Registrazioni di documenti in HubSpot

Portant registra ogni documento generato in HubSpot come record autonomo su un oggetto Document (un oggetto dell'app HubSpot fornito dall'app Portant), associato all'offerta, al contatto, all'azienda, al ticket o all'oggetto personalizzato da cui è stato eseguito il workflow.

Il punto non è che si possa creare report sui documenti. È che i documenti sono il vostro processo aziendale. Un documento è un preventivo, un contratto, una fattura, una proposta o un capitolato d'oneri, quindi una volta che ciascuno è un record con uno stato e una data, le domande a cui prima non si riusciva a rispondere diventano normali report HubSpot: quanti contratti sono stati firmati il mese scorso, quanti preventivi sono stati inviati per ogni rappresentante, quali trattative hanno avuto tre preventivi e non hanno ancora firmato, quali richieste di firma non sono state nemmeno aperte.

In precedenza, le proprietà di Portant su un'offerta o un contatto contenevano solo il documento più recente, sovrascritto a ogni esecuzione. Un'offerta con un preventivo, un preventivo rivisto e un contratto firmato mostrava un solo insieme di valori. I record dei documenti conservano tutti e tre.

In questa guida:

Assegnate ai workflow il nome del tipo di documento
Cosa si può misurare
Automazioni utili da eseguire
Automazione lato documento o lato offerta
Rinnovi e scadenze dei contratti
Riferimento: cosa contiene ciascun record
Quando i record vengono creati e aggiornati
Requisiti e limiti
Se i record non vengono visualizzati

Assegnate ai workflow il nome del tipo di documento

Fate questo prima di tutto, perché tutto ciò che segue dipende da esso.

Ogni record Document memorizza il workflow che lo ha generato. Il nome di quel workflow è il modo in cui si distingue un preventivo da un contratto in un report, quindi rappresenta di fatto il tipo di documento. Se i vostri workflow si chiamano "Workflow 1" e "Copia del test proposta", i report saranno inutili indipendentemente dalla qualità dei dati.

Assegnate ai workflow il nome del documento che producono: Quote, Order Form, MSA, NDA, Statement of Work, Invoice, Renewal. In questo modo "quanti contratti abbiamo firmato a luglio" diventa un filtro su un singolo campo.

Se generate diversi tipi di documento da un unico workflow, suddividetelo, oppure fate in modo che il nome dell'output contenga il tipo così da poter raggruppare su quello.

Il nome del workflow viene riportato nel record come Workflow, che è il campo su cui raggruppare:

Cosa si può misurare

Volume per tipo di documento

Raggruppate i record Document per workflow e per data di creazione per vedere cosa ha effettivamente prodotto la vostra attività: preventivi inviati al mese, contratti firmati al trimestre, fatture emesse alla settimana. Aggiungete il proprietario del record per ottenere lo stesso quadro per ogni rappresentante, trasformando "il team sta inviando proposte" da impressione a numero.

Conversione da preventivo a firma

Due conteggi affiancati, i preventivi creati rispetto ai contratti firmati nello stesso periodo, forniscono un tasso di chiusura basato sui documenti, indipendente da quanto accuratamente vengano gestite le fasi dell'offerta. Tracciatelo per rappresentante o per modello per scoprire quali preventivi si convertono effettivamente.

Quanto tempo richiede davvero la firma

Ogni record contiene la data di creazione del documento e passa allo stato Signed (Firmato) quando l'ultimo firmatario completa il processo. Il divario tra questi due momenti rappresenta il vero tempo del ciclo di firma, ed è di solito il punto in cui le trattative ristagnano silenziosamente. Confrontatelo tra i diversi tipi di documento: un NDA che richiede undici giorni è un problema diverso da un MSA che ne richiede altrettanti.

Offerte con più preventivi e nessun contratto firmato

Questo è il report che la maggior parte dei team non ha. Cercate i record di origine con più record Document dal vostro workflow di preventivazione e nessun contratto firmato. Ciascuno è un'offerta in fase di rinegoziazione, scontistica o blocco, e il numero di preventivi è un buon indicatore del livello di attrito che porta. È allo stesso tempo una coda di revisione degli sconti e un segnale di coaching.

Offerte la cui fase non corrisponde alla documentazione

Poiché i documenti e le offerte sono ora record separati, è possibile confrontarli tra loro:

Offerte contrassegnate come chiuse e vinte senza un contratto firmato, il che rappresenta una lacuna nel riconoscimento dei ricavi e nella revisione contabile.
Offerte bloccate nella fase di proposta o negoziazione in cui non è mai stata generata alcuna proposta, ovvero pipeline che non esiste ancora.

Entrambe le situazioni sono invisibili se l'unica evidenza di un documento è una proprietà che viene sovrascritta. In questo caso l'offerta è contrassegnata come Closed Won mentre il suo preventivo più recente è ancora in stato Pending (In attesa):

Se il firmatario ha effettivamente aperto il documento

Ogni record tiene traccia di quante volte la richiesta di firma è stata aperta e di quando è stata visualizzata l'ultima volta. Questo suddivide un problema generico in due situazioni distinte con soluzioni diverse:

Inviata, mai aperta. Indirizzo errato, o è finita nello spam. Qualcuno deve rinviare o chiamare, e insistere sulla stessa casella di posta non servirà a nulla.
Aperta cinque volte, ancora non firmata. Il destinatario l'ha letta e qualcosa lo trattiene. Si tratta di un'obiezione, ed è necessaria una telefonata oggi stesso.

Quali template vengono effettivamente utilizzati

Il volume raggruppato per workflow indica quali template si guadagnano il loro posto e quali sono fermi da un anno. Ritirare quelli inutilizzati: la lista ridotta che il team scorre si accorcerà.

Automazioni che vale la pena eseguire

I record di documento possono essere iscritti nei workflow di HubSpot e usati come condizioni di diramazione come qualsiasi altro record, quindi l'attività sui documenti può guidare processi reali anziché limitarsi alla reportistica. Scenari che vale la pena configurare:

Contratto firmato, quindi avviare la consegna. Lo stato diventa Signed (Firmato), quindi si notifica il proprietario, si sposta la fase del deal, si creano le attività di onboarding e si passa il tutto al team di consegna. Il PDF firmato è già presente nel record.
Una generazione non è riuscita. Lo stato diventa Error (Errore), quindi si avvisa chi gestisce le operazioni sui documenti. Senza questa automazione, un errore rimane silenzioso: il rappresentante presume che il cliente abbia ricevuto il preventivo, mentre il cliente è in attesa.
Inviata ma non aperta dopo due giorni. Lo stato è Signature Requested (Firma Richiesta) e il conteggio delle visualizzazioni è ancora zero, quindi si crea un'attività di chiamata. Questa è l'automazione con il rendimento più elevato dell'elenco, perché intercetta i problemi di recapito che altrimenti vengono interpretati come disinteresse da parte del cliente.
Letta più volte e ancora non firmata. Il conteggio delle visualizzazioni supera tre senza firma, quindi si assegna al rappresentante il compito di chiamare e identificare l'obiezione.
Sollecitare la firma in sospeso. Lo stato è rimasto Signature Requested (Firma Richiesta) o Partially Signed (Parzialmente Firmato) per un periodo superiore alla norma, quindi si procede a un'escalation programmata anziché attendere che qualcuno se ne ricordi.
Notificare l'invio di un documento ad alto valore. Consultare la sezione successiva, poiché il valore risiede nel deal e non nel documento.
Rinnovo in avvicinamento. Consultare la sezione sui rinnovi contrattuali di seguito.

Automazione lato documento o lato deal

Scegliere l'approccio in base ai campi necessari.

Eseguire il workflow sull'oggetto Document (Documento) quando è necessaria una granularità per singolo documento: questo preventivo, il suo stato, il conteggio delle visualizzazioni, il momento in cui è stato inviato. Questo vale per la maggior parte degli scenari descritti sopra. Un workflow lato documento iscrive i record Portant Document e crea diramazioni in base a Document Status (Stato del Documento), quindi lo scenario relativo al contratto firmato corrisponde a una singola condizione di iscrizione:

Eseguirlo sul deal quando la regola dipende da campi del deal come importo, pipeline o fase, e utilizzare la proprietà dello stato del documento Portant sul deal come trigger. "Notificare il responsabile quando viene inviato un preventivo superiore a 50.000" è una regola lato deal, perché il record Document porta lo stato e i link del documento, ma non il suo valore monetario.

Se si desidera che il valore del documento sia incluso nei report, acquisirlo nuovamente in una proprietà con HubSpot capture fields (campi di acquisizione HubSpot), oppure mantenere l'importo nel deal e lasciare che l'associazione lo trasferisca.

Rinnovi contrattuali e scadenze

I rinnovi rappresentano l'elemento di maggior valore in questa pagina e richiedono un campo che il record Document non possiede: una data di fine. I record registrano quando un documento è stato creato, non quando l'accordo scade. Due modi per ottenerla:

Calcolarla. Se un tipo di documento ha una durata standard, impostare una data di rinnovo a partire dalla data di creazione più tale durata tramite un workflow HubSpot o una proprietà calcolata, quindi pianificare le attività di rinnovo sulla base di essa.
Acquisirla. Se la durata è negoziata per ciascun deal, fare in modo che il firmatario la inserisca e riscriverla tramite HubSpot capture fields (campi di acquisizione HubSpot).

Non confondere questo con la signature link expiry (scadenza del link di firma), che controlla per quanto tempo rimane attivo un link di firma non ancora utilizzato. Quella riguarda l'ottenimento della firma sul documento; questo riguarda la durata propria dell'accordo una volta firmato.

Con questa data disponibile si ottiene una pipeline di rinnovi a partire dai documenti già generati: contratti in scadenza nei prossimi 90 giorni, accordi con rinnovo automatico in prossimità della finestra di preavviso, e clienti il cui unico accordo firmato è scaduto mesi fa.

Questo è anche ciò che rende l'oggetto una soluzione funzionale e leggera per la gestione del ciclo di vita dei contratti. Ogni accordo è un record con uno stato, un PDF firmato, uno storico delle firme e una data di rinnovo, tutti ricercabili nel CRM già utilizzato dal team, senza la necessità di uno strumento CLM separato. Non supporterà librerie di clausole o la redazione collaborativa, ma per sapere cosa si è firmato, con chi, e cosa si avvicina alla scadenza per il rinnovo, è sufficiente.

Un altro utilizzo che vale la pena menzionare: poiché ogni record conserva i propri timestamp, link e storico delle firme, si dispone di un audit trail per ciascun accordo. Questo è ciò che serve quando l'ufficio acquisti richiede la copia firmata, o quando un cliente contesta la versione che ha accettato.

Riferimento: contenuto di ciascun record

Ogni documento si apre come record autonomo, con le proprietà di Portant nel pannello a sinistra e il record sorgente sotto Deals (Deal).

La etichetta della proprietà è quella che si seleziona nei generatori di report e nei filtri dei workflow, ed è quella che appare nel record. Il nome interno è la stessa proprietà a cui fanno riferimento le API, le esportazioni e le integrazioni di HubSpot. Poiché differiscono, entrambi sono elencati qui: i campi di firma in particolare vengono visualizzati come "Signable Document" (Documento da firmare) sullo schermo e come signature_request nell'API.

Etichetta della proprietà	Contenuto	Nome interno
Document Name	Nome del documento (predefinito: "Portant Document")	`a1323181_document_name`
Workflow	Il workflow che lo ha generato, ovvero il tipo di documento	`a1323181_workflow_name`
Document Status	Stato del documento	`a1323181_document_status`
Document Created Time	Data e ora di creazione del documento	`a1323181_document_created`
Document Link	Link al documento (Google Docs o OneDrive)	`a1323181_document_link`
PDF Link	Link al PDF	`a1323181_pdf_link`
PDF Files	Il PDF generato, allegato come file	`a1323181_pdf_files`
Signable Document Link	Link alla richiesta di firma	`a1323181_signature_request_link`
Signable Document View Count	Numero di volte in cui il firmatario lo ha aperto	`a1323181_signature_request_view_count`
Signable Document Last Viewed Date	Data dell'ultima apertura da parte del firmatario	`a1323181_signature_request_last_view_date`

Scorrendo il pannello delle proprietà vengono visualizzati i campi di firma e il workflow che ha prodotto il documento.

I valori di stato, lo stesso insieme utilizzato dalla proprietà Document Status di Portant su trattative e contatti, sono: Pending (In attesa), Error (Errore), Draft (Bozza), Approved (Approvato), Signature Requested (Firma richiesta), Partially Signed (Parzialmente firmato), Signed (Firmato), Sent (Inviato) e Completed (Completato).

Non esiste una proprietà per il tipo di documento, l'importo o la scadenza. Il tipo deriva dal nome del workflow, mentre l'importo e la scadenza provengono dalla trattativa o dai campi acquisiti, come descritto in precedenza.

Quando i record vengono creati e aggiornati

Un record viene creato la prima volta che viene prodotto un output del documento, poi aggiornato nella stessa posizione man mano che il documento avanza nel processo. Un documento corrisponde a un unico record per tutta la sua durata, quindi contare i record significa contare i documenti.

Lo stato segue il lavoro: una bozza in attesa di revisione diventa Draft (Bozza), poi Approved (Approvato), poi Signature Requested (Firma richiesta), poi Partially Signed (Parzialmente firmato) o Signed (Firmato) man mano che i firmatari intervengono, e Sent (Inviato) non appena l'email viene spedita. Un workflow privo di passaggi di revisione o firma termina con lo stato Completed (Completato).

Un workflow che genera più output in una singola esecuzione crea un record per ogni output, ciascuno associato allo stesso record sorgente.

Requisiti e limiti

L'app Portant deve essere installata nel portale HubSpot, con le autorizzazioni per l'oggetto documento concesse al momento della connessione di HubSpot. Consultare Install the Portant app in HubSpot (Installa l'app Portant in HubSpot).
I record vengono creati man mano che i documenti vengono generati, quindi i documenti generati prima che i record Documento fossero disponibili non verranno visualizzati. Non è previsto alcun recupero retroattivo, il che significa che i report accumuleranno la cronologia a partire dal momento in cui si inizia a utilizzare la funzionalità, senza tornare indietro nel tempo.
Il PDF viene allegato al record solo quando il workflow è configurato per caricare file su HubSpot. Gli allegati sul record sorgente sono trattati in View created documents in HubSpot (Visualizza i documenti creati in HubSpot). Quando viene allegato, è presente nel record come file:

Le funzionalità di reportistica personalizzata e dashboard disponibili dipendono dall'abbonamento HubSpot in uso.

Se i record non vengono visualizzati

Le autorizzazioni che consentono a Portant di scrivere i record Documento vengono concesse al momento della connessione di HubSpot, quindi una connessione autorizzata prima dell'introduzione di questa funzionalità potrebbe non includerle. La riconnessione esegue nuovamente la procedura di autorizzazione di HubSpot: seguire Reconnect HubSpot (Riconnetti HubSpot), quindi generare un nuovo documento e verificare le associazioni nel record sorgente.

Se i documenti continuano a essere generati normalmente ma non viene visualizzato alcun record Documento, copiare un support code (codice di supporto) e open a support ticket (aprire un ticket di supporto) includendo l'ID del portale HubSpot, così potremo verificare la connessione dal nostro lato.