Portant Docs
Startpagina Installeren in HubSpot Gratis beginnen

Tags toevoegen met de Microsoft-invoegtoepassing

De Portant-invoegtoepassing plaatst uw bronvelden in een zijpaneel naast uw document, zodat u tags kunt toevoegen aan een Word-bestand of een PowerPoint-presentatie zonder dit te verlaten. Het vervangt het kopiëren van tags uit de brontabel in een tweede venster, wat nog steeds de manier is waarop Google Docs- en Slides-sjablonen werken.

De invoegtoepassing is de plek waar u de sjabloon opbouwt. De rest van de workflow, de bron, de automatisering, het ondertekenen en het verzenden, blijft in Portant en HubSpot, dus niets daaraan verandert doordat u Word gebruikt in plaats van Google Docs.

Voordat u begint

U hebt drie zaken nodig:

  • Een Portant-account met Microsoft gekoppeld, zodat Portant uw sjablonen kan lezen en uitvoer kan opslaan in OneDrive of SharePoint
  • Een workflow met een Microsoft Word- of Microsoft PowerPoint-sjabloon
  • Een bron gekoppeld aan die workflow, zodat er velden zijn om in te voegen. HubSpot is de meest gebruikte

Installeren vanuit de Marketplace

De vermelding is Portant, HubSpot Document Generator op de Microsoft Marketplace. Klik op Get it now (Nu ophalen) en volg de aanwijzingen van Microsoft. De invoegtoepassing werkt voor zowel Word als PowerPoint, dus u installeert deze eenmalig en zij is gratis.

Opmerking: De eerste keer dat u een Microsoft-sjabloon gebruikt, vraagt Portant toestemming om uw bestanden in OneDrive te benaderen. De bovenstaande sjabloongidsen behandelen die stap.

De invoegtoepassing openen

Open uw sjabloon in Word en open de lijst met invoegtoepassingen via de werkbalk (zoek naar "add-ins" in de zoekbalk bovenaan het venster als u deze niet ziet). Zodra de installatie vanuit de Marketplace is voltooid, wordt Portant weergegeven onder My Add-ins (Mijn invoegtoepassingen). Klik erop.

Het paneel wordt aan de rechterkant geopend, naast uw document, met de titel HubSpot Data Connector, en toont uw workflows.

Belangrijk: Sta pop-ups toe van app.portant.co. De invoegtoepassing meldt zich aan via een pop-upvenster en een blokker verhindert dat de verbinding tot stand komt.

Uw workflow selecteren

Selecteer de workflow waarvan u de sjabloon open hebt. Het paneel toont vervolgens twee tabbladen, Merge tags (Samenvoegvelden) en Signature fields (Handtekeningvelden), en vermeldt elk veld dat beschikbaar is vanuit de bron van die workflow.

Bij elk veld wordt de tag weergegeven die Portant zal gebruiken, in dezelfde {{Field name}}-vorm als overal elders. Zie tags voor wat de tags zelf kunnen doen.

Een tag invoegen

  1. Klik in uw document op de plaats waar de waarde moet verschijnen
  2. Klik op Insert (Invoegen) naast het gewenste veld

De tag wordt op de positie van uw cursor geplaatst. U kunt een tag ook kopiëren met de kopieerknop en deze plakken waar u wilt, wat sneller is als u hetzelfde veld op meerdere plaatsen invoegt.

Omdat de tag gewone tekst is in uw eigen bestand, opmaakt u deze met de eigen opmaaktools van Word. Stel het lettertype, de grootte, het gewicht en de kleur in op de tag, en de samengevoegde waarde neemt deze over.

Wat u in een sjabloon kunt opnemen

Alles wat de bron van de workflow beschikbaar stelt, wat voor HubSpot het volledige record betekent:

  • Een deal, contact, bedrijf, ticket of aangepast object, en de daaraan gekoppelde objecten
  • Standaard- en aangepaste eigenschappen, per workflow geselecteerd. Zie manage and select HubSpot properties (HubSpot-eigenschappen beheren en selecteren)
  • Line items (regelitems) als een herhalende tabelrij, zodat een offerte groeit of krimpt afhankelijk van wat er wordt verkocht

Handtekeningvelden toevoegen

Schakel over naar het tabblad Signature fields (Handtekeningvelden) voor de plaatsen waar een ondertekenaar moet ondertekenen of een datum moet bevestigen.

Deze werken via kopiëren en plakken in plaats van via invoegen:

  1. Klik op Copy (Kopiëren) bij het gewenste veld, Signature (Handtekening) of Date (Datum)
  2. Klik in uw document op de plek waar de ondertekenaar dit moet invullen
  3. Plak het veld, en het ondertekeningsveld verschijnt

Velden zijn gegroepeerd per ondertekenaar, te beginnen met Recipient 1 (Ontvanger 1). Voeg een ontvanger toe voor elke persoon die moet ondertekenen en plak hun velden op de juiste plek. Date (Datum) wordt automatisch ingestempeld wanneer die persoon ondertekent, zodat u dit niet zelf hoeft in te vullen.

Al het overige met betrekking tot ondertekening vindt plaats in Portant, niet in de invoegtoepassing:

Hetzelfde doen in PowerPoint

De stappen zijn identiek voor een presentatie. Open het .pptx-bestand, open de connector, kies uw workflow en voeg tags in op uw dia's. Tags werken in tekstvakken, tabellen en sprekernotities.

Wat u verder in een tag kunt plaatsen

De invoegtoepassing plaatst gewone veldtags. Alles wat de taaltaal voor tags kan doen, blijft van toepassing en wordt ingesteld in Portant in plaats van in de invoegtoepassing:

Als u... Zie
Een kortere, gebruiksvriendelijkere naam wilt gebruiken dan de veldnaam Custom tag names
Berekeningen wilt uitvoeren, datums wilt opmaken of waarden wilt optellen Tag formulas
Verschillende inhoud wilt weergeven op basis van de gegevens Tag if statements
Een hele sectie wilt tonen of verbergen op basis van de gegevens Conditional logic
Een alinea wilt schrijven op basis van de record in plaats van een veld letterlijk samen te voegen AI
Een waarde wilt invoegen die in elke workflow van toepassing is Global tags
Een tabelrij wilt herhalen per regelitem Line items and tables
Een typefout wilt opsporen voordat u verzendt Tag checker

Wat er met het voltooide document gebeurt

  • Bestandsformaat. Bewaar het als Word of PowerPoint wanneer de ontvanger het moet kunnen bewerken, of sla het op als PDF wanneer het definitief is.
  • Verzending. Verzend het via Gmail of Microsoft Outlook, gepersonaliseerd met dezelfde tags.
  • Opslag. Uitvoerbestanden worden opgeslagen in OneDrive of SharePoint.
  • HubSpot. Elk document wordt een eigen Document record in HubSpot, zodat u erop kunt filteren, rapporteren en automatiseren zoals op elk ander object.

Automatiseer het proces

Zodra de sjabloon is gebouwd, hoeft u Word niet meer te openen:

Wat teams op deze manier maken

Als iets niet werkt

Gerelateerd