Creare un documento in HubSpot

Una volta configurato il workflow di Portant con HubSpot come sorgente, è possibile generare un documento direttamente da qualsiasi record HubSpot in pochi clic. Questa guida illustra come eseguire la prima automazione.

1. Aprire un record HubSpot

Aprire il deal, il contatto, l'azienda, il ticket o l'oggetto personalizzato a cui è collegato il workflow. La scheda dell'app Portant appare nel pannello laterale destro del record.

Se le schede dell'app Portant non sono visibili sui propri record, seguire Add Portant app cards to HubSpot per aggiungerle.

2. Selezionare un workflow e avviare l'automazione

Ogni workflow di Portant è collegato a un tipo di oggetto HubSpot (ad esempio, deal o contatti). Nell'elenco delle azioni appariranno solo i workflow corrispondenti al record aperto.

Per generare un documento:

1. Fare clic su Generate / Actions (Genera / Azioni) nella scheda Portant.
2. Scegliere il workflow da eseguire.

Se il workflow non viene visualizzato, verificare di trovarsi sul tipo di oggetto corretto. Per rendere un workflow disponibile anche sui record associati (ad esempio, per eseguire un workflow con sorgente aziendale da un deal), consultare Run a workflow from an associated object.

Si apre una finestra modale in cui è possibile selezionare o deselezionare gli oggetti associati (ad esempio, scegliere quale contatto correlato utilizzare). Quando si è soddisfatti, fare clic su Start Automation (Avvia automazione).

3. Generare e visualizzare il documento

La generazione del documento richiede alcuni secondi.

Quando è pronto, nella finestra modale viene visualizzata un'anteprima. È possibile chiudere la finestra modale dopo averla controllata.

Aggiornare la pagina HubSpot e il link al documento apparirà nella scheda dell'app Portant.

Il documento viene inoltre salvato in una cartella di Google Drive. Se il workflow è stato configurato in tal senso, la versione PDF verrà allegata anche al record HubSpot.

Per ulteriori posizioni in cui trovare i documenti creati, consultare How to view created documents in HubSpot.

4. Utilizzare le proprietà di Portant per gestire le automazioni HubSpot

Ogni volta che Portant genera un documento, salva i dettagli (link, stato, nome del workflow e altro) in un insieme di proprietà HubSpot personalizzate sul record. È possibile utilizzare tali proprietà per attivare altri workflow HubSpot.

Per un esempio pratico, consultare Trigger HubSpot workflows from Portant.