Postazioni e utenti
Una postazione è una persona che può accedere a Portant e utilizzarlo. I piani Team vengono venduti per postazione e la quota di documenti è condivisa tra tutto il team anziché divisa per postazione. Vedere Documents per month.
Chi ha bisogno di una postazione
Una persona ha bisogno di una postazione se:
- Accede a Portant per creare, modificare o eseguire workflow.
- Approva documenti nell'ambito di una fase di revisione.
- Ha bisogno di visualizzare lo stato dei workflow e dei documenti in un record HubSpot, anche tramite le schede dell'app Portant.
Una persona non ha bisogno di una postazione semplicemente perché un workflow è stato eseguito su un record che ha toccato. Se un collega sposta un'opportunità in una fase che attiva un workflow HubSpot e tale workflow esegue un'azione Portant, l'automazione viene eseguita tramite l'account connesso anziché tramite il suo.
La distinzione che conta in pratica è la visibilità. Un rappresentante che modifica solo la fase di un'opportunità e non ha mai bisogno di sapere cosa ha fatto Portant non necessita di una postazione. Un rappresentante che deve aprire il record e verificare se il contratto è stato generato o qual è lo stato della firma, invece, sì.
Questo aspetto determina quanto si paga, quindi se la propria configurazione non corrisponde chiaramente a quanto descritto sopra, contattaci prima di acquistare, non dopo. Preferiamo definire insieme la soluzione corretta.
Aggiungere o rimuovere postazioni
Il proprietario (Owner) può modificare il numero di postazioni da Settings → Billing, utilizzando Add Seats (aggiungi postazioni) accanto al piano corrente. La modifica del piano ha effetto immediatamente e viene accreditato l'importo relativo alla parte inutilizzata del ciclo di fatturazione corrente. Vedere Update billing.
Il piano Team copre fino a 5 utenti. Oltre tale limite, gli utenti aggiuntivi vengono addebitati per utente al mese, come indicato nella pagina di fatturazione.
Per invitare qualcuno in una postazione, accedere alla team management page. Gli inviti devono essere accettati prima che la persona si unisca al team. Vedere Create your team.
Il conteggio Members (membri) in fondo a quella tabella mostra quante postazioni sono in uso, e ogni riga mostra l'utilizzo e l'ultimo accesso di quella persona. Entrambi i dati sono utili quando si deve decidere se una postazione giustifica ancora la sua presenza.
Assegnare alle persone il livello di accesso minimo necessario
Se una persona ha bisogno solo di visualizzare i risultati, il ruolo Viewer (visualizzatore) è sufficiente senza conferirle la possibilità di eseguire o modificare nulla. Abbinare i ruoli a ciò che le persone fanno effettivamente mantiene il team ordinato ed evita situazioni impreviste, come un workflow modificato da qualcuno che intendeva solo eseguirlo.
Vedere Manage team permissions per conoscere le azioni consentite da ciascun ruolo.