus. Pour les documents réglementés ou à forte valeur, consultez un avocat.

Conclusion

Portant fournit des signatures électroniques simples et ne vérifie pas l'identité d'un signataire. En droit australien, une transaction n'est pas invalide au seul motif qu'elle a été réalisée par voie électronique. La conformité d'une signature à une exigence légale précise dépend de la loi applicable, du procédé utilisé et du document. Sur les forfaits payants, Portant peut ajouter une page d'audit au PDF signé. Certains documents sont exclus ou obéissent à leurs propres règles de signature. Cette page fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique. Pour les documents réglementés ou à forte valeur, consultez un avocat.

Si vous avez des questions sur les signatures de Portant, contactez-nous.