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Aggiungere tag con il componente aggiuntivo Microsoft

Il componente aggiuntivo Portant mostra i campi della fonte in un pannello laterale accanto al documento, in modo da poter aggiungere tag a un file Word o a una presentazione PowerPoint senza abbandonarlo. Sostituisce la procedura di copia dei tag dalla tabella della fonte in una seconda finestra, che è ancora il modo in cui funzionano i template Google Docs e Slides.

Il componente aggiuntivo è il luogo in cui si costruisce il template. Il resto del workflow, la fonte, l'automazione, la firma e l'invio, rimane in Portant e HubSpot, quindi nulla cambia per il fatto di aver usato Word al posto di Google Docs.

Prima di iniziare

Sono necessari tre elementi:

  • Un account Portant con Microsoft connesso, in modo che Portant possa leggere i template e salvare i risultati in OneDrive o SharePoint
  • Un workflow con un template Microsoft Word o Microsoft PowerPoint
  • Una fonte collegata a quel workflow, in modo che ci siano campi da inserire. HubSpot è la più comune

Installazione dal Marketplace

La voce è Portant, HubSpot Document Generator nel Microsoft Marketplace. Fare clic su Get it now (Scarica subito) e seguire le istruzioni di Microsoft. Copre sia Word che PowerPoint, quindi si installa una sola volta ed è gratuito.

Nota: La prima volta che si utilizza un template Microsoft, Portant richiede il permesso di accedere ai file in OneDrive. I template indicati sopra descrivono questo passaggio.

Aprire il componente aggiuntivo

Aprire il template in Word e aprire l'elenco dei componenti aggiuntivi dalla barra degli strumenti (cercare "add-ins" nella barra di ricerca in cima alla finestra se non è visibile). Una volta completata l'installazione dal Marketplace, Portant è elencato in My Add-ins (I miei componenti aggiuntivi). Fare clic su di esso.

Il pannello si apre a destra, accanto al documento, con il titolo HubSpot Data Connector, ed elenca i workflow disponibili.

Importante: Consentire i pop-up da app.portant.co. Il componente aggiuntivo effettua l'accesso tramite una finestra pop-up e un blocco dei pop-up impedisce la connessione.

Selezionare il workflow

Selezionare il workflow il cui template è aperto. Il pannello mostra quindi due schede, Merge tags (Tag di unione) e Signature fields (Campi firma), ed elenca tutti i campi disponibili dalla fonte di quel workflow.

Ogni campo mostra il tag che Portant utilizzerà, nella stessa forma {{Field name}} usata ovunque. Consultare tags per scoprire cosa possono fare i tag.

Inserire un tag

  1. Fare clic nel documento nel punto in cui si desidera che appaia il valore
  2. Fare clic su Insert (Inserisci) accanto al campo desiderato

Il tag viene inserito nella posizione del cursore. È anche possibile copiare un tag con il pulsante di copia e incollarlo dove si preferisce, il che è più rapido quando si aggiunge lo stesso campo in più punti.

Poiché il tag è semplicemente testo nel proprio file, è possibile formattarlo con gli strumenti di formattazione di Word. Impostare il font, la dimensione, il peso e il colore sul tag, e il valore unito li erediterà.

Cosa si può inserire in un template

Tutto ciò che la fonte del workflow espone, che per HubSpot significa l'intero record:

  • Un deal, un contatto, un'azienda, un ticket o un oggetto personalizzato, e gli oggetti a esso associati
  • Proprietà standard e personalizzate, selezionate per workflow. Consultare manage and select HubSpot properties (gestire e selezionare le proprietà HubSpot)
  • Line items (voci) come riga ripetuta in una tabella, in modo che un preventivo si espanda o si riduca in base a ciò che viene venduto

Aggiungere campi firma

Passare alla scheda Signature fields (Campi firma) per i punti in cui un firmatario deve firmare o indicare la data.

Questi campi funzionano tramite copia e incolla, non tramite inserimento:

  1. Fare clic su Copy (Copia) sul campo desiderato, Signature (Firma) o Date (Data)
  2. Fare clic nel documento nel punto in cui il firmatario deve completare il campo
  3. Incollare, e il campo firma apparirà

I campi sono raggruppati per firmatario, a partire da Recipient 1 (Destinatario 1), quindi aggiungere un destinatario per ogni persona che deve firmare e incollare i relativi campi nella posizione appropriata. Date (Data) viene apposta automaticamente quando quella persona firma, quindi non è necessario compilarla manualmente.

Tutto il resto relativo alla firma avviene in Portant, non nel componente aggiuntivo:

La stessa procedura in PowerPoint

I passaggi sono identici per una presentazione. Aprire il file .pptx, aprire il connettore, selezionare il proprio workflow e inserire i tag nelle slide. I tag funzionano nelle caselle di testo, nelle tabelle e nelle note del relatore.

Cos'altro è possibile inserire in un tag

Il componente aggiuntivo inserisce tag di campo semplici. Tutte le funzionalità del linguaggio dei tag sono comunque disponibili e si configurano in Portant, non nel componente aggiuntivo:

Per... Vedere
Usare un nome più breve e intuitivo rispetto al nome del campo Custom tag names (nomi di tag personalizzati)
Eseguire calcoli, formattare date, sommare valori Tag formulas (formule nei tag)
Mostrare contenuti diversi in base ai dati Tag if statements (istruzioni condizionali nei tag)
Mostrare o nascondere un'intera sezione in base ai dati Conditional logic (logica condizionale)
Generare un paragrafo dal record invece di unire un campo alla lettera AI
Inserire un valore applicabile in ogni workflow Global tags (tag globali)
Ripetere una riga di tabella per ogni voce Line items and tables (voci e tabelle)
Individuare un errore di battitura prima dell'invio Tag checker (controllo tag)

Cosa accade al documento finale

  • Formato file. Mantenere il file come Word o PowerPoint quando il destinatario deve modificarlo, oppure salvarlo come PDF quando è definitivo.
  • Invio. Inviarlo via email da Gmail or Microsoft Outlook, personalizzato con gli stessi tag.
  • Archiviazione. Gli output vengono salvati in OneDrive o SharePoint.
  • HubSpot. Ogni documento diventa un proprio Document record in HubSpot, in modo da poterlo filtrare, includere nei report e automatizzare come qualsiasi altro oggetto.

Rendere il processo automatico

Una volta creato il modello, non è necessario aprire Word di nuovo:

Cosa realizzano i team in questo modo

Se qualcosa non funziona

  • Il pannello non riesce a visualizzare i file. Se Portant non riesce ad accedere ai file di OneDrive o SharePoint, vedere Microsoft permissions issue (problema di autorizzazioni Microsoft).
  • L'organizzazione blocca il componente aggiuntivo. Se si viene bloccati prima di poter effettuare l'accesso, vedere Approve Portant in Microsoft 365 (Entra ID) (approva Portant in Microsoft 365).
  • I workflow si interrompono a metà. La connessione Microsoft si è probabilmente interrotta. Vedere Reconnect Microsoft (riconnetti Microsoft).

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