Teameigendom overdragen
Elk team heeft één Owner (eigenaar): de persoon die het abonnement heeft aangeschaft. De Owner is de enige rol die facturering kan beheren, en de integraties waarop het team draait zijn doorgaans geautoriseerd onder het account van die persoon.
Dat maakt een ongeplande overdracht van eigendom een van de meest verstorende gebeurtenissen die een werkende configuratie kan overkomen, dus het is de moeite waard om dit bewust te doen.
De overdracht aanvragen
Het eigendom wordt gewijzigd door het Portant-team, en wij hebben bevestiging nodig van de huidige Owner.
Open een supportticket of stuur een e-mail naar contact@portant.co met:
- De teamnaam.
- Het e-mailadres van de huidige Owner.
- Het e-mailadres van de nieuwe Owner, die al lid moet zijn van het team.
Als de huidige Owner al vertrokken is en niet kan bevestigen, vermeld dat dan in het verzoek en we zullen samen de juiste verificatie uitwerken.
Andere rollen dan Owner kunt u zelf wijzigen via de teambeheer-pagina. Zie Manage team permissions (teambevoegdheden beheren).
Na de overdracht
De nieuwe Owner doorloopt het volgende, in volgorde. Het overslaan hiervan is de gebruikelijke reden waarom workflows een week of twee nadat iemand vertrekt stilvallen.
1. Verbind de integraties opnieuw
De integraties van het team kunnen nog steeds draaien op de credentials van de vorige Owner. Die blijven werken totdat ze verlopen en mislukken vervolgens zonder melding.
De nieuwe Owner verbindt elke integratie die het team gebruikt opnieuw via Settings → Permissions:
- Reconnect HubSpot (HubSpot opnieuw verbinden)
- Reconnect your Google account (uw Google-account opnieuw verbinden)
- Reconnect Microsoft (Microsoft opnieuw verbinden)
2. Controleer bestandstoegang
Sjablonen, bronnen en uitvoermappen zijn aangemaakt door de vorige Owner en bevinden zich in diens Drive of OneDrive. Bevestig dat het team nog toegang heeft tot elk ervan, en verplaats alles dat eigendom is van een vertrekkend persoon voordat diens account wordt gesloten. Zie Share workflows (workflows delen) en Change the output folder (de uitvoermap wijzigen).
3. Wijs goedkeuringen opnieuw toe
Iemand die niet meer in het team zit ontvangt geen goedkeuringsverzoeken meer, waardoor documenten voor onbepaalde tijd blijven wachten. Controleer elke workflow met een reviewstap en wijs de goedkeurder opnieuw toe. Zie Review and approve documents (documenten beoordelen en goedkeuren).
4. Controleer e-mailaliassen en verzending
Aliassen worden per account ingesteld en gaan niet mee bij eigendomsoverdracht. Als workflows verzenden vanuit een alias, stelt u deze opnieuw in onder de nieuwe Owner: zie Send from aliases (verzenden vanuit aliassen).
Als e-mails na de overdracht nog steeds worden verstuurd vanuit het adres van de vorige Owner, verbindt u HubSpot opnieuw: verouderde credentials veroorzaken precies dit.
Gerelateerd
- Manage team permissions (teambevoegdheden beheren)
- Request an account transfer (een accountoverdracht aanvragen): het verplaatsen van één account naar een nieuw e-mailadres, in plaats van het wijzigen van wie een team bezit.